Comment commencer à utiliser les échelles d’évaluation des performances – ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire !

Qu’est-ce qu’une échelle d’évaluation des performances ?Copied

Un système d’évaluation des performances utilise une échelle mobile et vous permet d’évaluer dans quelle mesure le personnel ou les stagiaires (étudiants / stagiaires) ont maîtrisé ou intériorisé certaines connaissances, aptitudes et/ou compétences.

L’échelle mobile représente une fourchette pour un nombre quelconque de critères, par exemple :

• de  » inférieur à la moyenne  » à  » excellent « 
• d’  » insatisfaisant  » à  » très satisfaisant « , voire  » exemplaire « 
• de 0 à 10
• de  » jamais  » à  » toujours « 
• de  » débutant  » à  » expert « 
• de 0 % à 100 %

De plus, les échelles d’évaluation des performances peuvent également servir d’outil de visualisation. Un bon exemple est un système d’évaluation par étoiles allant de une à cinq étoiles, une étoile étant la note la plus basse possible et cinq étoiles la note la plus élevée.

Il est même possible d’indiquer un niveau minimum requis. Grâce à ces informations, vous pouvez voir instantanément si les compétences et les connaissances d’un membre du personnel sont supérieures au niveau minimum requis. Ou si quelqu’un a des performances inférieures à la normale.

Lors de l’évaluation des compétences non techniques – un paramètre de plus en plus important sur le lieu de travail moderne – vous pouvez même utiliser une telle échelle pour décrire la fréquence à laquelle une personne se comporte d’une certaine manière. Par exemple, les qualités de leadership, la pensée analytique, le travail innovant, la curiosité, la serviabilité, la procrastination ou l’évitement.

Mais pourquoi utiliser des échelles d’évaluation des performances ?Copied

Vous vous demandez peut-être pourquoi il est nécessaire d’attribuer une note aux niveaux de connaissances, aux aptitudes et aux compétences de votre personnel. La réponse simple à cette question est qu’il est essentiel de connaître les performances de votre personnel pour que votre entreprise reste compétitive et continue à se développer.

Mais c’est également important du point de vue de votre personnel. Ils veulent savoir où ils se situent et ce que l’on attend d’eux. Cela leur donne également un aperçu de leurs forces et de leurs faiblesses, et leur permet de savoir où concentrer leurs efforts en matière de développement de carrière.

De plus, un système d’évaluation des performances est objectif et transparent, car il est entièrement basé sur des indicateurs de performance prédéfinis. Grâce à ceux-ci, les responsables peuvent ensuite expliquer et justifier leurs décisions.

Conditions préalables aux échelles d’évaluation des performancesCopied

Vous devrez tenir compte de plusieurs facteurs lors de la mise en place d’un système d’évaluation des performances. Celles-ci détermineront en fin de compte la manière de mettre en place et de configurer vos échelles, par exemple :

• la nature des compétences et des tâches en question
• les matrices d’évaluation avec des objectifs et des critères d’évaluation pertinents
• la nature du feedback donné
• la plage d’évaluation des performances
• la gradation de l’évaluation des performances
• les critères d’évaluation des performances

Inconvénients temporaires – la baisse de l’engagementCopied

Bien que les échelles d’évaluation des performances soient utiles et largement utilisées, elles ne font pas toutes l’unanimité.

Par exemple, une étude menée par Ely Lilly a révélé une tendance intéressante immédiatement après une évaluation. De nombreux employés (80 % des personnes interrogées) ont connu une baisse importante de leur niveau d’engagement. De plus, cette baisse d’engagement s’est parfois prolongée jusqu’à trois mois après l’évaluation !

La baisse de l’engagement s’est surtout fait sentir chez les membres du personnel ayant obtenu une note de 4 ou moins sur une échelle de 1 à 5. Mais même les employés ayant obtenu une note de 5 sur 5 ont connu une légère baisse d’engagement, bien qu’ils se soient rétablis plus rapidement que leurs collègues ayant obtenu une note moins élevée.

Conseils pour un bon système d’évaluation des performancesCopied

La manière dont vous structurez votre système d’évaluation des performances dépend largement des spécificités de votre organisation. La création et l’utilisation d’une échelle seront très largement personnalisées, mais il existe plusieurs recommandations générales qui profiteront à votre organisation et vous aideront à éviter les inconvénients que nous avons mentionnés dans la section précédente.

Il est temps de passer aux principales choses à faire et à ne pas faire.

1. Soyez pertinent

Il est essentiel d’aborder les questions pertinentes lors de la mise en œuvre des échelles d’évaluation des performances. Cela permet d’éviter les distractions inutiles. Demandez-vous si votre système d’évaluation des performances aborde les questions essentielles pour votre organisation ou votre service. Vos scores vous aident-ils à prendre de meilleures décisions ?

2. Optez pour la bonne gamme

Il est important que vous choisissiez la plage et la gradation correctes pour votre échelle, c’est-à-dire les niveaux maximum et minimum et le nombre d’échelons entre les deux. Ni trop extrêmes, ni trop peu, ni trop nombreux. Si la plage est trop limitée, il ne sera pas possible de répertorier tous les niveaux de compétences et de connaissances de manière précise et complète.

De nombreux outils d’évaluation de la vieille école ne parviennent pas à établir une différenciation adéquate, ce qui conduit à des évaluations trop générales. Par exemple, un système d’évaluation utilisant une à cinq étoiles ne laisse pas beaucoup de place à la nuance. Cela masque les petites différences entre les membres du personnel et aboutit à un trop grand nombre de personnes dans la même catégorie, le plus souvent les catégories trois et quatre étoiles.

Vous pouvez éviter cette situation en mettant en œuvre une échelle avec une plus grande variation et un spectre plus large. Autrement dit, il faut éviter les étoiles ou les notes et utiliser des termes tels que  » supérieur à la moyenne  » ou  » excellent « .

3. Sélectionnez les bons mots et définitions

Le langage est essentiel à la création d’un système d’évaluation des performances. L’utilisation de mots justes et de phrases et descriptions clairement formulées minimise les préjugés et clarifie ce que vous cherchez à mesurer et à déterminer.

Des différences subtiles dans l’utilisation de la langue peuvent également avoir un effet majeur sur l’état d’esprit de votre personnel. Par exemple, écrire  » … progresse dans …  » encourage davantage le développement personnel et professionnel que d’écrire  » … n’a pas encore atteint … « . Cette dernière remarque n’est pas vraiment constructive et pourrait déconcerter le personnel, car elle implique un certain degré d’échec.

4. Soyez transparent

Dans ce contexte, la transparence signifie que les responsables doivent informer les membres du personnel de manière complète et claire. Expliquez pourquoi vous utilisez des échelles d’évaluation des performances, quels sont les critères et ce que vous ferez avec les informations. Cela permet au personnel de savoir comment la direction définit le succès.

L’utilisation d’échelles d’évaluation des performances à huis clos est l’une des plus grandes erreurs que les dirigeants puissent commettre.

La transparence implique également que vous remplaciez les évaluations annuelles par un feedback continu et des mises à jour, par exemple des évaluations trimestrielles, des rapports de performance et un coaching permanent. Cette approche permet d’éviter que les membres du personnel ne se sentent dépassés par douze mois de silence radio suivis d’une période intensive de feedback et de critique.

Les évaluations annuelles sont l’une des principales raisons des perceptions négatives et de la baisse de l’engagement à Ely Lilly que nous avons évoquées plus haut.

Une communication fréquente permet également d’éviter le sentiment de secret autour des évaluations. L’ouverture et la transparence des échelles d’évaluation des performances minimisent également tout sentiment éventuel d’arbitraire ou d’injustice.

5. Concentrez l’attention sur l’avenir

Des études ont montré que les évaluations axées sur l’avenir sont plus efficaces et mieux accueillies que celles qui se concentrent exclusivement sur les performances passées.

C’est compréhensible. Après tout, une bonne évaluation est plus qu’un simple rapport – il s’agit d’encourager le personnel à continuer à se développer et à s’améliorer.

6. Utilisez des mots au lieu de chiffres

Les mots sont souvent plus efficaces que les chiffres. Ils sont plus personnels et mettent l’accent sur les observations faites sur le comportement et les performances réelles. De plus, le feedback textuel offre beaucoup plus de possibilités de nuance qu’une note ou une évaluation sous la forme d’un nombre ou d’étoiles.

Exemples pratiquesCopied

L’université de Berkeley est un excellent exemple d’une organisation qui a appliqué la plupart des principes mentionnés ci-dessus à son système d’évaluation des performances.

Elle utilise les catégories suivantes :

• Niveau 1 : Insatisfaisant – Les performances sont constamment inférieures aux attentes dans la plupart des domaines essentiels de responsabilité, et/ou aucun progrès raisonnable n’a été réalisé en vue d’atteindre les objectifs essentiels. Des améliorations significatives sont nécessaires dans un ou plusieurs domaines importants. Un plan de correction des performances, assorti d’un calendrier, doit être défini et faire l’objet d’un suivi afin de mesurer les progrès accomplis.
• Niveau 2 : Amélioration nécessaire – Les performances n’ont pas toujours répondu aux attentes – les performances n’ont pas répondu aux attentes dans un ou plusieurs domaines essentiels de responsabilité, et/ou un ou plusieurs des objectifs les plus importants n’ont pas été atteints. Un plan de développement professionnel visant à améliorer les performances doit être joint, avec un calendrier et un suivi permettant de mesurer les progrès accomplis.
• Niveau 3 : Répond aux attentes – Les performances ont constamment répondu aux attentes dans tous les domaines essentiels de responsabilité, dépassant parfois les attentes, et la qualité du travail a été très bonne dans l’ensemble. Les objectifs annuels les plus importants ont été atteints.
• Niveau 4 : Dépasse les attentes – Les performances ont constamment dépassé les attentes dans tous les domaines essentiels de responsabilité, et la qualité du travail était globalement excellente. Les objectifs annuels ont été atteints.
• Niveau 5 : Exceptionnel – Les performances ont largement dépassé les attentes en raison de la qualité exceptionnellement élevée du travail effectué dans tous les domaines essentiels de responsabilité, ce qui s’est traduit par une qualité globale du travail supérieure ; et 1) ont inclus l’achèvement d’un objectif ou d’un projet majeur, ou 2) ont apporté une contribution exceptionnelle ou unique à l’appui des objectifs de l’unité, du service ou de l’université. Cette évaluation peut être obtenue par n’importe quel employé, même si elle n’est pas souvent attribuée.

Bien sûr, il y a beaucoup de place pour insérer des catégories supplémentaires entre les cinq niveaux définis ci-dessus. Et cela vous permet d’adapter vos échelles d’évaluation des performances aux objectifs spécifiques de votre organisation.

Assurez un suiviCopied

Les échelles d’évaluation des performances constituent une méthode utile pour déterminer objectivement les compétences existant au sein de votre organisation. Veillez à ce qu’elles soient suffisamment pertinentes, étendues et graduées. Des définitions claires sont également très importantes. Enfin, et ce n’est pas le moins important, soyez honnête, ouvert et transparent quant à leur utilisation et à leur objectif.

Pour tirer le meilleur parti de vos échelles d’évaluation des performances, il est essentiel que vous vous occupiez de l’aspect administratif d’un tel système. Le logiciel de gestion des compétences d’AG5 est un outil utile à cette fin. Vous pouvez remplacer toutes les informations enregistrées sur les compétences, les connaissances et les performances du personnel, qui sont le plus souvent sauvegardées à plusieurs endroits (probablement dans des feuilles de calcul Excel), par un système unique, centralisé et basé sur le cloud. Une fois cette étape franchie, vous pouvez attribuer des droits d’accès afin de déterminer qui peut consulter quelles informations au niveau d’un employé, d’une équipe ou d’un service.

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt est le cofondateur et le PDG d'AG5, où il met à profit plus de vingt ans d'expérience dans le domaine de l'entrepreneuriat et des logiciels en ligne.

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