Warum Tabellenkalkulationen für Audits ungeeignet sind

Vielleicht ist es ganz offensichtlich, aber lassen Sie mich meine Haupteinwände gegen die Arbeit mit Tabellenkalkulationen aufzählen. Warum?...

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Vielleicht ist es ganz offensichtlich, aber lassen Sie mich meine Haupteinwände gegen die Arbeit mit Tabellenkalkulationen aufzählen. Warum? Weil wir in der Praxis sehen, dass die Personalverantwortlichen sich große Sorgen machen, wie sie die Auditdaten zeitnah zur Verfügung stellen sollen, wenn alle relevanten Informationen in mehreren Tabellenkalkulationen gespeichert sind, und das verteilt auf verschiedenen PCs im Unternehmen.

Ich habe nichts gegen Tabellenkalkulationen. Im Gegenteil, auch ich habe hier und da Informationen in der einen oder anderen Tabellenkalkulation gespeichert. In bestimmten Situationen ist es ein großartiges Hilfsmittel. Aber für die Speicherung von Daten für Management- und Compliance-Zwecke ist Excel oder eine andere Tabellenkalkulation einfach zu riskant.

Vor kurzem habe ich einen Blog-Beitrag mit dem Titel „Warum Personalverantwortliche Qualifikationsmatrizen leid sind!“ gepostet. Die Personalleiterin, die den Input für diesen Artikel lieferte, erwähnte ebenfalls diese Argumente gegen die Verwendung von Excel-Tabellen in ihrer Rolle als Verantwortliche für die Kompetenzdaten ihres Unternehmens. Sie erklärte auch, wie der Prozess der Sicherung von Fertigkeiten und Kompetenzen sowohl intern als auch extern überprüft wird.

Dieser spezielle Aspekt hat mich veranlasst, diesen Artikel darüber zu schreiben, warum Excel nicht für Auditzwecke verwendet werden sollte. Oder allgemeiner ausgedrückt, warum man Tabellenkalkulationen nicht für Managementprozesse verwenden sollte, bei denen Berichte erstellt und Managemententscheidungen getroffen werden müssen. Lassen Sie mich dies am Beispiel der Sicherung von Kompetenzen in einem großen, komplexen Unternehmen aus der Kompetenzperspektive erläutern.

Hier meine Einwände mit kurzen Erläuterungen in zufälliger Reihenfolge:

Lokale Datenspeicherung Copied

Excel ist keine „Cloud“-Lösung. Tabellenkalkulationen, die wichtige Daten enthalten, werden in der Regel auf lokalen Festplatten gespeichert und das auf unzähligen PCs, in vielen Abteilungen und vielleicht sogar an mehreren Standorten. Und wir reden hier von den Leistungsdaten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – dem Rückgrat Ihres Unternehmens! Im Falle eines Brandes oder Diebstahls sind diese Daten einfach weg. Denken Sie aber auch an die Mitarbeiter*innen im Home Office, die diese Daten auf nicht ISO 27001-konformen Rechnern speichern, sodass die Datensicherheit nicht gewährleistet ist.

Fehleranfälligkeit Copied

Excel bietet keine Orientierungshilfen und verwendet keine generischen Optionen, Dropdown-Menüs usw. Es ist zwar möglich, generische Vorlagen zu verwenden, aber die Eingabe aller relevanten Daten obliegt dem Eigentümer. Wenn man sich entscheidet, ein neues Modell einzuführen oder ein bestehendes Modell zu ändern, muss man dies per E-Mail an alle Eigentümer von Tabellenkalkulationen senden, in der Hoffnung, dass alle auf das neue Modell umsteigen. Wenn man dann noch bedenkt, dass Tabellenkalkulationen nach Änderungen wahrscheinlich falsch oder gar nicht gespeichert werden, bekommt man eine Ahnung von der Fehleranfälligkeit dieser Systeme.

Keine Versionsverwaltung Copied

Bei der Verwendung von Excel-Kalkulationstabellen arbeitet jeder mit seinem eigenen Programm statt alle mit einem einzigen Programm. Vergleicht man die gleichen Tabellenkalkulationen, die von verschiedenen Eigentümern verwaltet werden, wird man feststellen, dass es große Unterschiede in der Art und Weise gibt, wie sie verwendet werden und welche Daten diese letztendlich liefern.

Keine Dateneinblicke in Echtzeit Copied

In einer Situation wie in meinem Beispiel, in der mehrere Eigentümer ihre eigenen Versionen verwalten, gibt es keine Hoffnung auf irgendeine Form von Dateneinblicken in Echtzeit. Die Daten müssen immer erst erfasst werden. Ganz zu schweigen davon, dass lokal gespeicherte Dateien per E-Mail hin- und hergeschickt und manuell bearbeitet werden müssen, um Managementberichte und Informationen für die Entscheidungsfindung zu erstellen. Hier gilt es: Aufwachen! Wir schreiben das Jahr 2019. Die Erwartungen des Managements sind ganz andere.

Keine Berechtigungsebenen Copied

Excel arbeitet nicht mit Benutzerrechten oder Berechtigungsebenen. Dies ist eine Voraussetzung für praktisch jeden Prozess, der verwaltet werden muss, d.h. einige Eigentümer dürfen nur lesen, andere dürfen lesen und schreiben. Zum Beispiel kann ein Teamleiter nur die Daten seines Teams sehen, während ein Manager Zugriff auf seine gesamte Abteilung hat.

Verwaltbarkeit Copied

Hier ist eine indiskrete Frage… Wissen Sie, wer genau der Eigentümer der Tabellenkalkulationen ist, die in den Prozessen Ihres Unternehmens eine so wichtige Rolle spielen? Wenn ja, verwenden sie die richtige Version? Und wo ist diese Datei gespeichert?

Ineffizienz Copied

Eigentlich gibt es nur eine logische Schlussfolgerung. Diese Einschränkungen zu umgehen und alle Unzulänglichkeiten und Fehler zu beheben, ist extrem zeitaufwändig und höchst ineffizient. Das muss man mal ganz klar festhalten.

Zweifellos gibt es noch viele weitere Argumente, warum die Verwendung von Excel in diesem Zusammenhang riskant ist, und vielleicht habe ich sogar einige wirklich wichtige Beispiele übersehen. Wenn dem so ist, würde ich gerne von Ihnen hören. Bitte hinterlassen Sie unten einen Kommentar.

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Original version | März 14, 2017

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