Hoe ODW Logistics $1 miljoen aan verloopkosten bespaarde met een veerkrachtiger, audit-klaar personeelsbestand

Een gefragmenteerde omgeving die niet kon opschalen

Voor een logistiek bedrijf van derden dat meer dan 2.000 medewerkers beheert, is een hiaat in de trainingsgegevens niet alleen een ongemak, maar een aansprakelijkheidsrisico.

ODW Logistics is zo’n leverancier en biedt oplossingen voor warehousing, distributie en transport voor toonaangevende merken in diverse sectoren. Elk van hun 26 distributiecentra bedient meerdere klanten, elk met hun eigen nalevingsnormen en certificeringseisen.

Met honderden medewerkers in elk distributiecentrum had het systeem voor het bijhouden van trainingen moeite om het tempo bij te benen.

“We maakten werkinstructies en trainden medewerkers in het gestandaardiseerde werk. Ze ondertekenden het document fysiek, waarna we het scanden naar onze gedeelde schijf en uploadden naar een Excel-bestand,” aldus Continuous Improvement Manager Robert Darnell.

Deze aanpak was tijdrovend en foutgevoelig. Zonder een betrouwbaar beeld van wie waarin getraind was, vertrouwden de dagelijkse werkzaamheden op aanwezige praktijkkennis.

“We koppelden een nieuwe medewerker aan iemand die hier al vijf jaar werkte, maar die persoon documenteerde niet hoe hij de nieuwe medewerker had getraind. Er was geen bewijs dat de training ooit had plaatsgevonden,” aldus Training and Development Specialist Jessica Gibson.

Verloren documentatie en een gebrek aan inzicht stelden het team bloot tijdens audits, brachten de serviceniveaus voor klanten in gevaar en beperkten hun vermogen om groei vol te houden.

Onze trainingsprogramma’s waren niet houdbaar voor het aantal mensen dat we aannamen en de diensten die we leverden.

Cody Congdon

General Manager, ODW Logistics

Eén enkele bron van waarheid die wendbaarheid stimuleert

ODW Logistics wilde trainingsgegevens centraliseren en standaardiseren, en zij besloten dat AG5 de beste manier was om dit te doen.

“We zochten iets dat duidelijk, beknopt, gebruiksvriendelijk en grondig was,” aldus General Manager Cody Congdon. “AG5 is een totaaloplossing voor al onze trainingsbehoeften.”

Een ander voordeel was de flexibiliteit.

Tijdens de implementatie had het ODW-team wekelijkse vergaderingen met de ontwikkelaars en het verkoopteam van AG5 om hun wensen voor het eindproduct te verfijnen. Sommige zaken die ODW Logistics wenste waren destijds niet mogelijk, maar AG5 maakte plannen om deze in de toekomst aan te pakken en is inmiddels begonnen met het afwerken van de lijst.

“We vonden het erg prettig hoe zij ons tegemoet konden komen,” zei Darnell. “De toewijding om ons als klant te bedienen, zorgde ervoor dat zij zich onderscheidden van de rest.”

Het team van ODW Logistics consolideerde hun voorheen versnipperde trainingsgegevens in één bestand, dat het AG5-team uploadde om één bron van waarheid te creëren voor alle vaardigheden en trainingsgegevens. ODW Logistics kreeg direct een realtime overzicht van de kwalificaties binnen het hele bedrijf en kan onmiddellijk reageren op opkomende behoeften.

Door AG5 te adopteren, verschoof ODW Logistics de focus van ineffectieve verslaglegging naar operationele optimalisatie.

Een gespecialiseerde matrix vergroot de zichtbaarheid in het hele netwerk

Typische LMS-systemen zijn vaak te omslachtig voor een dynamisch magazijn. De gespecialiseerde vaardighedenmatrix van AG5 stelt een floormanager in staat om op elk moment gekwalificeerde medewerkers te vinden.

“Met AG5 hebben we de mogelijkheid om in een handomdraai de juiste persoon op de juiste taak te zetten,” aldus Congdon. “Die directe input stelt ons in staat om efficiënt te zijn en ons onderscheidend vermogen aan de klant te leveren zonder risico’s op proceshiaten of aantasting van de integriteit van het product.”

Die uitwisseling van arbeidskrachten is een sterk concurrentievoordeel geworden. Als een distributiecentrum op maximale capaciteit draait, kunnen leidinggevenden cross-getrainde medewerkers uit het hele netwerk identificeren en aanvragen om diensten op te vangen.

De vaardighedenmatrix heeft ook de kwaliteit van de trainingen verhoogd, waardoor het voor ODW Logistics gemakkelijker is geworden om vakexperts te identificeren en in te zetten in plaats van terug te vallen op anciënniteit.

Betrouwbaarheid wanneer het er echt toe doet

De echte test voor de vaardighedenmatrix kwam tijdens een operationele nachtmerrie voor ODW Logistics.

Een van de magazijnen van het bedrijf levert aan drie verschillende original equipment manufacturers (OEM’s). Toen een geval van overmacht leidde tot de sluiting van dat magazijn, stonden ze voor een crisis: een productielijn die stil kwam te liggen.

“U wilt niet de reden zijn dat die lijn stilvalt — lijnstops zijn zeer, zeer kostbaar,” aldus Congdon.

ODW Logistics wendde zich tot de vaardighedenmatrix van AG5 om medewerkers te vinden die de boel weer draaiende konden krijgen.

“Hoewel we het magazijn voor een dienst moesten sluiten, konden we rekenen op de rest van onze mensen buiten die specifieke klant die cross-getraind waren voor onze automotive-klant, en we konden hen inzetten tijdens andere diensten,” aldus Congdon.

Na het inzetten van die medewerkers was ODW Logistics binnen een dag weer bij, waardoor een lijnstop die miljoenen had kunnen kosten, werd voorkomen.

Datagestuurde operationele planning

Een ander waardevol voordeel komt voort uit de functie voor reservebanksterkte, die het team gebruikt om zwakke plekken te identificeren en cross-training te plannen op basis van klantprognoses. Deze aanpak transformeert de personeelsplanning van reactief naar proactief.

Ondertussen zorgt het bijhouden van de vervaldata van certificeringen ervoor dat medewerkers niet worden ingezet met verlopen geloofsbrieven.

“Ik had een trainingsleider wiens Good Manufacturing Practice (GMP)-certificering bijna verliep. Ik heb haar ingeschreven voor een hercertificeringscursus voorafgaand aan een project dat ik voor haar gepland had. Als ik AG5 niet had gehad, had ik dat niet gezien,” aldus Darnell.

Een soepeler traject voor de ontwikkeling van medewerkers

Teams gebruiken AG5 ook om de competenties van een medewerker te vergelijken met de vereisten van een doellocatie, waardoor een duidelijk pad ontstaat om hiaten te dichten en leiderschapskansen te vergroten. Het platform geeft medewerkers ook meer eigen regie, doordat zij volledig inzicht hebben in hun eigen vaardigheden.

“We zien het graag als een cv voor het bedrijf,” aldus Gibson. “AG5 is een geweldig voorbeeld om te gebruiken en te zeggen: ‘Ik beheers al deze vaardigheden, ik ben waardevol voor dit bedrijf,’ en dat leidt tot meer promoties en gesprekken.”

Groter vertrouwen door continuïteit

Door Excel-sheets en papieren documentatie te vervangen door een uniform platform, heeft ODW Logistics het uploaden van trainingsgegevens met 99% verminderd.

Vóór AG5 duurde het uploaden van trainingsdocumenten ergens tussen een uur en twee dagen. Met AG5 hebben we dat teruggebracht tot ongeveer een minuut.

Robert Darnell

Continuous Improvement Manager bij ODW Logistics

Wanneer medewerkers tussen gebouwen en accounts wisselen, zorgt AG5 ervoor dat zij gecertificeerd zijn voor alle vereiste taken vóór aankomst, wat het team het vertrouwen geeft dat de naleving nooit in het geding is. En toen ODW Logistics 7.000 veiligheidsdocumenten moest uploaden, stond het AG5-team klaar.

“Mijn ervaring met het AG5-team is buitengewoon geweest. Ze gaven ons projectdata, taken en duidelijke vervolgstappen om deze grote hoeveelheid documentatie in onze bron van waarheid te krijgen,” aldus Gibson.

Laag verloop leidt tot $1 miljoen aan kostenbesparingen

ODW Logistics is onder de industrienorm van 20% verloop gezakt, waardoor het niet nodig was om 250 nieuwe medewerkers aan te nemen. Bij $4.000 per onboarding vertaalt deze verbeterde retentie zich in meer dan $1 miljoen aan totale vermeden kosten.

De impact op het moreel is net zo groot geweest. De medewerkerstevredenheidsscores zijn gestegen van rond de 80% naar boven de 90% in de hele organisatie.

“Wanneer medewerkers zien dat het management investeert in hun ontwikkeling, zorgt dat ervoor dat ze zich niet langer een nummer voelen, maar weten dat er een plan voor hen is. Hun ogen zien oplichten als ze hun naam op dat scherm zien — ik denk niet dat je daar een prijskaartje aan kunt hangen,” aldus Darnell.

Gegarandeerde audit-gereedheid en een pad naar ISO-certificering

Trainingsgegevens zijn nu altijd actueel en klaar voor elke audit. AG5 legt alle trainingsdetails op één plek vast en integreert met het kwaliteitsmanagementsysteem van ODW Logistics om ervoor te zorgen dat documentatie altijd de meest actuele procesrevisie weerspiegelt.

Vóór AG5 was er veel gehaast voor audits. Met AG5 is de audit-gereedheid veel eenvoudiger. We hebben alle tools direct onder één knop.

Cody Congdon

General Manager bij ODW Logistics

Sinds de implementatie van AG5 is ODW Logistics voor elke compliance-audit geslaagd. De documentatiestructuur, trainingsgegevens en aftekenlijsten van het platform waren cruciaal voor het behalen van hun ISO 9001:2015-certificering.

“AG5 heeft geholpen het vertrouwen bij onze teams te vergroten dat we bij deze audits goed voorbereid zijn en klaar zijn om te leveren wat van ons wordt verwacht. Voorheen was dat nooit iets wat we met vertrouwen konden zeggen,” aldus Congdon.

Met de hulp van AG5 heeft ODW Logistics effectief de kloof gedicht tussen een operationele catastrofe en de door naleving gedreven uitmuntendheid die hun klanten verwachten.