Praxisbeispiele, bei denen Ihnen eine Kompetenzverwaltungssoftware helfen kann.

  • Teamleiter aktualisieren ihre Kompetenzmatrizen nicht? Machen Sie es ihnen leicht.
  • Kompetenzmatrizen ohne Programmierung erstellen? Das ist möglich!
  • Morgen findet ein Audit statt? Machen Sie sofort einen guten ersten Eindruck.
  • Änderung bei einer Produktionslinie? Finden Sie die Bediener, die diese vornehmen können.
  • Mitarbeiterzertifikate sind fast abgelaufen? Benachrichtigungen automatisch erhalten.
  • Kranker Mitarbeiter? Finden Sie sofort einen Ersatz mithilfe einer Suchanfrage.


Aktualisieren die Teamleiter ihre Kompetenzmatrizen nicht?
Machen Sie es ihnen leichter!

Teamleiter müssen die Mitarbeiterqualifikationen in Excel immer wieder aktualisieren. Denn komplexe Tabellenkalkulationen sind lästig. Und es können sich sehr leicht Fehler einschleichen,was dieErgebnisse unbrauchbar macht.

Häufig werden die Tabellen auch noch untereinander ausgetauscht.Aber wer arbeitet dann mit der neuesten Version?

In AG5 aktualisiert ein Teamleiterin einer App einfach die Ergebnisse von Schulungen. Vor Ort am Arbeitsplatz!Excel wird nicht mehr benötigt.

Manager haben folglich immer die neueste Version der Kompetenzmatrizen. Und diese sind auch noch sehr übersichtlich.


Kompetenzmatrizen erstellen – ohne Programmierkenntnisse

Eine Kompetenzmatrix in Excel bedeutet: viele Tabellen und Formeln.

Was setzen Sie auf die x- und y-Achse? Wie gruppieren Sie Daten: pro Mitarbeiter, Team oder Maschinenlinie? Möchten Sie nur erhaltene Zertifikate oder auch Aufgaben sehen? Und welche Ergebnisse: die geforderten, die erreichten oder doch die GAP?

Es ist mühsam, sich in Excel mit Formeln zu verbinden. Da benötigt man schon nach kurzer Zeit einen Excel-Experten mit Programmierkenntnissen. Und Anwender können die Matrix versehentlich zerstören, wenn Sie nur ein einziges Zeichen in einer Formel ändern.

In AG5 ist das viel leichter. Dort können Sie Ihre eigenen Matrizen erstellen, indem Sie Informationen “zusammenklicken”. Und das kann jeder. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich, und niemand kann etwas zerstören.

Entscheiden Sie selbst, wie Sie Verbindungen zwischen Mitarbeitern, Qualifikationen und z.B. Funktionen, Maschinen oder Arbeitsstätten herstellen wollen. Alles wird sofort angezeigt.


Morgen ein Audit? Sorgen Sie sofort für einen guten ersten Eindruck.

Morgen kommt der Auditor Ihres wichtigsten Kunden vorbei. Im Betrieb erkundigt er sich bei 3 Mitarbeitern, ob sie über die richtigen Qualifikationen verfügen. Sie werden unruhig, weil Sie wissen, dass Sie diese Informationen nicht sofort finden können. Ein Teil davon befindet sich nämlich in den Hängeregistern der Personalabteilung, ein anderer Teil in verschiedenen Excel-Dateien.

Und das bereitet ihnen Kopfschmerzen, da der erste Eindruck des Auditors wichtig ist.

Für dieses Problem gibt es eine Lösung. Mit AG5 haben Sie alle Informationen zentral und sofort abrufbar, einschließlich Dokumenten mit Beweislast.

Gehen Sie morgens entspannt zur Arbeit, und machen Sie sich nie wieder Gedanken über eine Prüfung.

Und erhalten Sie wie viele unserer KundenKomplimente vom Prüfer.


Sie müssen eine Produktionslinie umstellen?
Finden Sie die entsprechenden Mitarbeiter.

“Produktionslinie 2 muss geändert werden. Aber wir können Erik nicht finden, der dies immer gemacht hat.”

Sind Sie auch schon einmalverzweifelt auf der Suche nach einem Spezialisten innerhalb der Organisation gewesen? Sie gehen zum Produktionsleiter und fragen: “Wer kann das noch?” Er sagt: “Ich glaube Wouter, aber ich bin mir nicht sicher. Werfen Sie sonst einen Blick in die Excel-Matrix.”

Sie müssen sich also mühsam durch die Registerkarten arbeiten. Und sind die überhaupt noch aktuell?

In AG5 brauchen Sie nur noch die Qualifikation “Produktionslinie 2 umstellen” einzugeben. Dann sehen Sie sofort, welche anderen Kollegen diese Arbeit auch durchführen können.


Sind die Mitarbeiterzertifikate fast abgelaufen?
Automatische Benachrichtigungen erhalten.

Peter steht vor Ihrem Schreibtisch und sagt, dass sein VCA-Zertifikat vorige Woche abgelaufen ist. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann haben Sie noch Glück, dass Peter so aufmerksam ist und den Ablauf des Zertifikats selbst bekannt gibt. Eigentlich wollten Sie dem zuvorkommen. Es hätte auch ein Prüfer sein können, der dieses Problem entdeckt hätte – oder noch schlimmer ein Arbeitsinspektor nach einem Arbeitsunfall. Aber woran liegt das? Sie haben doch diese Excel-Datei, in der Sie ordentlich aufschreiben, wann jeder seine VCA-Prüfung bestanden hat.

Es fehlen Benachrichtigungen, und eigentlich hätten Sie gern folgende Funktionen:

  • Die Möglichkeit, Benachrichtigungen pro Mitarbeiter, Zielgruppe und Zertifikat vollständig festzulegen. Damit Sie nie mehr damit überrascht werden, dass Zertifikate bereits abgelaufen sind.
  • Auf einen Blick erkennen können, was in einer bestimmten Zeitspanne geschehen wird. Damit Sie proaktiv statt reaktiv arbeiten und Wiederholungsschulungen gezielt planen können.
  • Die Daten auf jede erdenkliche Art und Weise filtern können. Betrachten Sie entweder nur Abteilung X, Team A oder Mitarbeiter mit Funktion Y.

Das alles ist in AG5 möglich.


Ein Mitarbeiter ist krank? Finden Sie per Suchanfrage sofort einen Ersatz.

Angenommen, ein Mitarbeiter wird krank.

Wie finden Sie am schnellsten den am besten geeigneten Ersatz? Dies geschieht oft auf der Grundlage von “vorhandenem Wissen”. Aber zweifeln Sie nicht manchmal auch daran, ob dies bei so vielen Mitarbeitern eine objektive Beurteilung ist? Oder vertiefen Sie sich in die Excel-Matrix und müssen Dutzende von Zeilen und Spalten durchgehen? Wie viel Zeit haben Sie dafür aufgewendet? Sie können dafür jedes Mal bestimmt eine halbe Stunde veranschlagen.

In AG5 brauchen Sie nur den Namen des kranken Mitarbeiters einzutippen. Sie erhalten dann sofort eine Liste mit den Namen der Kollegen, die den kranken Mitarbeiter aufgrund ihrer Qualifikationenam besten ersetzen können.


Ein neuer Auftrag? Stellen Sie das perfekte Team zusammen.

Sie sind Projektleiter und müssen mit einem neuen komplexen Projekt beginnen.. Bei diesem Projekt sind sehr spezifische Kenntnisse und Erfahrungen erforderlich.

Ihr “Bauchgefühl” sagt Ihnen, mit wem Sie diese Arbeit am besten erledigen können. Bauchgefühl ist sehr wertvoll, aber könnten Sie dabei nicht etwas übersehen?

Sind Sie wirklich über alle Fachkenntnisse und Qualifikationen aller Mitarbeiter informiert? Und wie sieht es mit den “informellen” Fähigkeiten aus, die die Beschäftigten in den verschiedenen Rollen, die sie in ihrer Laufbahn innehatten, erworben haben?

In AG5 stimmen Sie Ihr Team oder sogar Ihre gesamte Belegschaft auf die spezifischen Kenntnisse und Erfahrungen ab, die Sie für das Projekt benötigen..
Sie könnten überrascht sein, wie sich das optimale Team zusammensetzt, weil Sie an einige Kollegen gar nicht gedacht hatten.


Sie haben in Kürze ein Beurteilungsgespräch?
Sehen Sie sofort, welche Entwicklungsmöglichkeiten es gibt.

Morgen haben Sie ein Beurteilungsgespräch mit Peter, aber Sie freuen sich absolut nicht darauf. Denn was können Sie ihm über das Wachstum sagen, das er im vergangenen Jahr erzielt hat? Und was müssen Sie ihm über die Fähigkeiten sagen, die er im kommenden Jahr am besten entwickeln kann?

Da Sie die Antworten nicht haben, sehen Sie dem Gespräch mit Unbehagen entgegen. Denn eigentlich kostet es nur Zeit und bringt nur wenig. Und wenn das Gespräch vorbei ist, werden Sie höchstens ein Gefühl der Erleichterung verspüren.

Und jetzt stellen Sie sich vor, Sie hätten alle Antworten zur Hand.

In AG5 sehen nicht nur Sie, sondern auch Peter, in welchen Bereichen er sich weiterentwickelt hat. Außerdem können Sie einfach bestimmen, was für eine andere Rolle oder Funktion erforderlich ist. Dadurch wird sofort klar, welche Entwicklungsmöglichkeiten es gibt. Das gibt Ihnen und Peter die Grundlage für ein konkretes Gespräch über seine Entwicklung. So können die künftigen Bedürfnisse der Organisation und Peters eigene Ambitionen in Einklang gebracht werden.

Das Schöne ist, dass Peter sieht, dass seine Fertigkeiten von der Organisation anerkannt und gewürdigt werden. Das wird ihn noch mehr motivieren, sich weiterzuentwickeln.

Und Sie können sich wieder auf Beurteilungsgespräche freuen!


Gab es einen Arbeitsunfall? Beweisen Sie, dass alle Vorsichtsmaßnahmen getroffen wurden.

In einem Chemiebetrieb in Berlin wurde eine 21 Jahre alte Frau bei einemBetriebsunfall mit einem Gabelstapler schwer verletzt. Ein Mitarbeiter war zu schnell rückwärts gefahren und hatte die Frau übersehen.
Das Arbeitsinspektorat leitete eine Untersuchung ein.

Ein Arbeitsunfall hat oft nicht nur weitreichende Folgen für Ihre Mitarbeiter. Ihr Unternehmen haftet auch für alle entstandenen Schäden. Damit die Versicherungsgesellschaft auszahlen kann und es zu keiner Strafverfolgung kommt, muss Ihr Unternehmen unter anderem nachweisen, dass der betroffene Mitarbeiter

  1. eine gültige Gabelstaplerlizenz besitzt
  2. Ihre Arbeitsabläufe kennt
  3. Ihre Sicherheitsvorschriften kennt

In AG5 geben Sie den Namen des Gabelstaplerfahrers ein und können sofort sehen, welche Schulungen der Mitarbeiter besucht hat, einschließlich der Beweislast.. Damit kann Ihr Unternehmen nachweisen, dass es alle Vorkehrungen getroffen hat.


Welches Wissen ist in unseren anderen Zweigstellen verfügbar? Starten Sie eine unternehmensweite Suche.

Sie sind Teamleiter innerhalb einer Organisation, die international tätig ist. Sie haben mehrere Zweigstellen oder Standorte und haben sich schon öfter gefragt,welche Kenntnisse und Erfahrungen eigentlich in den anderen Zweigstellen vorhanden sind.

Ein Kunde von uns hatte ein Problem mit einer Fehlfunktion in einer Maschine. Sein Ansprechpartner beim Technischen Dienst, der Probleme dieser Art immer für ihn löste, war in Urlaub.

Als er in AG5 die spezifischen Qualifikationen eingab, die für die Wartung der Maschine erforderlich sind, fand er heraus, dass es in einer anderen Zweigstelle einen Mitarbeiter gab, der wusste, wie diese Störung zu beseitigen ist.

Und wen können Sie anrufen oder per E-Mail anschreiben?


Kwalificaties op één plek opgeslagen – iedereen
gebruikt altijd de juiste versie

Qualifikationen zentral gespeichert – jeder
verwendet immer die richtige Version.

Passiert es bei Ihnen manchmal, dass ein Kollege eine Kopie Ihrer Kompetenzmatrix macht und diese so ändert, dass verschiedene Excel-Dateien in Umlauf kommen?

Durch diese unterschiedlichen Versionen, von denen nur eine die richtige sein kann, kommt es zum Beispiel vor, dass Teamleiter ihre Mitarbeiter nach den falschen Kriterien beurteilen.
Das kann dazu führen, dass bei einer Prüfung plötzlich festgestellt wird, dass ein Mitarbeiter nicht genügend qualifiziert ist. Dann muss der Mitarbeiter nach Hause geschickt werden, und ein anderer Kollege muss übernehmen.

Kurzum: zweifeln Sie auch regelmäßig daran, dass Sie noch in der richtigen Version arbeiten?

In AG5 sind alle Qualifikationen zentral gespeichert. Dadurch arbeitet jeder immer mit der richtigen Version der Qualifikationen und können niemals verschiedene Versionen entstehen.


Mit Drag-and-Drop jede Organisationsstruktur
nachbauen – unabhängig von ihrer Komplexität

Haben Sie viele Abteilungen, Produktionslinien, Arbeitsplätze und Teams? Und Dutzende oder Hunderte Qualifikationen? Vielleicht glauben Sie, dass es kein System gibt, das diese deutlich machen kann oder dass ein derartiges System nur sehr schwer einzurichten ist.

Deshalb haben Sie sich für die Arbeit mit Excel entschieden. Aber in Excel ist es oft schwierig, Ihre Organisationsstruktur gut nachzubauen und sie mit den richtigen Kompetenzen pro Person, Team oder Abteilung zu verbinden.

In AG5 können Sie per Drag-and-Drop jede Organisationsstruktur nachbauen und alle möglichen Verbindungen zwischen Personen und den Qualifikationen herstellen, die sie erfüllen müssen. Anschließend können Sie mit nur wenigen Klicks alle gewünschten Matrizen erstellen.

Das kann jeder Mitarbeiter.

Fordern Sie eine Live-Demo von der einzigen
Plug-and-Play Kompetenzverwaltungssoftware an

  • Optisch ansprechende Kompetenzmatrizen
  • Leicht zu erstellen und zu teilen
  • Nahezu “unzerstörbar”
  • Und bei denen jeder immer mit der neuesten Version arbeitet!

Live-Demo anfordern