Comment se préparer à un audit – Quatre conseils importants

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Les audits sont presque toujours source d’angoisse. Quasiment sans exception, car beaucoup de choses dépendent de leur résultat. D’où l’importance d’une bonne préparation. C’est pourquoi j’ai demandé à un auditeur senior ayant une grande expérience de ces questions de résumer les points les plus importants.

John Sevenstern a une grande expérience de l’audit des compétences des équipes d’intervention d’urgence pour le compte des pompiers et des forces de police néerlandaises. La maîtrise de certaines compétences et de certaines tâches est extrêmement importante pour ces organismes, voire une question de vie ou de mort. Cela vaut également pour les compétences dans les entreprises commerciales, où les compétences doivent être conservées afin de maintenir la sécurité et la continuité opérationnelle. Je suis donc impatient de partager ces informations avec vous.

John a formulé quatre conseils et trois pièges à éviter pour tous ceux qui se préparent à leur prochain audit. D’abord les conseils :

  1. Documentation générale
    Je ne parle pas ici de ce que vous avez détaillé pour chaque personne. Je parle plutôt de vos programmes de formation, de vos possibilités d’apprentissage, de vos exercices, de votre expérience en matière d’incidents, etc.
  2. Évaluation qualitative
    Pas seulement quantitative. Le plus souvent, je ne vois qu’une coche marquant la participation à l’exercice. Il semble qu’il y ait une sorte de tabou concernant l’évaluation qualitative des autres.
  3. Administration
    Un autre point important est l’administration. Comment est-elle organisée ? Vérifiez qui a accès à quelles informations. Vérifiez également avec soin qui enregistre quelles informations.
  4. Rapport
    Et enfin, et surtout, l’établissement de rapports. Comment cela est-il organisé ? Les cadres supérieurs ont-ils accès aux données relatives au niveau de compétence ? C’est important parce qu’ils ont besoin d’informations au niveau du poste ou de l’équipe, plutôt qu’au niveau individuel.

Ce sont des conseils utiles que vous pourrez mettre en œuvre immédiatement. Outre les conseils, John a également énuméré trois pièges à éviter à tout prix :

  1. Les organisations commencent souvent à enregistrer des données sans s’arrêter pour réfléchir à ce qu’elles veulent faire de toutes ces informations. Il faut d’abord fixer des objectifs clairs, puis déterminer les mesures à prendre.
  2. Elles sous-estiment souvent le caractère sensible de l’évaluation du personnel. Vous pouvez améliorer les choses en concluant des accords clairs avec le personnel sur la manière dont les informations seront utilisées. Par exemple, les cadres supérieurs n’ont pas besoin d’accéder aux détails individuels ; ils ont seulement besoin d’informations au niveau du poste et de l’équipe. Bien entendu, les responsables hiérarchiques ont besoin d’informations au niveau individuel.
  3. Le maintien des niveaux de compétence doit faire partie du cycle administratif et être une question que vous pouvez aborder avec votre personnel : que peuvent-ils faire pour améliorer leurs points forts et leurs points faibles ?

Si vous avez pris en compte ces conseils et ces pièges à éviter, je suis certain que la préparation de votre prochain audit sera beaucoup plus simple et moins angoissante.

Si vous avez des commentaires ou des suggestions basés sur vos propres expériences, n’hésitez pas à nous les transmettre. Veuillez laisser un commentaire ci-dessous.

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Original version | janvier 10, 2017

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