Wie die GKD Group das Compliance-Risiko in ihren veralteten Tabellenkalkulationen eliminierte

Ein Spezialhersteller mit einem Komplexitätsproblem

Die GKD Group verwebt Metall- und Kunststoffdrähte zu technischen Geweben, die in einer Vielzahl industrieller Anwendungen eingesetzt werden. Dies ist eine anspruchsvolle Arbeit, und die dahinterstehende Belegschaft muss ebenso präzise verfolgt und zertifiziert werden, ganz zu schweigen von der jederzeitigen Audit-Bereitschaft.

„Bevor wir AG5 einsetzten, hatten wir Excel-Tabellen. Dann haben wir auf eine makrobasierte Excel-Tabelle umgestellt“, sagte Lena Müller-Frommeyer, HR Specialist Learning & Development bei der GKD Group. „Es gab immer noch viele Fehler und viele individuelle Ungenauigkeiten. Es war wirklich schwer, alles auf dem neuesten Stand zu halten.“

Das Upgrade von einem einfachen Excel zu einem makrogesteuerten ist eine bekannte Geschichte, eine Behelfslösung, die auf einer Behelfslösung aufbaut, wobei jede Iteration die Komplexität erhöht, ohne das zugrunde liegende Problem tatsächlich zu lösen. Ab einem bestimmten Punkt – und zusätzlich zu ihrer Ineffizienz – wird das System zu einer Belastung.

Eine Arbeitslast, die untragbar geworden war

Es gab weniger einen Wendepunkt als vielmehr einen akkumulierten Druck. Manuelle Prozesse nahmen zu, die Koordination wurde unüberschaubar, und die Compliance-Probleme wurden immer schwieriger zu ignorieren.

„Ich konnte die Arbeitslast einfach nicht mehr bewältigen, und es gab zu viele damit verbundene rechtliche Risiken“, sagte Müller-Frommeyer. „Unser größtes operatives Risiko war definitiv, nicht auditfähig zu sein.“

Diese Kombination aus persönlicher Arbeitslast und institutionellem Risiko zwang zur Suche nach etwas Besserem. GKD ging mit einem klaren Verständnis ihrer Bedürfnisse an den Prozess heran und evaluierte den Markt.

„AG5 war das einzige System, das alle unsere Anforderungen erfüllen konnte“, sagte Müller-Frommeyer.

Wir hatten eine ganze Reihe manueller Prozesse, die koordiniert werden mussten, und ich konnte die Arbeitslast einfach nicht mehr bewältigen.

Lena Müller-Frommeyer

HR Specialist Learning & Development, GKD Group

Die Funktionen, die den Unterschied machten

Einige spezifische Funktionen stachen hervor, sobald GKD in Betrieb war. Die farbbasierte Kompetenzlückenanalyse gibt jedem auf einen Blick Auskunft über den Qualifikationsstatus, ohne dass eine Interpretation erforderlich ist. Entscheidend ist, dass die Planungsfunktion direkt damit verbunden ist, sodass das System bei Auftreten einer Lücke sofort einen Schulungsplan mit dem entsprechenden Zertifikat verknüpft.

Zertifikate selbst waren zuvor eine ständige Quelle der Reibung; Manager fragten ständig, wo sie zu finden seien und wer sie besaß.

„Jetzt werden sie einfach direkt gespeichert, jeder hat Zugriff, und das hat vielen Menschen das Leben erheblich erleichtert“, sagte Müller-Frommeyer.

Die Integration von HR-Software war ein weiterer entscheidender Faktor, da GKD die Möglichkeit haben wollte, AG5 mit seinen bestehenden Systemen zu verbinden, anstatt einen parallelen Prozess zu betreiben.

Ich mag die farbbasierte Kompetenzlückenanalyse. So sieht man auf den ersten Blick, ob man eine Lücke hat oder nicht.

Lena Müller-Frommeyer

HR Specialist Learning & Development, GKD Group

Verantwortung, wo sie hingehört

Für GKD sind Kompetenzmatrizen, die früher eine ständige zentrale Pflege erforderten, nun etwas, womit sich die Mitarbeiter direkt auseinandersetzen.

„Ich sehe, dass wir viele Kompetenzen standardisieren konnten. Die Mitarbeiter übernehmen die Verantwortung für ihre Matrizen. Das ist eine enorme Zeitersparnis, um alles auf dem neuesten Stand zu halten“, sagte Müller-Frommeyer.

Wenn die Daten sichtbar und zugänglich sind, muss die Verantwortung für deren Pflege nicht bei einer Person liegen. Eine solche Umverteilung der Verantwortung, weg von einem einzigen überforderten Koordinator hin zu den Personen, um die es bei den Daten tatsächlich geht, ist möglicherweise die nachhaltigste Veränderung von allen.