Qualifikationsmatrix: Definition, Vorlagen und Anleitung

Was ist eine Qualifikationsmatrix?Copied

Eine Qualifikationsmatrix kann sich bei folgenden Aufgaben als nützlich erweisen:

• Erkennen und Schließen von Kompetenzlücken
• Entwickeln von Strategien zur gezielten Anwerbung von Personal
• Schaffen von Fortbildungs- und Umschulungsinitiativen
• Planen der Personalnachfolge

Vorlage Nr. 1: AG5 Qualifikationsmatrix-VorlageCopied

Für die Erstellung einer Qualifikationsmatrix in Microsoft Excel haben wir eine kostenlose Vorlage erstellt. Obwohl wir die langfristige Nutzung von Tabellenkalkulationsvorlagen als Qualifikationsmatrizen nicht empfehlen (zu kompliziert!), eignen sie sich hervorragend für Unternehmen, die einen ersten Schritt in Richtung Kompetenzmanagement machen wollen.

Sie können die kostenlose AG5 Qualifikationsmatrix-Vorlage als Excel herunterladen.

4 alternative kostenlose Kompetenzmatrix-VorlagenCopied

Nachfolgend stellen wir vier weitere Excel-basierte Vorlagen für Qualifikationsmatrizen von verschiedenen Kompetenzmanagement-Unternehmen vor. Prüfen Sie, welche Art von Qualifikationsmatrix Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Vorlage Nr. 2: Skilltree

Die kostenlose Excel-Vorlage für eine Qualifikationsmatrix von Skilltree hat drei Registerkarten, jeweils eine für Rollen, Kompetenzen und die Analyse von Kompetenzlücken. Damit bietet sie eine sofort einsetzbare Lösung für drei verschiedene Herausforderungen im Bereich des Kompetenzmanagements.

Sie steht auf der Website von Skilltree zum Download zur Verfügung.

Vorlage Nr. 3: Ability6

Die kostenlose Excel-Qualifikationsmatrix-Vorlage von Ability6 zeichnet sich durch ein klares Layout und eine übersichtliche Struktur aus. Es handelt sich um eine abgespeckte Version der Cloud-basierten Kompetenzmanagement-Lösung des Unternehmens.

Sie steht auf der Website von Ability6 zum Download zur Verfügung.

Vorlage Nr. 4: Academy to Innovate HR

Diese Excel-Vorlage für Qualifikationsmatrizen der Academy to Innovate HR (AIHR) zeichnet sich durch ein einfaches und benutzerfreundliches Layout aus. Zusätzlich zu den Kompetenzniveaus können Sie in der Matrix auch den Grad des Interesses Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an bestimmten Fähigkeiten und Kompetenzen eingeben. Auf diese Weise können Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter und Mitabeiterinnen fördern sowie gezielte Fortbildungspläne erstellen, die auf den Wünschen Ihrer Beschäftigten basieren.

Sie steht auf der Website von AIHR zum Download zur Verfügung.

Vorlage Nr. 5: Effy

Die Qualifikationsmatrix-Vorlage von Effy ist sehr einfach gehalten und ermöglicht es den Benutzern, ihre Fachkompetenz auf einer Skala von 0 bis 3 zu bewerten. Wenn Sie mit dem Kompetenzmanagement beginnen, benötigen Sie jedoch nur die Grundlagen – alles andere könnte zunächst zu viel sein.

Sie steht auf der Website von Effy zum Download zur Verfügung.

Sind Sie an weiteren kostenlosen Vorlagen für Qualifikationsmatrizen interessiert?Copied

Werfen Sie einen Blick auf unsere Bibliothek mit kostenlosen Qualifikationsmatrizen. Dort können Sie kostenlos Hunderte von branchenspezifischen Vorlagen für Qualifikationsmatrizen herunterladen, z. B. für die Bereiche Fertigung, Lagerhaltung oder Logistik.

Lesen Sie auch unsere “Ultimate Guide to Creating an Excel Skills Matrix” für Tipps zur Erstellung einer Qualifikationsmatrix, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Qualifikationsmatrix vs. Kompetenzmatrix: Wo liegt der Unterschied?Copied

Die Begriffe Qualifikationsmatrix und Kompetenzmatrix werden im deutschsprachigen Raum häufig synonym verwendet. Gemeint ist aber nicht immer dasselbe: Der Unterschied liegt darin, was jeweils erfasst wird und wofür die Matrix genutzt wird.

In der Praxis brauchen die meisten Unternehmen beides. Die Qualifikationsmatrix beantwortet die Compliance-Frage – wer ist nachweislich befugt, diese Aufgabe heute auszuführen. Die Kompetenzmatrix beantwortet die Entwicklungsfrage – wie gut beherrscht jemand diese Aufgabe und wo lohnt sich Weiterbildung. Wer beide in einem System führt, muss die Daten nur einmal pflegen.

Wie erstellt man eine Qualifikationsmatrix? Eine Anleitung in vier SchrittenCopied

Eine Qualifikationsmatrix entsteht nicht dadurch, dass Sie eine Vorlage herunterladen und Namen eintragen. Die folgenden vier Schritte sind unser eigener Ablauf – er funktioniert für eine tabellenbasierte Matrix ebenso wie als Vorbereitung auf eine dedizierte Software.

Schritt 1: Die richtigen Fragen stellen

Klären Sie zuerst, was Sie überhaupt erfassen wollen. Beantworten Sie dazu diese Fragen:

• Welche Qualifikationen, Fähigkeiten und Zertifikate benötigen meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für ihre Rolle?
• Über welche davon verfügen sie bereits – und ist der Nachweis aktuell?
• Wo klafft eine Lücke zwischen benötigten und vorhandenen Kompetenzen?
• Wie lässt sich diese Lücke schließen: durch Schulung, Zertifizierung oder Neueinstellung?
• Wer ist dafür verantwortlich, die Daten aktuell zu halten?

Schritt 2: Eine Kompetenzübersicht erstellen

Dokumentieren Sie, welche Fähigkeiten, Qualifikationen und Zertifikate erforderlich sind, damit eine Rolle sicher und regelkonform ausgeführt werden kann. Halten Sie dabei auch fest, welche Nachweise ablaufen und in welchem Intervall sie erneuert werden müssen – genau diese Angaben werden im Audit verlangt.

Schritt 3: Kompetenzen nach Team oder Abteilung organisieren

Eine Matrix, die das ganze Unternehmen auf einmal abbildet, wird schnell unlesbar. Gliedern Sie die Kompetenzen stattdessen nach Abteilung, Team, Linie oder Maschine. So bleibt jede Ansicht überschaubar und die Verantwortung für die Pflege liegt dort, wo das Wissen sitzt.

Schritt 4: Die Qualifikationsmatrix-Vorlage ausfüllen

Tragen Sie nun Mitarbeiter und Kompetenzen in die Matrix ein und legen Sie pro Feld den Status fest. Wichtig ist eine einheitliche Skala: Entscheiden Sie einmal, ob Sie binär arbeiten (qualifiziert / nicht qualifiziert) oder mit Stufen (z. B. 1 bis 4), und halten Sie diese Logik im gesamten Unternehmen durch. Uneinheitliche Skalen sind der häufigste Grund, warum sich zwei Matrizen später nicht zusammenführen lassen.

Häufige Fehler beim Erstellen einer QualifikationsmatrixCopied

Eine Qualifikationsmatrix kann Ihr Kompetenzmanagement erheblich verbessern – vorausgesetzt, Sie umgehen die folgenden Stolperfallen:

• Die Matrix wird nicht regelmäßig aktualisiert. Eine Matrix, die niemand pflegt, ist im Audit wertlos und im Tagesgeschäft gefährlich, weil sie abgelaufene Qualifikationen als gültig ausweist.
• Die Matrix wird zu groß und zu komplex. Wenn alle Standorte und Rollen in einem Blatt landen, findet niemand mehr die relevante Information.
• Kompetenzen sind nicht mit Unternehmenszielen verknüpft. Wer Kompetenzen erfasst, ohne sie an konkrete Rollen- und Prozessanforderungen zu binden, misst etwas, das niemand nutzt.
• Es fehlt die Integration mit anderen HR-Systemen. Werden Schulungs- und Personaldaten getrennt gepflegt, entstehen zwangsläufig Abweichungen.
• Es wird in Berufsbezeichnungen statt in Kompetenzen gedacht. Zwei Personen mit derselben Stellenbezeichnung können völlig unterschiedlich qualifiziert sein.

Wie wird eine Qualifikationsmatrix verwendet?Copied

Eine Vorlage für eine Qualifikationsmatrix besteht in der Regel aus einer Tabelle, in der jede Zeile einen einzelnen Mitarbeiter und jede Spalte eine bestimmte Fähigkeit oder Kompetenz darstellt, die für die Ziele Ihres Unternehmens relevant ist.

Um eine Qualifikationsmatrix zu verwenden, füllen Sie die Schnittpunkte der Zeilen und Spalten mit Informationen aus, die das Niveau der Fähigkeiten oder Kompetenzen der Mitarbeiter in Bezug auf eine bestimmte Fähigkeit angeben. Dies wird in der Regel durch eine Zahl angegeben (z. B. 0-5). Auf diese Weise haben Sie einen Überblick über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für bestimmte Aufgaben, Rollen oder Verantwortlichkeiten zuständig sind.

Eine ordnungsgemäß erstellte Qualifikationsmatrix gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter sowie über die Kompetenzen, die Ihr Unternehmen benötigt, um funktionsfähig, gesetzeskonform und sicher zu bleiben.

Qualifikationsmatrix in Excel: Vor- und NachteileCopied

Für den Einstieg ist eine Tabellenkalkulation eine legitime Wahl – bis zu einem gewissen Punkt.

Vorteile

• Kostengünstig. Programme wie Microsoft Excel oder Google Sheets sind in den meisten Unternehmen ohnehin vorhanden.
• Einfache Dateneingabe. Informationen lassen sich schnell erfassen, bearbeiten und filtern.
• Vertraut. Nahezu jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann eine Tabelle lesen, ohne geschult zu werden.

Nachteile

• Fehleranfällig. Eine versehentliche Änderung in einer Zelle bleibt oft monatelang unbemerkt – bis sie im Audit auffällt.
• Versionschaos. Sobald mehrere Personen an derselben Matrix arbeiten, kursieren konkurrierende Fassungen und niemand weiß, welche gilt.
• Keine Ablaufwarnungen. Eine Tabelle meldet sich nicht, wenn ein Zertifikat ausläuft. Sie müssen selbst daran denken.
• Unübersichtlich bei Wachstum. Was für 20 Mitarbeiter funktioniert, wird bei 200 über mehrere Standorte hinweg unbeherrschbar.

Qualifikationsmatrix in regulierten Branchen: ISO 9001, ISO 45001, AS9100 und GMPCopied

In regulierten Umgebungen ist eine Qualifikationsmatrix kein reines HR-Instrument, sondern ein Nachweisdokument. Normen und Regelwerke verlangen, dass Unternehmen die Kompetenz ihrer Mitarbeiter für sicherheits- und qualitätskritische Aufgaben belegen können – nicht behaupten, sondern belegen.

• ISO 9001 ist die bekannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme, mit der Unternehmen ihr Engagement für Qualität und Kundenzufriedenheit belegen. Die Matrix zeigt, dass qualitätsrelevante Tätigkeiten nur von nachweislich befähigtem Personal ausgeführt werden.
• ISO 45001 bildet den Rahmen für Managementsysteme im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Hier belegt die Matrix, dass Sicherheitsunterweisungen aktuell sind und niemand ohne gültige Freigabe an gefährlichen Anlagen arbeitet.
• AS9100 ist der Standard der Luft- und Raumfahrt. Jede Technikerin, jeder Prüfer und jede Ingenieurin muss aktuelle Qualifikationen, Schulungen und Praxis nachweisen – mit rückverfolgbaren Belegen, die jederzeit für Kunden- und Behördenaudits bereitstehen. Spezialprozesse wie Wärmebehandlung, zerstörungsfreie Prüfung, Schweißen oder Beschichtung unterliegen dabei häufig zusätzlich NADCAP.
• GMP (Good Manufacturing Practice) gilt in der Pharma-, Medizintechnik- und Lebensmittelproduktion. Neben gerätespezifischen Schulungen und Hygiene- beziehungsweise Allergenunterweisungen ist hier die lückenlose Dokumentation entscheidend: Wer wurde wann worauf geschult, und ist diese Schulung noch gültig?

Der Vorteil einer gepflegten Qualifikationsmatrix liegt genau hier: Sie verknüpft Person, Prozess und Produkt mit einem nachvollziehbaren Zeitstempel, verhindert, dass abgelaufene oder nicht zutreffende Qualifikationen im Einsatz sind, und verkürzt die Audit-Vorbereitung von Wochen auf Minuten.

Kundenspezifisches Anpassen der Qualifikationsmatrix-VorlagenCopied

Der Umfang einer Qualifikationsmatrix kann so groß oder so klein sein, wie es für Sie von Vorteil ist. Dies kann z.B. das gesamte Produktionsunternehmen umfassen – einschließlich Betrieb, Produktion, Verfahren, Logistik und Qualitätssicherung – oder nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Produktionslinie, die in der Bedienung spezieller Maschinen und Anlagen geschult werden.

Zur Anpassung einer Qualifikationsmatrix an Ihre Bedürfnisse, geht man wie folgt vor:

• Schwerpunkt festlegen. Klären, ob die Qualifikationsmatrix eine ganze Abteilung oder bestimmte Funktionen innerhalb der Abteilung betrifft.
• Schlüsselkompetenzen identifizieren. Für jede Rolle oder jeden Tätigkeitsbereich sind die wichtigsten Kompetenzen aufzulisten.
• Kompetenzniveaus einrichten. Niveaus der Fachkompetenz definieren und mit den Stellenanforderungen abgleichen.
• Bewertungskriterien festlegen. Deutliche Beurteilungsverfahren unter Berücksichtigung der Leistung am Arbeitsplatz und der Qualifikationen im Rahmen von Fortbildungen einführen.
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung. Gewährleistung von regelmäßigen Überprüfungen, damit die Kompetenzen an sich verändernde Rollen, Technologien und Unternehmensziele angepasst werden.

TIPP: Wenn mehrere Qualifikationsmatrizen verwendet werden – z.B. für verschiedene Abteilungen oder Teams – ist es wichtig, dass die Informationen und die verwendete Terminologie konsistent sind. So ist es problemlos möglich, gleichzeitig mit mehreren Qualifikationsmatrizen zu arbeiten oder diese zu einem späteren Zeitpunkt zu kombinieren.

Visualisieren Sie Kompetenzlücken mit der Skills Management Software von AG5Copied

Wir hoffen, dass Sie in diesem Artikel die Vorlage für eine Qualifikationsmatrix gefunden haben, nach der Sie gesucht haben. Wenn Sie jedoch Ihre eigene Qualifikationsmatrix erstellen möchten, werfen Sie doch einen Blick auf unsere Skills Management Softwarelösung von AG5. Unternehmen wie KLM, Tata Steel und das niederländische Verteidigungsministerium nutzen AG5 bereits, um den Überblick über den Kompetenz- und Schulungsbedarf in ihren Unternehmen zu behalten.

Mit den Qualifikationsmatrizen von AG5 kann man:

• Zeit sparen, da es nicht mehr notwendig ist, fehlerhafte Vorlagen zu reparieren.
• In weniger als einer Minute visuell ansprechende Qualifikationsmatrizen erstellen.
• Daten in der Art und Weise aufbereiten, wie es Ihrem Unternehmen nützt.
• Qualifikationsmatrizen mit Mitarbeitern und Kollegen teilen.
• Probleme bei der Versionsverwaltung vermeiden.
• Zeit für die Suche nach Informationen um mindestens 50 % reduzieren.
• Die am besten qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für bestimmte Rollen oder Aufgaben einfach identifizieren.
• Nach dem gewüscnhten Niveau der Fachkompetenz und/oder der Verfügbarkeit filtern.
• Geeigneten Ersatz oder Nachfolger für Schlüsselpositionen identifizieren.

Möchten Sie AG5 in Aktion sehen? Vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenlose, 15-minütige Live-Demo, damit wir Sie Schritt für Schritt durch unsere Kompetenzmanagement-Lösung führen können.

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt, Mitbegründer und Geschäftsführer von AG5, hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Unternehmensführung und im Bereich Online-Software.

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