Der ultimative Leitfaden zum Erstellen einer Excel-basierten Qualifikationsmatrix

Mit der Skills Management Software von AG5 gehören komplizierte Excel-Tabellen der Vergangenheit an. Damit ist es einfacher als...

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Der ultimative Leitfaden zum Erstellen einer Excel-basierten Qualifikationsmatrix

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Mit der Skills Management Software von AG5 gehören komplizierte Excel-Tabellen der Vergangenheit an. Damit ist es einfacher als je zuvor, die Kompetenzen der Mitarbeiter*innen zu überwachen, etwaige Kompetenzlücken zu erkennen und dann Maßnahmen zu deren Schließung zu ergreifen. Damit wollen wir nicht sagen, dass wir Tabellenkalkulationen für überflüssig halten.

Viele unserer Kunden beginnen mit dem Kompetenzmanagement mithilfe von Qualifikationsmatrizen in Excel. Wenn diese fertig sind, kann man ganz einfach auf unsere Skills Management Software umsteigen und die bereits erfassten Daten als Grundlage für seinen zukünftigen Erfolg nutzen.

Dieser Leitfaden hilft dabei, eine möglichst effiziente und effektive Excel-Matrix zu erstellen, indem man Formeln, Regeln und andere Organisationsstrategien verwendet, anhand derer man eine gute Basis erstellt.

Wenn man sich bereits mit Excel auskennt oder keine Lust hat, diesen Leitfaden ganz durchzulesen, kann man auch gleich zum Abschnitt „Vorlagen“ auf unserer Website gehen. Dort gibt es kostenlose, branchenspezifische Qualifikationsmatrizen-Vorlagen, einschließlich gängiger Zertifizierungen, verwandter Kompetenzen und vieles mehr.

Kapitel 1 – Mit dem Erstellen einer Qualifikationsmatrix beginnen Copied

Bevor man mit dem Erstellen einer Qualifikationsmatrix beginnt, sollte man verstehen, warum eine solche Matrix sinnvoll ist. In diesem Kapitel werfen wir einen kurzen Blick auf den Sinn und Zweck von Qualifikationsmatrizen.

Was ist eine Qualifikationsmatrix?

Eine Qualifikationsmatrix bzw. eine Kompetenzmatrix ist ein Dokument, in dem die Kompetenzen und Qualifikationen jedes Mitarbeiters bzw. jeder Mitarbeiterin erfasst sind.

Es wird in der Regel von Personal- und Betriebsleitern, Teamleitern und Projektmanagern verwendet und ist ein unverzichtbares Hilfsmittel für Unternehmen, die sich der Philosophie des Kompetenzmanagements verschrieben haben.

Mit einem klaren Überblick über die im Unternehmen oder Team vorhandenen und eventuell noch fehlenden Kompetenzen kann man Kompetenzlücken leicht erkennen, diese schließen und so sicherstellen, dass man auch weiterhin so effizient und effektiv wie möglich arbeitet.

Warum sind Qualifikationsmatrizen wichtig?

Qualifikationsmatrizen sind wichtig, weil sie einen klaren und leicht verständlichen Überblick über die Kompetenzen und das Wissen der einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in einem Unternehmen abbilden. Diese Informationen können für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden, wie z.B:

  • Ermitteln von Kompetenzlücken. Ein klarer Überblick über die im Unternehmen vorhandenen und gegebenenfalls fehlenden Kompetenzen ermöglicht es Vorgesetzten und Teamleitern, Kompetenzlücken zu erkennen, zu schließen oder aber sie erst gar nicht entstehen zu lassen.
  • Planen des Personalbestands. Das Wissen um Kompetenz- und Wissenslücken innerhalb der Belegschaft ermöglicht Unternehmen die Planung zukünftiger Fortbildungs- und Entwicklungsprogramme oder hilft dabei, sich rechtzeitig um mehr Personal zu bemühen.
  • Compliance. Sicherstellen, dass man über angemessen geschultes Personal verfügt, das konform der Vorschriften arbeitet.
  • (Selbst-)Bewertung der Leistung. Qualifikationsmatrizen ermöglichen es Vorgesetzten, die Leistung von Teammitgliedern zu beurteilen und es ermöglicht Mitarbeiter*innen, eine Selbsteinschätzung ihrer Kompetenzen und Kenntnisse vorzunehmen.
  • Nachfolgeplanung. Qualifikationsmatrizen können helfen, Personen und ihre Kompetenzen zu identifizieren, die mit kritischen Rollen in einem Unternehmen verbunden sind.
  • Karriereentwicklung. Qualifikationsmatrizen können Mitarbeiter*innen ein klares Verständnis der Kompetenzen und Kenntnisse vermitteln, die sie entwickeln müssen, um in ihrer Karriere voranzukommen.
  • Zuweisung von Ressourcen. Wenn Unternehmen die Kompetenzen und Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter*innen kennen, können sie ihre Ressourcen effizienter einsetzen und sicherstellen, dass Aufgaben jeweils den Personen mit den richtigen Kompetenzen und Fähigkeiten zugewiesen werden.
  • Vermeiden von Überqualifizierung. Mit einem vollständigen Überblick über die Kompetenzen, die die Mitarbeiter*innen bereits besitzen, kann man sich ausschließlich auf die Entwicklung der-/diejenigen konzentrieren, die das Unternehmen noch zusätzlich benötigt. So können die Ressourcen besser zugewiesen und teure Überqualifizierung vermieden werden.

Möchten Sie mehr über Qualifikationsmatrizen erfahren? Lesen Sie unseren Blog „Alles, was Sie über Qualifikationsmatrizen wissen müssen“. Sie bekommen dan einen eingehenden Einblick in die Funktionsweise von Qualifikationsmatrizen, warum sie wichtig sind und welche Vorteile man als Unternehmen aus ihrer Verwendung ziehen kann.

Qualifikationsmatrizen-Beispiele

Zahlreiche Beispiele für Excel-basierte Qualifikationsmatrizen stehen auf unserer Website im Abschnitt „Vorlagen“ zur Verfügung. Hier gibt es branchen- und rollenspezifische Excel-basierte Qualifikationsmatrizen, die mit den gängigsten Zertifizierungen und Kompetenzen versehen sind, die man für einen reibungslosen Ablauf in seinem Unternehmen benötigt. Wenn man gefunden hat, was man sucht, kann man sie kostenlos und ohne weitere Bedingungen herunterladen.

Mit unseren kostenlosen Vorlagen für die Bereiche Instandhaltung, Cybersicherheit und schlanke Produktion erhält man beispielsweise einen klaren Überblick darüber, welche Kompetenzen in einem Unternehmen in diesen Branchen oder Sektoren vorhanden sind und welche u.U. noch fehlen.

Mit diesen Informationen kann man einen Plan entwickeln und umsetzen, der sicherstellt, dass die Kompetenzen, Zertifizierungen und Qualifikationen der Mitarbeiter*innen aktuell, vollständig, konform und zukunftssicher sind.

ultimativer Qualifikationsmatrix-Leitfaden für Excel

Kapitel 2 – Erstellen einer Qualifikationsmatrix Copied

Das Erstellen einer Qualifikationsmatrix ist ein relativ einfacher Prozess. Hier lässt sich nachvollziehen, was man dafür zunächst benötigt. Wenn man diese Informationen erfasst hat, kann man seine Excel-basierte Qualifikationsmatrix damit vervollständigen.

Was man zunächst braucht

  • Identifizieren der Rollen und Positionen im Unternehmen. Man sollte alle Stellenbezeichnungen und Positionen auflisten, die es im Unternehmen gibt. Je nach Umfang der Qualifikationsmatrix kann dies bedeuten, dass man eine Liste aller Mitarbeiter*innen oder nur der Mitarbeiter*innen in bestimmten Teams erstellt.
  • Definieren der Kompetenzen, die für jede Rolle erforderlich sind. Welche Kompetenzen, Zertifizierungen oder andere Qualifikationen sind erforderlich, damit eine Person in einer bestimmten Rolle erfolgreich sein kann? Zu den Kompetenzen können technische Fähigkeiten, Soft Skills und Kenntnisse über bestimmte Werkzeuge oder Systeme gehören.
  • Erstellen eines Kompetenzinventars. Ein Kompetenzinventar bewertet die Fähigkeiten, Kompetenzen und Zertifizierungen, über die die derzeitigen Mitarbeiter*innen verfügen. Kompetenzinventare können durch Befragungen, Selbsteinschätzungen oder Beurteilungen durch Vorgesetzte erstellt werden. Jede weitere Spalte steht für eine spezifische Kompetenz.
  • Definieren von Kompetenzniveaus für jede Kompetenz. Gängige Methoden zum Definieren von Kompetenzniveaus sind numerische Skalen und beschreibende Begriffe (z. B. „Anfänger“, „Fortgeschrittener“ und „Könner“). Die genaue Methode bleibt jedem Unternehmen überlassen. Es ist jedoch wichtig, dass man dieselbe Methode für alle Kompetenzen in der Qualifikationsmatrix verwendet und dabei klar und konsistent vorgeht.
  • Zuordnen der Kompetenzen der Mitarbeiter*innen zu den Stellenanforderungen. Sobald man ein Kompetenzinventar erstellt hat, kann man es für den Abgleich der Kompetenzen der Mitarbeiter*innen mit den für ihre Rolle erforderlichen Kompetenzen verwenden. Auf diese Weise kann man etwaige Lücken bei den Kenntnissen oder Fähigkeiten erkennen, die geschlossen werden müssen.

Wie man die Daten in die Qualifikationsmatrix einpflegt

Man kann mit den oben genannten Informationen beginnen, um die Excel-Datei zu vervollständigen:

  1. In der ersten Spalte trägt man alle relevanten Namen der Mitarbeiter*innen ein.
  2. In der zweiten Spalte gibt man die Berufsbezeichnung der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters an.
  3. In jeder folgenden Spalte gibt man eine bestimmte Kompetenz, Qualifikation, Zertifizierung oder Fähigkeit an. In jede Zeile trägt man die Kompetenzstufe ein, die der jeweiligen Mitarbeiterin bzw. dem jeweiligen Mitarbeiter entspricht.

Sobald die Excel-basierte Qualifikationsmatrix mit diesen Daten ausgestattet ist, sieht sie so aus wie in der Abbildung oben. Wie man sieht, entspricht jede Zeile einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter. Wenn man die Zeilen durchgeht, kann man leicht erkennen, über welche Kompetenzen diese Mitarbeiter*innen verfügen und über welche nicht.

Kapitel 3 – Bewertungssysteme der Qualifikationsmatrix Copied

Im vorangegangenen Kapitel haben wir uns kurz mit der Definition von Kompetenzniveaus für die in der Qualifikationsmatrix aufgeführten Kompetenzen befasst. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun. Im Folgenden werden zwei der gebräuchlichsten Methoden zur Bewertung einer Qualifikationsmatrix vorgestellt.

Numerische Bewertung

Die naheliegendste Methode zur Bewertung einer Qualifikationsmatrix besteht darin, den Fertigkeiten oder Kompetenzen einen numerischen Wert zuzuweisen. Diese Werte sollten das Niveau der erforderlichen Kompetenz widerspiegeln und können auf einer Skala von 1 bis 5 basieren, wobei 1 für ein grundlegendes Kompetenzniveau und 5 für ein Expertenniveau steht. Man kann auch Faktoren wie die Bedeutung der Fertigkeit für die Aufgabe oder den Umfang der zum Erreichen der Kompetenz erforderlichen Weiterbildung berücksichtigen.

Wie bereits in Kapitel 2 erwähnt, bleibt es dem jeweiligen Unternehmen überlassen, wie man die numerische Bewertung handhaben möchte. Die beste Methode ist diejenige, die am sinnvollsten ist und zu einer einfach zu verwendenden und verständlichen Qualifikationsmatrix führt.

Es ist jedoch wichtig, ein objektives und konsistentes Bewertungssystem zu schaffen. Dies erreicht man , indem man die Punktwerte der Kompetenzstufen klar definiert und anhand konkreter Beispiele veranschaulicht, wie die einzelnen Kompetenzstufen in der Praxis aussehen.

Wenn man kein numerisches Bewertungssystem verwenden möchte, kann man auch Symbolsätze verwenden, um die Kompetenzniveaus im Unternehmen oder Team visuell darzustellen.

Symbolsätze für Qualifikationsmatrizen

Excel bietet eine Reihe von Funktionen, anhand derer sich Kompetenzlücken leicht identifizieren lassen. Wir haben festgestellt, dass die Verwendung von Formatierungsregeln und die in Excel integrierten Symbolsätze am effektivsten sind.

Verwendung von Symbolsätzen

Mithilfe der Symbolsätze in Microsoft Excel kann man Daten auf der Grundlage der Werte in einem Zellbereich visuell hervorheben. Mit Hilfe von Symbolsätzen kann man schnell und einfach wichtige Informationen hervorheben und Trends in den Daten erkennen. Zum Beispiel kann ein grünes Häkchen anzeigen, dass ein(e) Mitarbeiter*in eine bestimmte Kompetenz beherrscht, während ein rotes X anzeigt, dass ein(e) Mitarbeiter*in nicht über eine bestimmte Kompetenz verfügt.

So verwendet man die Symbolsätze:

  • Man wählt den Zellbereich aus, auf den man einen Symbolsatz anwenden möchte.
  • Man wählt die Registerkarte „Start“ und dann „Bedingte Formatierung“ in der oberen Multifunktionsleiste.
  • Man wählt „Symbolsätze“ aus und dann den gewünschten Symbolsatz. Excel bietet mehrere vordefinierte Sätze zur Auswahl an.
  • Man legt die Schwellenwerte für jedes Symbol fest, indem man auf den Pfeil neben dem Symbolsatz klickt und „Regeln verwalten“ selektiert. Hier kann man die Werte auswählen, die den einzelnen Symbolen im Satz entsprechen sollen. So kann man z. B. ein grünes Häkchen für Werte größer oder gleich 80, ein gelbes Ausrufezeichen für Werte zwischen 60 und 79 und ein rotes Kreuz für Werte unter 60 vergeben. Diese Werte entsprechen den Kompetenzniveaus der Mitarbeiter für bestimmte Kompetenzen.
  • Nachdem man den Symbolsatz ausgewählt und die Schwellenwerte festgelegt hat, klickt man auf „OK“, um die Formatierung auf den ausgewählten Zellbereich anzuwenden.
  • Der Symbolsatz wird nun auf die Daten angewendet und man sieht die entsprechenden Symbole neben jedem Wert in dem Bereich. Man kann das Aussehen der Symbole anpassen, indem man ihre Farbe, Größe oder Form ändert oder einen anderen Symbolsatz verwendet.

Nachdem man die Symbolsätze für die Kompetenzstufen erstellt hat, kann man damit beginnen, den Zellen Formeln hinzuzufügen, die bei der Durchführung bestimmter Aufgaben helfen, z. B. bei der Suche nach Summen oder einzelnen Mitarbeiter*innen mit bestimmten Kompetenzen.

Kapitel 4 – Verwenden der Qualifikationsmatrix Copied

Nun, da man eine solide Grundlage für eine Excel-basierte Qualifikationsmatrix hat und alle erforderlichen Informationen, Formeln und Symbole hinzugefügt hat, kann man seine Qualifikationsmatrix für eine Vielzahl von Zwecken verwenden. Als Erstes eine der wichtigsten Anwendungen: Ermitteln von Kompetenzlücken.

Werfen wir jedoch zunächst einen Blick auf das Konzept der Kompetenzlücke und die Herausforderungen, die sich daraus für Unternehmen ergeben.

Was ist eine Kompetenzlücke?

Der Begriff „Kompetenzlücke“ bezieht sich auf die Differenz zwischen den Kompetenzen, die Unternehmen oder Teams benötigen, und den Kompetenzen, über die diese Unternehmen oder Teams derzeit verfügen. Kompetenzlücken können aus verschiedenen Gründen entstehen, z. B. aufgrund mangelnder Erfahrung in bestimmten Bereichen oder aufgrund veralteter Qualifikationen oder Zertifizierungen, die Mitarbeiter daran hindern, bestimmte Rollen, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zu übernehmen.

Kompetenzlücken sind eine Herausforderung für jedes Unternehmen, insbesondere aber für Unternehmen, die auf hoch qualifizierte Arbeitskräfte angewiesen sind, die nur schwer zu ersetzen sind. Wenn man rechtzeitig Maßnahmen ergreift, um Kompetenzlücken zu schließen oder erst gar nicht entstehen zu lassen, verbessert man die betriebliche Effizienz, die Produktivität, die Mitarbeiterzufriedenheit, die Sicherheit am Arbeitsplatz sowie die regulatorische Compliance.

Nachdem man die Symbolsätze und Eingabeformeln formatiert hat, kann man die Qualifikationsmatrix zum Ermitteln von Kompetenzlücken verwenden.

Zunächst müssen drei neue Zeilen zur Qualifikationsmatrix hinzugefügt werden. Und zwar unter dem/der letzten Mitarbeiter*in in der zweiten Spalte der Matrix.

Man sollte sie kennzeichnen als:

Berechnen einer Kompetenzlücke

Eine Kompetenzlücke ist das erreichte Kompetenzniveau abzüglich des erforderlichen Kompetenzniveaus.

Zum Ermitteln der Kompetenzlücken werden die Zahlen in den Zellen „Erforderlich“ von den Zahlen in den Zellen „Ist“ subtrahiert. Vier der Mitarbeiter*innen verfügen über die erforderlichen Kompetenzen, während nur drei benötigt werden. Daraus ergibt sich eine „positive“ Kompetenzlücke, die durch eine grüne Zelle gekennzeichnet ist, d.h. es gibt eine(n) zusätzliche(n) kompetente(n) Mitarbeiter*in in dieser Kategorie.

Die folgende Formel subtrahiert automatisch die Zahlen in den Spalten. In diesem Beispiel nehmen wir an, dass wir eine Kompetenzlücke in Spalte C festgestellt haben. In diesem Fall würde man in der Formelzeile für die Zelle „Lücke“ folgende Formel eingeben: „=C1-C2“.

Im folgenden Beispiel ist das erforderliche Niveau für dieses Team von Ingenieuren gleich 10, d.h. alle Teammitglieder müssen über einen Ingenieurabschluss verfügen. Jared und Rachel verfügen jedoch nicht über das erforderliche Qualifikationsniveau, daher die Differenz von -2 für diese Kompetenz.

So verwendet man die Qualifikationsmatrix

Die Qualifikationsmatrix hilft nicht nur beim Ermitteln von Kompetenzlücken, sondern gibt auch Aufschluss über die Kompetenzen, die für einen Prozess, ein Projekt oder ein Team erforderlich sind. Anhand dieser Informationen können Trainingspläne entwickelt werden.

  • Trainingspläne bzw. Fortbildungen entwickeln. Wenn man sich auf bestimmte Fähigkeiten und Wissensbereiche konzentriert, in denen die Mitarbeiter*innen eine Fortbildung benötigen, kann man effektivere Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten anbieten.
  • Unterstützen der Karriereentwicklung. Durch die Ermittlung der Kompetenzen und Kenntnisse, die für die verschiedenen Rollen im Unternehmen erforderlich sind, kann man seine Mitarbeiter*innen dabei unterstützen, die Fertigkeiten zu entwickeln, die sie für ihre zukünftige Karriere benötigen.
  • Leistungsmanagement. Durch die Festlegung klarer Erwartungen an die Kompetenzen und Kenntnisse, die für jede Rolle erforderlich sind, kann die Leistung der Mitarbeiter*innen an diesen Erwartungen gemessen werden.
  • Nachfolgeplanung. Durch die Ermittlung der Kompetenzen und Kenntnisse, die für die verschiedenen Rollen im Unternehmen erforderlich sind, können potenzielle Nachfolger identifiziert und Pläne für einen reibungslosen Übergang entwickelt werden, wenn wichtige Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen.


Kapitel 5 – Erweiterte Formeln für die Qualifikationsmatrix Copied

Nachdem man die Qualifikationsmatrix erstellt und schon eingesetzt hat, kann man sie nun weiter verfeinern. Es gibt eine Reihe von Excel-Formeln, mit denen man bestimmte Aufgaben ausführen kann, z. B. Summen bilden oder einzelne Mitarbeiter*innen mit bestimmten Kompetenzen finden.

Da Qualifikationsmatrizen grundlegende Excel-Kenntnisse voraussetzen, gehen wir davon aus, dass Sie mit dem Hinzufügen von Formeln zu Zellen vertraut sind, sodass wir uns auf die Formeln und ihre Verwendung konzentrieren können.

In diesem Abschnitt wird davon ausgegangen, dass die Mitarbeiter in Spalte A und die Berufsbezeichnungen in Spalte B aufgelistet sind, wobei die Kompetenzen in C3-K3 aufgeführt sind.

ZAEHLENWENN

Man kann ZAEHLENWENN verwenden, um zu zählen, wie oft eine bestimmte Fähigkeit oder Kompetenz in der Qualifikationsmatrix vorkommt.

Um beispielsweise zu zählen, wie oft die Kompetenz „Auditor“ in Zeile 3 vorkommt, verwendet man folgende Formel: =ZAEHLENWENN(C3:K3,“Projektmanagement“).

Das Ergebnis ist die Anzahl der Vorkommen des Wortes „ISO“ in Zeile 3 (die vorhandenen Kompetenzen).

Sie können sich hier auch ein kurzes Videotutorial dazu ansehen.

SUMMEWENN

Mit SUMMEWENN kann man berechnen, wie oft ein Teammitglied über eine bestimmte Kompetenz verfügt.

Angenommen, man möchte berechnen, wie viele Kompetenzen ein Mitarbeiter namens John in Zeile 3 besitzt. Dann verwendet man folgende Formel: =SUMMEWENN(C3:K3, „x“). Dies ergibt die Gesamtzahl der Kompetenzen, über die John in Zeile 3 verfügt.

Sie können sich hier auch ein kurzes Videotutorial dazu ansehen.

MITTELWERT

Mit der Formel MITTELWERT kann man das durchschnittliche Kompetenzniveau eines Teams ermitteln und feststellen, ob es sich im Laufe der Zeit verbessert hat.

Zu diesem Zweck berechnet die Formel MITTELWERT den Mittelwert eines Bereichs von Zellen.

Um beispielsweise das durchschnittliche Kompetenzniveau für eine Kompetenz zu berechnen, kann man folgende Formel verwenden: =MITTELWERT(D4:D13). Dies ergibt die durchschnittliche Kompetenzstufe für die Kompetenz in Spalte D.

VLOOKUP

Mit der Funktion VLOOKUP sucht man einen Wert in einer Tabelle und erhält einen entsprechenden Wert in derselben Zeile. Auf diese Weise kann man die Kompetenzstufe eines Teammitglieds anhand seines/ihres Namens oder seiner/ihrer ID-Nummer ermitteln.

Wenn man beispielsweise die Kompetenzstufe von John anhand seines Namens in Spalte A ermitteln möchte, kann man folgende Formel verwenden: =VLOOKUP(„John“,A2:B10,2,FALSE). Das Ergebnis ist die Kompetenzstufe von John in Spalte B.

Sie können sich hier auch ein kurzes Videotutorial dazu ansehen.

INDEX/VERGLEICH

INDEX/VERGLEICH ist nützlich, um die Kompetenzstufe eines Mitarbeiters / einer Mitarbeiterin anhand seines/ihres Namens oder seiner/ihrer ID-Nummer zu finden und dann die entsprechende Kompetenzbeschreibung zurückzugeben, z. B. Anfänger, Mittelstufe oder Fortgeschritten (oder einen numerischen Wert, je nachdem, wie man die Kompetenzstufe definiert, wie in Kapitel 2 beschrieben).

Wenn man beispielsweise die Beschreibung der Kompetenzen von John anhand seines Namens in Spalte A finden möchte, kann man folgende Formel verwenden: =INDEX(C2:C10,VERGLEICH(„John“,A2:A10,0)).

Dies gibt die Beschreibung von Johns Kompetenzen in Spalte C zurück.

Erstellen von Pivot-Tabellen

Wenn man in Excel mit großen Datenmengen arbeitet, kann man Pivot-Tabellen verwenden, um Informationen schnell und einfach zu organisieren und zu analysieren.

Um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, markiert man die gewünschten Daten in der Tabellenkalkulation, klickt auf Registerkarte einfügen und wählt Pivot-Tabelle. Die Felder, die man einbeziehen möchten, und alle Berechnungen, die man durchführen möchte, können in diesem Menü ausgewählt werden.

Pivot-Tabellen eignen sich hervorragend zum Gruppieren von Daten nach Kategorien, wie z. B. Abteilung oder Kompetenz, und zum Berechnen von Statistiken, wie z. B. Durchschnittswerten oder Gesamtsummen. Darüber hinaus bieten sie eine effektive Möglichkeit, Daten so darzustellen, dass sie leicht zu interpretieren sind.

Ein kurzes Videotutorial zum Erstellen von Pivot-Tabellen gibt es hier.

Verwenden von Makros

Makros sind ein effizientes und effektives Mittel, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Mit Excel-Makros kann man Daten aus einer Qualifikationsmatrix schnell extrahieren, ohne die Daten manuell filtern, sortieren und berechnen zu müssen.

Um ein Makro in Excel zu erstellen, muss man zunächst die Registerkarte „Entwickler“ in der Multifunktionsleiste aktivieren. Dann wählt man „Makro aufzeichnen“, um die einzelnen Aktionen aufzuzeichnen, damit das Makro sie abspielen und schnell und einfach Daten aus der Qualifikationsmatrix extrahieren kann.

Mit Makros kann man alltägliche Aufgaben, die früher viel Zeit in Anspruch genommen haben, mit nur einem Klick erledigen.

Sie können sich hier auch ein kurzes Videotutorial zur Nutzung von Makros ansehen.

Daten in andere Programme exportieren

Das Exportieren von Daten ist eine großartige Möglichkeit, mehr aus einer Excel-basierten Qualifikationsmatrix herauszuholen.

Durch das Senden von Daten an andere Programme, wie z. B. Datenbanken oder Statistiksoftware, kann man Daten weiter analysieren oder in verschiedenen Formaten mit anderen teilen.

Um Daten aus einer Excel-Tabelle zu exportieren, verwendet man die Funktion „Speichern unter“ und wählt das gewünschte Format, z. B. CSV, XLSX oder TXT. Dies erleichtert die Arbeit mit den Daten außerhalb von Excel und kann man noch mehr aus der Qualifikationsmatrix herausholen.


Kapitel 6 – Best Practices für Qualifikationsmatrizen Copied

Abschließend einige Tipps, Tricks und Best Practices für Qualifikationsmatrizen, die dabei helfen, die jeweilige Excel-basierte Qualifikationsmatrix benutzerfreundlicher zu gestalten.

  • Und zwar zugunsten einer einfacheren Navigation. Man verwendet die Funktion „Bereiche fixieren“, damit die Spalten- und Zeilenüberschriften beim Scrollen in der Qualifikationsmatrix sichtbar bleiben.
  • Für mehr Konsistenz. Man verwendet die Funktion „Datenüberprüfung“, um sicherzustellen, dass die in die Matrix eingegebenen Daten korrekt und konsistent sind. Man kann z.B. anhand der Datenüberprüfung sicherstellen, dass für die Kompetenzniveaus nur Zahlen zwischen 1 und 5 eingegeben werden.
  • So hält man seine Qualifikationsmatrix auf dem neuesten Stand. Man verwendet „Bedingte Formatierung“, um Zellen zu markieren, die in letzter Zeit nicht aktualisiert wurden. Dies wird helfen, die Zellen zu identifizieren, die aktualisiert werden müssen.
  • So stellt man sicher, dass die Daten korrekt bleiben. Man verwendet die Funktion „Blatt schützen“, um zu verhindern, dass andere Personen versehentlich Informationen in der Qualifikationsmatrix löschen oder ändern.
  • Zugunsten der Lesbarkeit und Übersichtlichkeit der Qualifikationsmatrix. Man verwendet Abkürzungen für Kompetenzen. Man kann z. B. „PM“ verwenden anstelle von „Projektmanagement“.

 

Kapitel 7 – Herausforderungen beim Erstellen und Verwenden von Qualifikationsmatrizen Copied

In diesem Kapitel befassen wir uns mit einigen der häufigsten Herausforderungen, mit denen Anwender beim Erstellen und Verwenden von Qualifikationsmatrizen konfrontiert werden.

Definition von Fertigkeiten und Kompetenzen

Die Definition der Fertigkeiten und Kompetenzen, die für eine Stelle erforderlich sind, kann sich als schwierig erweisen, insbesondere dann, wenn es in einem Unternehmen eine große Vielfalt von Rollen gibt oder wenn ein Unternehmen sehr technische oder spezifische Fertigkeiten benötigt.

Daten erfassen

Das Erfassen von Daten über die Kompetenzen und Kenntnisse der Mitarbeiter kann zeitaufwändig und komplex sein, insbesondere in größeren Unternehmen. Es kann Umfragen, Beurteilungen oder Interviews umfassen und erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung.

Aufrechterhaltung der Genauigkeit

Qualifikationsmatrizen müssen regelmäßig aktualisiert werden, um Veränderungen im Unternehmen widerzuspiegeln und ihre Genauigkeit zu gewährleisten. Dies erfordert einen kontinuierlichen Aufwand an Zeit und Ressourcen.

Sichere Datenverwaltung

Das Sammeln und Speichern von Daten über die Kompetenzen und das Wissen der Mitarbeiter erfordert eine sorgfältige Verwaltung, um den Datenschutz und die Sicherheit zu gewährleisten. Die richtige Kompetenzmanagementlösung übernimmt diese Aufgabe. AG5 zum Beispiel hat extrem strenge Cybersecurity-Screenings von 86 unserer wichtigsten Kunden bestanden, beschäftigt vollständig zertifizierte IT-Sicherheitsmitarbeiter und ist ISO 27001-konform für Software-as-a-Service.

Akzeptanz sicherstellen

Mitarbeiter*innen und Vorgesetzte müssen den Zweck von Qualifikationsmatrizen verstehen und wissen, wie sie eingesetzt werden. Es kann eine Herausforderung sein, die Zustimmung aller Beteiligten zu erhalten, insbesondere wenn die Mitarbeiter*innen den Prozess als bedrohlich oder in ihre Privatsphäre eingreifend empfinden.

Integration in andere Systeme

Qualifikationsmatrizen müssen in andere HR-Systeme integriert werden, z. B. in das Leistungsmanagement oder die Aus- und Weiterbildung, um sicherzustellen, dass sie die Unternehmensergebnisse wirksam unterstützen. In Kapitel 8 wird näher darauf eingegangen, wie Excel-basierte Qualifikationsmatrizen effektiv in Kompetenzmanagementlösungen integriert werden können.

Kapitel 8 – Integration von Qualifikationsmatrizen in Kompetenzmanagementlösungen Copied

Die Skills Management Software von AG5 verbindet benutzerfreundliche Qualifikationsmatrizen mit einem intuitiven Leistungsmanagement, sodass Vorgesetzte und Mitarbeiter*innen die volle Verantwortung für ihre Entwicklung übernehmen können.

Das bedeutet allerdings, dass man sich von Excel-Matrizen verabschieden muss. Das Ergebnis ist jedoch eine einfachere und effizientere Methode zur Verwaltung der Kompetenzen, Zertifizierungen und Qualifikationen der Mitarbeiter*innen, die die Gesamtleistung steigert.

Um eine Excel-basierte Qualifikationsmatrix erfolgreich in eine Kompetenzmanagementlösung zu integrieren, sind folgende Schritte erforderlich:

  • Importieren der Daten aus der Excel-basierten Qualifikationsmatrix in AG5. Darauf achten, dass alle Daten korrekt und aktuell sind. Dadurch kann AG5 einen umfassenden Überblick über die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter*innen geben.
  • Leistungsziele festlegen. Mit den Qualifikationsmatrizen von AG5 kann man Leistungsziele für alle Mitarbeiter*innen festlegen, die auf den Fähigkeiten und Kompetenzen basieren, die für die jeweilige Funktion erforderlich sind. Auf diese Weise kann man sicherstellen, dass die Leistung der Mitarbeiter*innen mit der Leistung des Unternehmens übereinstimmt. Darüber hinaus erhalten die Mitarbeiter*innen die Kontrolle über ihre eigene Entwicklung, indem sie ihre Kompetenzen mit Hilfe von Selbsteinschätzungen und anderen hilfreichen Hilfsmitteln verwalten.
  • Identifizieren von Kompetenzlücken und Fortbildungsbedarf. Durch die Kombination von intuitiven Dashboards mit einfach zu verwendenden und zu verwaltenden Qualifikationsmatrizen kann man die Weiterbildungs- und Entwicklungsaktivitäten der Mitarbeiter*innen leicht verfolgen und verwalten.
  • Regelmäßige Überwachung der Fortschritte. Wie bereits erwähnt, erfordert der Einsatz von Qualifikationsmatrizen sowie der Performance Management Software einen entsprechenden Zeit- und Ressourcenaufwand. Diese Investition ermöglicht es jedoch, fundierte Entscheidungen zur Personalentwicklung und Nachfolgeplanung zu treffen und sicherzustellen, dass die Teams und das Unternehmen für den zukünftigen Erfolg gerüstet sind.

 

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Original version | November 2, 2023

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