Machen Sie interne Audits mit diesen 10 Tipps zu einem Erfolg

Ein internes Audit ist ein praktisches Qualitätsmanagement-Tool zur Kontrolle und Verbesserung wichtiger Betriebsabläufe. Es zeigt an, was gut und was weniger gut läuft und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. In diesem Artikel stellen wir 10 nützliche Tipps vor, die Ihnen helfen sollen, jedes interne Audit zu einem durchschlagenden Erfolg zu machen.

 

Warum ein internes Audit durchführen?

Ein internes Audit ist eine Untersuchung innerhalb einer Organisation über den ordnungsgemäßen und zuverlässigen Ablauf betrieblicher Prozesse. Wie der Name bereits sagt, wird ein internes Audit von Personen durchgeführt, die bei der untersuchten Organisation selbst angestellt sind.

Ein internes Audit kann sich auf einen oder mehrere Prozesse konzentrieren und zeichnet sich dadurch aus, dass die Untersuchung systematisch, strukturiert und diszipliniert durchgeführt wird.

 

Ein internes Audit kann aus mehreren Gründen nützlich und wertvoll sein.

  • Die durch interne Audits gewonnenen Erkenntnisse bieten Ihnen eine konkrete Möglichkeit zur Verbesserung von Betriebsabläufen.
  • Dank einer zusätzlichen Qualitätskontrolle erhalten Sie mehr Einblick in operative und strategische Verbesserungspunkte, die Ihre Abläufe auf ein höheres Qualitätsniveau heben.
  • Ein internes Audit gibt Ihnen einen besseren Überblick über Einsparmöglichkeiten.
  • Wenn Sie regelmäßige interne Audits durchführen, zeigen Sie Ihrer eigenen Organisation und der Außenwelt, dass Sie Qualitätskontrollen ernst nehmen.

 

In diesem Blog können Sie mehr über die Art und Nützlichkeit interner Audits lesen.

 

Tipps für erfolgreiche interne Audits

Im Idealfall ist ein internes Audit mehr als nur ein Kontrollmittel. Bei ordnungsgemäßer Durchführung ist es nämlich auch ein wertvolles Verbesserungsinstrument. Profitieren Sie von den nachfolgenden Tipps, um ein internes Audit zu einer Erfolgsgeschichte mit bleibenden Ergebnissen zu machen.

 

1. Setzen Sie ein festes Ziel

Der Wert eines internen Audits erhöht sich deutlich, wenn man sich vorher feste Ziele setzt. Wenn man ein klares Ziel hat, wird es viel einfacher, einen guten Prüfplan zu erstellen.

 

Stellen Sie sich bei der Formulierung eines Ziels insbesondere folgende Fragen:

  • Was werde ich tun?
  • Warum werde ich das Audit durchführen? Liegt der Fokus vor allem auf der Verbesserung von Betriebsabläufen, der Minimierung von Risiken oder der Senkung von Kosten?

 

2. Grundlage und Autorität erzeugen

Ein gutes internes Audit ist mehr als eine reine Pflichtübung. Eine passende Grundlage innerhalb der Organisation (von der Management- bis zur Personalebene) ist daher eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg. Sie schaffen eine Grundlage, indem Sie einen Revisor mit Autorität ernennen. Eine solche Person ist offen, ehrlich, diplomatisch, kulturell sensibel, beharrlich und entscheidungsfreudig.

 

3. Setzen Sie Prioritäten

Ein gutes internes Audit verschafft Ihnen viele Informationen. Um den Überblick zu behalten und zu verhindern, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht, sollten Prioritäten gesetzt werden. Bestimmen Sie anhand Ihrer Audit-Ziele, welche Prozesskomponenten oder Risiken die größte Aufmerksamkeit verdienen.

 

4. Stellen Sie die richtigen Fragen

Ein erfolgreiches Audit steht und fällt mit dem Stellen der richtigen Fragen. Denken Sie also schon in einem frühen Stadium gut und konzentriert über diesen Punkt nach.

 

Beispiele für gute Fragen im Bereich der Prozessoptimierung sind:

  • Was machen Sie gerade?
  • Wie verläuft ein Prozess von Anfang bis Ende?
  • Wo befinden sich die wichtigsten wunden Punkte, Engpässe und Risiken?
  • Welche (Produktions-)Ziele habe ich formuliert und wie erreiche ich sie?
  • Wie überwachen wir Vereinbarungen zur Prozesseinrichtung?
  • Mit welchen Verfahren und Anweisungen können wir Betriebsabläufe gut verwalten und Vereinbarungen einhalten?
  • Was läuft nach Ansicht der Arbeitnehmer gut und was weniger gut?

 

5. Die beteiligten Personen bestimmen

Legen Sie im Voraus fest, wen Sie in die Durchführung interner Audits miteinbeziehen werden. Wenn Sie eine gute Planung erzeugen, können die beteiligten Parteien sich entsprechend einstellen. Welche Mitarbeiter Sie an einem internen Audit beteiligen, hängt zum Teil von der Anzahl der Mitarbeiter, Abteilungen und Filialen innerhalb Ihrer Organisation ab.

Ein guter Überblick über die Beteiligten gibt Ihnen ein genaueres Bild vom „Umfang” des Audit. Er macht aber auch deutlich, wie viel Zeit benötigt wird, um mit allen Beteiligten zu sprechen.

6. „Wertschätzendes“ Prüfen

Ein internes Audit ist mehr als nur ein Kontrollmittel. Und es ist ganz sicher kein reines Abfragen. Wenn Sie trotzdem einen derartigen schulischen Ansatz verfolgen möchten, führt dies schnell zu einer einseitigen Konzentration auf Dinge, die nicht gut laufen. Dadurch erzeugen Sie letztendlich eine negative Atmosphäre, die dazu führen kann, dass sich die Mitarbeiter in ihre Schale verkriechen und weniger offen sind, wenn es um Antworten und wertvolle Rückmeldungen geht.

„Wertschätzendes Prüfen” ist für gewöhnlich eine bessere Strategie. Im Rahmen wertschätzender Prüfungen fragen Sie viel mehr nach positiven Punkten und ermutigen die befragten Mitarbeiter, gemeinsam mit Ihnen über Veränderungen nachzudenken. Das Ergebnis sind zielgerichtete Verbesserungen unter Beibehaltung der bereits vorhandenen Stärken eines Prozesses.

 

7. An den richtigen Ton denken

Der Ton macht die Musik. Diese Tatsache gilt auch bei der Durchführung interner Audits.

Formulieren Sie als Auditor eventuelle Kritikpunkte und Verbesserungsvorschläge auf konstruktive Weise und denken Sie weiterhin kritisch nach. Nicht umsonst heißt es in bestimmten Normen, dass Prüfer „ein professionelles Urteilsvermögen anwenden und sich nicht zu frenetisch auf die spezifischen Anforderungen der einzelnen Punkte der geprüften Norm konzentrieren“ sollen.

 

8. Formulieren Sie Verbesserungsvorschläge auf verständliche Weise

Es ist wichtig, dass eventuelle Verbesserungsvorschläge auf klaren evidenzbasierten, überprüfbaren Erkenntnissen basieren. Formulieren Sie Verbesserungsvorschläge außerdem so, dass sich die Mitarbeiter mit ihnen identifizieren können. Dadurch erhöhen Sie die Chancen auf maximalen Erfolg.

 

9. Interne Audits in Themen einteilen

Ein internes Audit hat oft einen breiten Anwendungsbereich, weil man einen möglichst großen Bereich abdecken möchte. Das kann sich aber auch negativ auswirken. Wenn ein internes Audit zu umfassend wird, verliert es nämlich an Tiefe.

Die Lösung: Audits in Themen einteilen. Wenn Sie das Audit in mehrere Themen und Bereiche aufteilen, können Sie die Themen abwechslungsreicher gestalten und jedem Teilbereich mehr Tiefe geben. Außerdem erhalten sowohl der Auditor als auch alle befragten Mitarbeiter mehr Raum, um weitere Fragen zu stellen.

 

10. Wahl der richtigen Werkzeuge

Mithilfe der richtigen Werkzeuge führen Sie ein internes Audit auf gute und entspannte Art und Weise durch.

Die Kompetenzverwaltungssoftware von AG5 ist ein Beispiel für ein solches digitales Werkzeug. Alle Informationen, die der Prüfer benötigt – z.B. die Fertigkeiten, Aufgaben und Zertifikate der Mitarbeiter – können direkt und von einer zentralen Umgebung aus abgerufen werden. Sie müssen also nicht mehr Dutzende oder Hunderte von Dokumenten durchforsten, um die Informationen zu finden, die Sie für ein Audit benötigen.

 

Auf ein erfolgreiches Audit!

Ein gutes internes Audit hat viele Vorteile. Um das Beste aus dieser bewährten Form der Qualitätskontrolle herauszuholen, sind eine gute Planung, die richtige Denkweise, die Unterstützung innerhalb der Organisation und die richtigen Werkzeuge unbedingte Voraussetzungen. Nutzen Sie deshalb die obigen Tipps, um Ihr nächstes Audit zu einer Erfolgsgeschichte zu machen.

 



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