Aan de slag met beoordelingsschalen? Dit is wat je moet weten

Wat is een beoordelingsschaal?Copied

Een beoordelingsschaal is een evaluatief instrument waarmee op een glijdende schaal kan worden aangegeven in welke mate kennis, vaardigheden of competenties aanwezig zijn bij een medewerker of leerling (bijvoorbeeld een student of stagiair).

Zo’n schaal bestaat uit verschillende punten die een bepaalde positie of rangorde aangeven. Denk bijvoorbeeld aan de onderstaande voorbeelden:

• van ‘zwak’ naar uitstekend;
• van ‘onvoldoende’ naar ‘ruim voldoende’ of ‘uitmuntend’;
• van 0 naar 10, analoog aan het cijfersysteem dat in het onderwijs wordt gehanteerd;
• van ‘nooit’ naar ‘altijd’;
• van ‘beginnend’ tot ‘expert;
• percentages die aangeven in welke mate iemand een bepaalde skill bezit.

Daarnaast kan een beoordelingsschaal ook grafisch van aard zijn. Een goed voorbeeld is een beoordeling op basis van 1 tot vijf sterren, waarbij 1 ster staat voor de laagst mogelijke waarde en 5 sterren de optimale score representeren.

Je kunt ook kiezen voor het weergeven van een verwachtingsniveau. Zitten de kennis en het vaardigheden van een medewerker bijvoorbeeld op het verwachte en vereiste niveau? Of presteert iemand beter of juist minder dan verwacht?

Bij het meten van soft skills (steeds belangrijker op de hedendaagse arbeidsmarkt) kun je gebruikmaken van een schaal die aangeeft hoe vaak iemand bepaald gedrag vertoont. Denk hierbij aan zaken als leiderschap, analytisch denken, innovatief bezig zijn, vragen stellen, collega’s een helpende hand bieden en uitstel- of uitwijkgedrag.

Waarom een beoordelingsschaal?Copied

Misschien vraag je jezelf wel af waarom het nodig is om een waarde te verbinden aan de kwaliteiten, kennis, vaardigheden en competenties van medewerkers binnen je organisatie. Het eenvoudige antwoord op die vraag is dat je moet weten hoe medewerkers presteren om als bedrijf te kunnen groeien en competitief te blijven.

Maar bekijk de situatie ook eens vanuit het oogpunt van de medewerker. Mensen weten graag waar ze aan toe zijn en wat er op het werk van hen wordt verwacht. Inzicht in de eigen vaardigheden en beperkingen is bovendien een goed uitgangspunt voor verdere verbeteringen of extra trainingen die carrières een flinke boost kunnen geven.

Een beoordelingsschaal is een objectief, op vaststaande prestatie-indicatoren gebaseerd meetinstrument. Een extra voordeel van zo’n tool is dat hij voor extra transparantie zorgt. Managers kunnen aan de hand van de prestatie-indicatoren precies uitleggen en motiveren waarom ze bepaalde beslissingen nemen.

Uitgangspunten voor een beoordelingsschaalCopied

Bij het maken van een beoordelingsschaal zijn er diverse uitgangspunten waar je rekening mee moet houden. Deze punten bepalen uiteindelijk de opzet, inrichting en reikwijdte van de schaal.

De belangrijkste uitgangspunten zijn:

• de aard van de getoetste taken en vaardigheden;
• een toetsmatrijs met passende leerdoelen en beoordelingscriteria;
• de aard van de feedback die wordt gegeven;
• het aantal beoordelingsniveaus;
• de volgorde van de gebruikte beoordelingsniveaus;
• de aanduidingen van de beoordelingsniveaus;

Tijdelijk nadeel: de ‘engagement dip’Copied

Hoewel beoordelingsschalen handig zijn en veel worden gebruikt, is niet iedereen een voorstander van deze tools.

Onderzoek van Ely Lilly laat bijvoorbeeld een interessante trend zien: onmiddellijk na een beoordelingsproces was er bij een groot deel van de onderzochte medewerkers (80 procent van de ondervraagden) een significante afname van het betrokkenheidsniveau te bespeuren. Die verminderde betrokkenheid hield tot wel drie maanden na de beoordeling aan!

Het verminderde engagement was vooral merkbaar bij de medewerkers die een score van 4 of lager hadden op een beoordelingsschaal met een maximum van 5 sterren. Maar zelfs de medewerkers die 5 uit 5 scoorden kregen een kleine ‘engagementsdip’, al herstelden ze hier wel sneller van dan hun collega’s met een lagere score.

Tips bij het maken van een goede beoordelingsschaalCopied

Hoe een beoordelingsschaal er in de praktijk uit komt te zien, hangt natuurlijk grotendeels af van de inrichting en de specifieke bijzonderheden van een organisatie. Het maken en gebruiken van een schaal is dus deels maatwerk.

Toch zijn er een aantal universele aanbevelingen te noemen, waar elke organisatie haar voordeel mee kan doen en waarmee je de belangrijkste kritiekpunten uit de voorgaande paragraaf kunt vermijden. Tijd dus om de belangrijkste do’s eens nader te bekijken.

1. Wees relevant

Wanneer je met beoordelingsschalen werkt, is het zaak om enkel naar relevante onderdelen te kijken. Dit voorkomt onnodige ruis.

Vraag jezelf daarom altijd af: meet je met jouw beoordelingsschaal de zaken die essentieel zijn voor jouw organisatie of afdeling? En dragen de scores echt bij aan het nemen van betere beslissingen?

2. Kies de juiste spreiding

Spreiding – ook wel variatie of range genoemd – heeft betrekking op de gradaties in kennis of vaardigheidbeheersing. De spreiding van een beoordelingsschaal moet precies goed zijn: niet te breed en niet te klein. Als de spreiding van een beoordelingsschaal te beperkt is, worden niet alle vaardigheids- en kennisniveaus juist in kaart gebracht.

Veel beoordelingstools van de oude stempel differentiëren niet sterk genoeg waardoor beoordelingen te algemeen worden. Een beoordelingssysteem in de vorm van 1 tot 5 sterren biedt bijvoorbeeld weinig ruimte voor nuance. Het eindresultaat is dat kleine verschillen tussen medewerkers niet zichtbaar worden omdat een (te) grote groep mensen in dezelfde categorie (bijvoorbeeld 3 of 4 sterren) belandt.

Dit probleem los je op door beoordelingsschalen te voorzien van een gevarieerd en breed spectrum aan beoordelingsniveaus. Dus geen sterren of cijfers, maar een woordelijke schaal met de nodige stappen tussen vaak direct op elkaar volgende categorieën als ‘bovengemiddeld’ en ‘uitstekend’.

3. Kies de juiste woorden en definities

Taalgebruik is een belangrijk aandachtspunt bij het maken van een beoordelingsschaal. De juiste woordkeuze en duidelijk geformuleerde zinnen/omschrijvingen beperken biases en maken gelijk duidelijk wat je nu precies wilt meten en weten.

Subtiele verschillen in taalgebruik kunnen ook een grote invloed uitoefenen op de mindset van medewerkers. Door te kiezen voor een omschrijving als ‘maakt vorderingen’ stimuleer je persoonlijke ontwikkeling bijvoorbeeld meer dan wanneer je kiest voor een typering als ‘nog niet gehaald’. Laatstgenoemde omschrijving is niet erg constructief en heeft voor veel mensen een nare bijsmaak omdat ze impliciet suggereert dat er falen in het spel is.

4. Wees transparant

Transparant zijn betekent in deze context dat managers medewerkers goed inlichten over het gebruik van de schalen. Leg duidelijk uit waarom je ze gebruikt, wat de beoordelingscriteria zijn en wat je met de informatie doet. Op die manier weet iedere medewerker hoe de bedrijfstop succes definieert.

Het gebruiken van beoordelingsschalen achter gesloten deuren is een van de grootste fouten die de directie en het management kunnen maken.

Bij transparantie hoort ook dat je ‘eens-per-jaar-beoordelingen’ inruilt voor meer continue feedback en statusupdates. Denk bijvoorbeeld aan kwartaalbijeenkomsten, performance logs en doorlopende coaching. Een dergelijke aanpak voorkomt dat medewerkers overdonderd raken als ze na 12 maanden radiostilte ineens overladen worden met feedback of kritiek.

Juist het feit dat er maar een enkel beoordelingsmoment per jaar was, vormde een van de hoofdredenen voor de negatieve perceptie van de beoordelingen die in het eerdergenoemde onderzoek van Ely Lilly onder de loep werden genomen. Voortdurende communicatie voorkomt dat er een zweem van geheimzinnigheid om beoordelingen komt te hangen.

Ook willekeur wordt uitgesloten als je als management te allen tijde open en transparant bent over de beoordelingscriteria en -methoden die worden gebruikt.

5. Richt de aandacht op de toekomst

Onderzoek heeft uitgewezen dat beoordelingen die zich richten op de toekomst effectiever zijn en beter worden ontvangen dan evaluaties die alleen het verleden samenvatten.

Niet onlogisch. Een goede beoordeling is immers meer dan een simpel rapport; het is een aanmoediging voor de medewerker om zichzelf te blijven ontplooien en verbeteren.

6. Gebruik tekst in plaats van cijfers

Tekst werkt vaak beter dan cijfers bij het opstellen van een beoordelingsschaal. Het is persoonlijker, terwijl je tegelijkertijd meer de nadruk legt op het observeren van concreet gedrag en performances. Bovendien biedt tekstuele feedback veel meer mogelijkheden tot nuance dan een kaal rapportcijfer of een beoordeling in de vorm van sterren.

Praktijkvoorbeeld van een beoordelingsschaalCopied

Een goed praktijkvoorbeeld van een beoordelingsschaal die aansluit bij het gros van de bovenstaande principes is het model dat de gerenommeerde Amerikaanse universiteit Berkeley gebruikt.

De Berkeley-schaal kent de onderstaande categorieën.

• Level 1: Unsatisfactory. In het geval van deze kwalificatie is het optreden van een medewerker op veel essentiële vlakken en belangrijke verantwoordelijkheidsgebieden beneden de verwachtingen. Significante verbeteringen op een of meerdere gebieden zijn nodig. Om die verbeteringen te realiseren, ontwerpt de universiteit een verbeterplan inclusief tijdlijn.
• Level 2: Improvement needed. In dit geval matchen de prestaties van een medewerker niet continu met de gestelde verwachtingen en zijn een of meerdere belangrijke doelstellingen niet gehaald. Ook voor medewerkers die deze beoordeling krijgen wordt een professioneel verbeter- en leerplan ontwikkeld.
• Level 3: Meets expectations. De werknemer levert consequent goed werk af dat voldoet aan de gestelde verwachtingen. De belangrijkste jaardoelen zijn allemaal gehaald.
• Level 4: Exceeds expectations. De prestaties van de medewerker overtreffen de verwachtingen en de kwaliteit van het afgeleverde werk is over de hele linie uitstekend. Belangrijke doelstellingen worden consequent gehaald.
• Level 5: Exceptional. Het optreden van de werknemer overtreft ruimschoots de verwachtingen, wat leidt tot een exceptionele performance op elk vlak. De algehele kwaliteit van het werk is superieur als je het afmeet aan gebruikelijke standaarden. De medewerker heeft bovendien een groot doel gehaald, een belangrijk project succesvol afgerond of een exceptionele/unieke bijdrage geleverd aan de doelstellingen van een eenheid, faculteit of de universiteit als geheel.

Natuurlijk zijn er genoeg mogelijkheden om de bovenstaande beoordelingsschaal nog te voorzien van een aantal extra tussencategorieën. Zo zorg je voor maatwerk dat helemaal is toegespitst op jouw specifieke bedrijfsdoelstellingen.

Behoud overzicht met handige softwareCopied

Beoordelingsschalen zijn nuttige hulpmiddelen om objectief te meten welke vaardigheden medewerkers binnen jouw organisatie onder de knie hebben. Let er wel op dat de gebruikte beoordelingsschalen voldoende validiteit, reikwijdte en inhoudelijke diepgang hebben. Ook het gebruiken van duidelijke formuleringen is een belangrijk aandachtspunt. En last but not least: wees eerlijk en transparant over het gebruik en het doel van de schalen.

Om het maximale rendement te halen uit het gebruik van beoordelingsschalen, is het ook belangrijk om de administratieve kant goed te regelen. De skills management software van AG5 is hier mogelijk een handig stukje gereedschap voor. Je vervangt alle losse, waarschijnlijk in afzonderlijke Exceldocumenten vastgelegde informatie over de vaardigheden, kennis en performance van medewerkers en brengt al die gegevens onder in één centrale omgeving in de cloud. Per medewerker, team of afdeling kun je precies autoriseren wie wat te zien krijgt.

Kijk voor meer informatie op onze website of vraag hier een gepersonaliseerde demo aan.

Auteur Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is mede-oprichter en CEO van AG5, waar hij twee decennia ervaring in ondernemerschap en en het ontwikkelen van skills management software.

Lees auteurprofiel