Pourquoi les feuilles de calcul ne fonctionnent-elles pas pour les audits ?

C’est peut-être déjà une évidence, mais permettez-moi de dresser la liste de mes principales objections à l’utilisation des feuilles de calcul. Pourquoi ? Parce que dans la pratique, nous constatons que les responsables du personnel rencontrent de grandes difficultés pour fournir des données d’audit en temps réel, alors que toutes les informations pertinentes sont stockées dans de multiples feuilles de...

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C’est peut-être déjà une évidence, mais permettez-moi de dresser la liste de mes principales objections à l’utilisation des feuilles de calcul. Pourquoi ? Parce que dans la pratique, nous constatons que les responsables du personnel rencontrent de grandes difficultés pour fournir des données d’audit en temps réel, alors que toutes les informations pertinentes sont stockées dans de multiples feuilles de calcul sur des PC autonomes dans l’ensemble de l’organisation.

Je n’ai rien contre les feuilles de calcul. Au contraire, j’ai aussi des informations sauvegardées dans quelques feuilles de calcul ici et là. C’est un outil formidable dans certaines situations. Mais pour stocker des données à des fins de gestion et de conformité, Excel ou toute autre feuille de calcul est tout simplement trop risqué.

Récemment, j’ai écrit un article de blog intitulé  » Pourquoi les matrices de compétences rendent les responsables RH fous ! « . La responsable du personnel qui a contribué à la rédaction de cet article a également mentionné ces arguments contre l’utilisation de feuilles de calcul Excel, dans son rôle de gardienne des données sur les compétences de son organisation. Elle a également expliqué comment le processus de sauvegarde des aptitudes et des compétences faisait l’objet d’un audit interne et externe.

Cet aspect spécifique m’a incité à écrire cet article sur les raisons de ne pas utiliser Excel à des fins d’audit. Ou, en termes plus généraux, pourquoi vous ne devriez pas utiliser des feuilles de calcul pour les processus de gestion pour lesquels vous devez générer des rapports et prendre des décisions de gestion. Permettez-moi d’expliquer cela plus en détail du point de vue des compétences, en prenant l’exemple de la sauvegarde des compétences dans une grande organisation complexe.

Voici mes objections, incluant de brèves explications dans un ordre aléatoire :

Stockage local des données Copied

Excel n’est pas une solution  » cloud « . Les feuilles de calcul contenant des données critiques sont généralement stockées sur des disques durs locaux – sur d’innombrables PC, dans de nombreux services et peut-être même sur plusieurs sites. Et nous parlons ici des données relatives au niveau de compétence de votre personnel – l’épine dorsale de votre organisation ! En cas d’incendie ou de vol, ces données disparaissent. Mais il faut également tenir compte des travailleurs à domicile qui utilisent des ordinateurs non conformes à la norme ISO 27001 pour stocker ces données sans aucune garantie de sécurité.

Susceptibilité aux erreurs Copied

Excel ne fournit aucune forme d’orientation et n’utilise pas d’options génériques, de menus déroulants, etc. Il est possible d’utiliser des modèles génériques, mais la saisie de toutes les données pertinentes incombe à son propriétaire. En outre, si vous décidez d’introduire un nouveau modèle ou de modifier un modèle existant, vous devez l’envoyer par e-mail à tous les propriétaires de feuilles de calcul dans l’espoir qu’ils adoptent tous le nouveau modèle. Ajoutez à cela la probabilité que les feuilles de calcul soient mal sauvegardées, ou pas sauvegardées du tout, après avoir été modifiées, et vous commencerez à comprendre leur susceptibilité aux erreurs.

Pas de gestion des versions Copied

En utilisant des feuilles de calcul Excel, chacun utilise en fait son propre programme au lieu d’un programme unique, ou du moins c’est ainsi que je vois les choses. Alignez les mêmes feuilles de calcul – gérées par des propriétaires différents – l’une à côté de l’autre et vous aurez la garantie de constater des différences majeures dans la manière dont elles sont utilisées ainsi que dans les données qu’elles fournissent.

Aucun accès aux données en temps réel Copied

Il est impossible d’espérer toute forme de visibilité des données en temps réel dans une situation, similaire à mon exemple, où plusieurs propriétaires gèrent leurs propres versions. Les données devront toujours être d’abord recueillies. Sans parler de l’envoi par e-mail de fichiers stockés localement et de la manipulation manuelle de ces fichiers pour générer des rapports de gestion et des informations utiles à la prise de décision. Soyons réalistes ! Nous sommes en 2019. La direction a des attentes radicalement différentes à cet égard.

Aucun niveau d’autorisation Copied

Excel ne fonctionne pas avec des droits d’utilisateur ou des niveaux d’autorisation. Il s’agit d’une condition préalable à pratiquement tout processus devant être géré, c’est-à-dire que certains propriétaires sont autorisés à accéder en lecture seule, d’autres à accéder en lecture et en écriture. Prenons l’exemple d’un chef d’équipe qui n’est autorisé à consulter que les données de son équipe ou d’un responsable qui a accès à l’ensemble de son service.

Facilité de gestion Copied

Voici une question épineuse… savez-vous exactement qui sont les propriétaires de ces feuilles de calcul qui jouent un rôle si important dans les processus de votre organisation ? Si oui, utilise-t-ils la bonne version ? Et où est stocké ce fichier ?

Inefficacité Copied

Cela ne mène qu’à une seule conclusion logique. Contourner ces limitations et rectifier tous leurs défauts et erreurs prend énormément de temps et est très inefficace. Ne nous y trompons pas.

Il existe sans aucun doute de nombreux autres arguments justifiant les risques liés à l’utilisation d’Excel dans ce contexte, et j’ai peut-être même omis quelques exemples vraiment importants. Si c’est le cas, n’hésitez pas à me le faire savoir. Veuillez laisser un commentaire ci-dessous.

Si ces questions s’appliquent à vous ou à votre organisation, pourquoi ne pas télécharger notre livre blanc gratuit Les nombreux avantages des matrices de compétences. Nous sommes certains que vous le trouverez intéressant.

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Original version | mars 14, 2017

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