Come ODW Logistics ha evitato costi di turnover per 1 milione di dollari grazie a una forza lavoro più resiliente e pronta per gli audit

Un ambiente frammentato incapace di scalare

Per un’azienda di logistica conto terzi che gestisce più di 2.000 collaboratori, una lacuna nei registri di formazione non è solo un inconveniente, è una responsabilità legale.

ODW Logistics è uno di questi fornitori, e offre soluzioni di magazzinaggio, distribuzione e trasporto per marchi leader in una vasta gamma di settori. Ciascuno dei suoi 26 centri di distribuzione serve più clienti, ognuno con i propri standard di conformità e requisiti di certificazione.

Con centinaia di collaboratori in ogni centro di distribuzione, il sistema di tracciamento della formazione faticava a tenere il passo.

“Abbiamo creato schede di scomposizione del lavoro e formato i collaboratori sul lavoro standardizzato. Firmavano fisicamente il documento, che poi scansionavamo nel nostro drive condiviso e caricavamo in un file Excel”, ha dichiarato Robert Darnell, Continuous Improvement Manager.

L’approccio richiedeva molto tempo ed era soggetto a errori. Senza un quadro affidabile di chi fosse addestrato su cosa, le operazioni quotidiane si basavano sulla conoscenza tacita dei singoli.

“Affiancavamo un neoassunto a qualcuno che lavorava qui da cinque anni, ma quella persona non documentava come lo aveva formato. Non c’era alcuna prova che la formazione fosse mai avvenuta”, ha spiegato Jessica Gibson, Training and Development Specialist.

La perdita della documentazione e la mancanza di visibilità esponevano il team durante gli audit, compromettevano i livelli di servizio ai clienti e limitavano la capacità di sostenere la crescita.

I nostri programmi di formazione non erano sostenibili per il numero di persone che stavamo assumendo e per i servizi che fornivamo.

Cody Congdon

General Manager, ODW Logistics

Un’unica fonte di verità che promuove l’agilità

ODW Logistics voleva centralizzare e standardizzare i dati sulla formazione e ha deciso che AG5 fosse il modo migliore per farlo.

“Cercavamo qualcosa di chiaro, conciso, facile da usare e completo”, ha affermato il General Manager Cody Congdon. “AG5 è una soluzione unica per tutte le nostre esigenze di formazione”.

Un altro vantaggio è stato la flessibilità.

Durante l’implementazione, il team di ODW ha tenuto riunioni settimanali con gli sviluppatori e il team commerciale di AG5 per perfezionare ciò che desideravano nel prodotto finale. Alcune delle richieste di ODW Logistics non erano possibili all’epoca, ma AG5 ha pianificato di affrontarle in futuro e ha iniziato a lavorare sull’elenco.

“Ci è piaciuto molto il modo in cui sono riusciti a venire incontro alle nostre esigenze”, ha detto Darnell. “La dedizione nel servirci come clienti li ha portati una marcia in avanti rispetto agli altri”.

Il team di ODW Logistics ha consolidato i dati di formazione, precedentemente isolati, in un unico file, che il team di AG5 ha caricato per creare un’unica fonte di verità per tutte le competenze e i record di formazione. Istantaneamente, ODW Logistics ha ottenuto una visione in tempo reale delle qualifiche in tutta l’azienda e può rispondere immediatamente alle esigenze emergenti.

Adottando AG5, ODW Logistics ha spostato l’attenzione da una registrazione inefficace all’ottimizzazione operativa.

Una matrice specializzata aumenta la visibilità in tutta la rete

I tipici sistemi LMS sono spesso troppo macchinosi per un magazzino dai ritmi serrati. La matrice delle competenze specializzata di AG5 consente a un responsabile di reparto di individuare collaboratori qualificati in qualsiasi momento.

“Con AG5, abbiamo la possibilità di assegnare la persona giusta al compito giusto in un batter d’occhio”, ha dichiarato Congdon. “Questo input diretto ci permette di essere efficienti e di offrire il nostro valore aggiunto al cliente senza rischi di lacune nei processi o di compromettere l’integrità del prodotto”.

Questa condivisione della manodopera è diventata un forte vantaggio competitivo. Se un centro di distribuzione è al massimo della capacità, i responsabili possono identificare e richiedere collaboratori con formazione trasversale da tutta la rete per coprire i turni.

La matrice delle competenze ha anche innalzato la qualità della formazione, rendendo più facile per ODW Logistics identificare e utilizzare esperti in materia piuttosto che basarsi semplicemente sull’anzianità.

Affidabilità quando conta di più

La vera prova del nove per la matrice delle competenze è arrivata durante un incubo operativo per ODW Logistics.

Uno dei magazzini dell’azienda rifornisce tre diversi produttori di apparecchiature originali (OEM). Quando una causa di forza maggiore ha costretto alla chiusura di quel magazzino, hanno dovuto affrontare una crisi: il fermo di una linea di produzione.

“Non vuoi essere tu il motivo per cui quella linea si ferma: i fermi linea sono molto, molto costosi”, ha detto Congdon.

ODW Logistics si è rivolta alla matrice delle competenze di AG5 per trovare dipendenti in grado di rimettere in moto le cose.

“Sebbene avessimo dovuto chiudere il magazzino per un turno, siamo riusciti a fare affidamento sul resto del nostro personale al di fuori di quello specifico account, che aveva ricevuto una formazione trasversale per il nostro account automotive, e siamo stati in grado di spostarli sui turni liberi”, ha spiegato Congdon.

Dopo aver impiegato quei dipendenti, ODW Logistics ha recuperato il ritardo in un giorno, evitando un fermo linea che avrebbe potuto costare milioni.

Pianificazione operativa basata sui dati

Un altro prezioso vantaggio deriva dalla funzione “bench strength”, che il team utilizza per identificare i punti deboli e pianificare la formazione trasversale in base alle previsioni dei clienti. Questo approccio trasforma la pianificazione della manodopera da reattiva a proattiva.

Nel frattempo, il tracciamento della scadenza delle certificazioni garantisce che i collaboratori non vengano impiegati con credenziali scadute.

“Avevo una responsabile della formazione la cui certificazione Good Manufacturing Practice (GMP) stava per scadere. L’ho inserita in un corso di ricertificazione prima di un progetto che avevo programmato per lei. Se non avessi avuto AG5, non me ne sarei accorto”, ha raccontato Darnell.

Un percorso più agevole per lo sviluppo dei dipendenti

I team utilizzano AG5 anche per confrontare le competenze di un collaboratore con i requisiti di un sito di destinazione, costruendo un percorso chiaro per colmare le lacune e aumentando le opportunità di leadership. La piattaforma responsabilizza anche i collaboratori, che hanno piena visibilità sulle proprie competenze.

“Ci piace pensarlo come un curriculum per l’azienda”, ha detto Gibson. “AG5 è un ottimo strumento da usare per dire: ‘Conosco tutte queste competenze, sono prezioso per questa azienda’, e questo porta a più promozioni e colloqui”.

Maggiore fiducia attraverso la continuità

Sostituendo i fogli Excel e la documentazione cartacea con una piattaforma unificata, ODW Logistics ha ridotto i tempi di caricamento dei record di formazione del 99%.

Prima di AG5, il caricamento dei documenti di formazione richiedeva da un’ora a due giorni. Con AG5, abbiamo ridotto questo tempo a circa un minuto.

Robert Darnell

Continuous Improvement Manager presso ODW Logistics

Quando i collaboratori si spostano tra edifici e account, AG5 garantisce che siano certificati per tutte le mansioni richieste prima dell’arrivo, dando al team la certezza che la conformità non sia mai in discussione. E quando ODW Logistics ha dovuto caricare 7.000 documenti sulla sicurezza, il team di AG5 era presente.

“La mia esperienza con il team di AG5 è stata straordinaria. Ci hanno fornito date di progetto, compiti e chiari passi successivi per inserire questo grande volume di documentazione nella nostra unica fonte di verità”, ha affermato Gibson.

Il basso turnover porta a risparmi per 1 milione di dollari

ODW Logistics è scesa al di sotto dello standard di turnover del settore del 20%, evitando la necessità di assumere 250 nuovi collaboratori. Con un costo di 4.000 $ per ogni inserimento, questa migliore fidelizzazione si traduce in oltre 1 milione di dollari di costi totali evitati.

L’impatto sul morale è stato altrettanto significativo. I punteggi di soddisfazione dei dipendenti sono passati da circa l’80% a oltre il 90% in tutta l’organizzazione.

“Quando i collaboratori vedono che il management investe nel loro sviluppo, passano dal sentirsi solo un numero al sapere di avere un piano. Vedere i loro occhi illuminarsi quando vedono il proprio nome su quello schermo… non credo si possa dare un prezzo a tutto questo”, ha detto Darnell.

Prontezza garantita per gli audit e percorso verso la certificazione ISO

I record di formazione sono ora sempre aggiornati e pronti per qualsiasi audit. AG5 acquisisce tutti i dettagli della formazione in un unico posto e si integra con il sistema di gestione della qualità di ODW Logistics per garantire che la documentazione rifletta sempre la revisione del processo più recente.

Prima di AG5, c’era molta agitazione prima degli audit. Con AG5, la preparazione agli audit è molto più semplice. Abbiamo tutti gli strumenti a portata di clic.

Cody Congdon

General Manager presso ODW Logistics

Dall’implementazione di AG5, ODW Logistics ha superato ogni audit di conformità. La struttura della documentazione della piattaforma, i record di formazione e le tracce di approvazione sono stati fondamentali per ottenere la certificazione ISO 9001:2015.

“AG5 ha contribuito ad aumentare la fiducia dei nostri team nell’affrontare questi audit, sapendo di essere adeguatamente preparati e pronti a fornire quanto ci viene richiesto. Prima, non avremmo mai potuto dirlo con certezza”, ha affermato Congdon.

Con l’aiuto di AG5, ODW Logistics ha colmato efficacemente il divario tra la catastrofe operativa e l’eccellenza guidata dalla conformità che i suoi clienti si aspettano.