Wie man sich auf ein Audit vorbereitet – vier wichtige Tipps

…und drei Fallstricke, die es zu vermeiden gilt! Audits sind fast immer eine nervenaufreibende Angelegenheit. Eigentlich ist das fast immer so, weil so viel von dessen Ausgang abhängt. Deshalb ist eine gute Vorbereitung so wichtig. Aus diesem Grund habe ich einen erfahrenen Auditor gebeten, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen. John Sevenstern ist sehr erfahren in der Überprüfung der Kompetenzen von Notfallteams...

…und drei Fallstricke, die es zu vermeiden gilt! Copied

Audits sind fast immer eine nervenaufreibende Angelegenheit. Eigentlich ist das fast immer so, weil so viel von dessen Ausgang abhängt. Deshalb ist eine gute Vorbereitung so wichtig. Aus diesem Grund habe ich einen erfahrenen Auditor gebeten, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen.

John Sevenstern ist sehr erfahren in der Überprüfung der Kompetenzen von Notfallteams im Auftrag der niederländischen Feuerwehr und Polizei. Die Beherrschung bestimmter Fertigkeiten und Aufgaben ist für diese Institutionen von großer Bedeutung, manchmal sogar eine Frage von Leben und Tod. Dies gilt auch für die Kompetenzen in Unternehmen, in denen diese Fertigkeiten erhalten werden müssen, um die Sicherheit und die Kontinuität des Betriebs zu gewährleisten. Deshalb möchte ich diese Erkenntnisse mit Ihnen teilen.

John hat vier Tipps und drei Fallstricke für jeden formuliert, der sich auf sein nächstes Audit vorbereitet. Zuerst die Tipps:

  1. Allgemeine Dokumentation
    Damit ist nicht das gemeint, was für jede einzelne Person im Detail notiert wurde. Vielmehr sind damit die Weiterbildungsprogramme, Lernmöglichkeiten, Übungen, Erfahrungen mit Zwischenfällen usw. gemeint.
  2. Qualitatives Assessment
    Und nicht nur quantitativ. Oft sehe ich nur ein Häkchen für die Teilnahme an einer Übung. Es scheint eine Art Tabu zu geben, sich gegenseitig qualitativ zu bewerten.
  3. Verwaltung
    Ein anderes wichtiges Thema ist die Verwaltung. Wie ist diese organisiert? Man sollte prüfen, wer zu welchen Informationen Zugang hat. Man sollte sich auch genau anschauen, wer welche Informationen erfasst.
  4. Reporting
    Und zu guter Letzt das Reporting. Wie ist das organisiert? Hat die Geschäftsleitung Zugriff auf die Daten auf Leistungsebene? Das ist wichtig, denn sie brauchen Informationen auf Arbeitsplatz- oder Teamebene und nicht auf individueller Ebene.

Das sind nützliche Tipps, von denen ich glaube, dass sie sofort umgesetzt werden können. Abgesehen von diesen Tipps hat John auch drei Fallstricke aufgezeigt, die es zu vermeiden gilt:

  1. Unternehmen fangen oft mit dem Erfassen von Daten an, ohne sich Gedanken darüber zu machen, was sie mit all diesen Informationen anfangen wollen. Man solle erst klare Ziele definieren und dann die entsprechenden Maßnahmen festlegen.
  2. Oft wird die Sensibilität unterschätzt, die mit der Beurteilung von Mitarbeiter*innen verbunden ist. Man kann das verbessern, indem man klare Vereinbarungen mit seinen Mitarbeiter*innen über die Verwendung der Informationen trifft. Beispielsweise braucht die Geschäftsleitung keinen Zugang zu individuellen Details, sondern nur zu Informationen auf Arbeitsplatz- und Teamebene. Natürlich benötigen Teamleiter durchaus Informationen auf individueller Ebene.
  3. Die Aufrechterhaltung des Leistungsniveaus muss Teil des Verwaltungszyklus sein und ein Thema, das man mit seinen Mitarbeiter*innen besprechen kann: Was können sie tun, um ihre Stärken und Schwächen zu verbessern?

Wenn man diese Tipps und Fallstricke beherzigt, wird die Vorbereitung auf das nächste Audit mit Sicherheit viel einfacher und weniger nervenaufreibend.

Wenn Sie Anmerkungen oder Vorschläge haben, die auf Ihren eigenen Erfahrungen beruhen, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Bitte hinterlassen Sie unten einen Kommentar.

Vielleicht interessiert Sie auch unser Whitepaper „Die Vorteile von Kompetenzmatrizen“. Darin wird ausführlich beschrieben, wie die Kompetenzen der Mitarbeiter*innen mit Hilfe von Qualifikationsmatrizen verwaltet werden können.

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Original version | Januar 10, 2017

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