10 conseils pour des audits internes réussis

Pourquoi s’embarrasser d’audits internes ?Copied

Les audits internes sont des inspections ou des évaluations menées au sein d’une organisation, afin de déterminer la qualité ou la fiabilité de ses processus et procédures opérationnels. Comme leur nom l’indique, ils sont effectués par une personne employée au sein de votre propre organisation.

De plus, ils se concentrent sur un ou plusieurs processus et nécessitent une approche systématique, structurée et disciplinée.

Les audits internes sont utiles pour plusieurs raisons :

• Les informations générées par les audits internes vous offrent des opportunités d’amélioration concrètes.
• Comme ils constituent une étape supplémentaire du contrôle de la qualité, vous serez en mesure d’identifier les causes profondes de tout problème opérationnel ou stratégique. En sachant cela, vous serez en mesure de faire évoluer vos processus.
• Ils vous aident souvent à identifier les moyens d’économiser du temps, de l’argent et des efforts.
• En réalisant régulièrement des audits internes, vous montrerez à votre personnel et au monde extérieur que votre organisation prend au sérieux des questions telles que la qualité, la santé, la sécurité et/ou l’environnement.

Découvrez le fonctionnement des audits internes et les avantages qu’ils peuvent apporter à votre organisation.

Conseils pour des audits internes réussisCopied

Idéalement, les audits internes devraient être plus qu’un simple contrôle rapide de la qualité. Si vous les prenez au sérieux, ils constitueront un outil puissant d’amélioration continue. Profitez des conseils ci-dessous pour mener à bien votre prochain audit interne.

1. Fixez un objectif clair

Plus l’objectif est clair, plus l’audit interne est utile. Si vous savez clairement ce que vous cherchez à accomplir, il vous sera beaucoup plus facile d’élaborer un plan solide.

Posez-vous les questions suivantes :

• Que vais-je faire ?
• Pourquoi effectuer un audit interne ?
• Est-ce que je cherche à améliorer les processus, à atténuer les risques ou à réduire les coûts ?

2. Créez un soutien et établissez l’autorité

Un bon audit interne est bien plus qu’un simple contrôle de la qualité. Vous devrez créer un véritable soutien dans l’ensemble de votre organisation, de la direction à l’atelier. L’un des moyens d’y parvenir est de nommer un auditeur ayant suffisamment de poids ou d’autorité. Il doit s’agir d’une personne ouverte, honnête, diplomate, sensible aux différences culturelles, persévérante et déterminée.

3. Établissez des priorités

Les audits internes impliquent de passer au crible toute une série d’informations. Pour garder le contrôle, il est important de fixer des priorités. Déterminez les composantes du processus ou les risques qui requièrent votre attention immédiate sur la base des objectifs de l’audit.

4. Posez les bonnes questions

Il est essentiel pour la réussite d’un audit interne de poser les bonnes questions. Réfléchissez bien à ces questions dès les premières étapes de la planification.

En voici quelques exemples :

• Que faisons-nous actuellement ?
• Comment ces processus se déroulent-ils ? Du début à la fin.
• Où se situent les principaux obstacles, problèmes ou risques ?
• Quels objectifs de production avons-nous fixés et comment les atteignons-nous ?
• Comment surveillons-nous et protégeons-nous les accords que nous avons conclus concernant nos processus ?
• Quelles procédures et instructions avons-nous prévues pour garantir que les processus opérationnels se déroulent comme prévu ?
• Selon notre personnel, qu’est-ce qui fonctionne bien et qu’est-ce qui ne fonctionne pas ?

5. Identifiez les parties prenantes

Déterminez qui est impliqué dans l’audit interne avant de commencer. Ces parties prenantes peuvent alors tenir compte de votre audit interne en cours. Le choix des personnes à impliquer dépend en grande partie du nombre d’employés, de services et de sites au sein de votre organisation.

L’identification des parties prenantes vous permet également de déterminer l’étendue de votre audit et le temps qu’il vous faudra pour vous entretenir avec toutes les personnes concernées.

6. Soyez reconnaissant et constructif

Les audits internes sont plus qu’une simple inspection. Et ils ne sont pas censés se transformer en examens. Si vous vous montrez trop rigide ou pédant, vous commencerez à vous concentrer uniquement sur ce qui ne va pas. Cela finira par créer un sentiment négatif à l’égard des audits internes, forçant le personnel à se retirer et à devenir moins ouvert à répondre aux questions et à accepter un feedback précieux.

Être reconnaissant et constructif est généralement une bien meilleure stratégie. Il s’agit de poser des questions sur les aspects positifs et d’encourager le personnel à réfléchir aux moyens de modifier et d’améliorer encore les procédures ou les processus. Cela permettra en fin de compte d’améliorer et de conserver les points forts existants.

7. Adoptez le bon ton

 » Ce n’est pas ce que l’on dit, mais la façon dont on le dit.  » Cela s’applique également à la réalisation d’audits internes.

Formulez toute critique ou suggestion d’amélioration de manière constructive et réfléchissez attentivement à ce que vous dites. C’est à juste titre que les organismes de normalisation précisent qu’il incombe à l’auditeur  » d’exercer son jugement professionnel et de ne pas se focaliser de manière trop rigide sur les exigences spécifiques de chaque chapitre de la norme qu’il est en train d’évaluer « .

8. Formulez des suggestions d’amélioration dans le contexte

Il est important de présenter des suggestions d’amélioration fondées sur des preuves claires et des résultats démontrables, de manière à ce que le personnel reconnaisse le contexte et s’y identifie. Vous augmenterez ainsi considérablement vos chances de réussite.

9. Divisez les audits internes en thèmes

Les audits internes ont souvent une portée très large. La tendance générale est d’essayer de couvrir le plus grand nombre de bases possible, mais cela peut parfois devenir un piège. Si vos audits internes sont trop généraux, ils manqueront de substance et de profondeur.

Une façon d’éviter cet écueil est d’attribuer un thème à votre audit. La division de votre audit en plusieurs thèmes vous permet d’aborder différentes questions sous divers angles et d’aller beaucoup plus en profondeur. De plus, vous aurez davantage l’occasion d’approfondir vos recherches, tout comme votre personnel.

10. Utilisez les bons outils

Lorsque vous utilisez les bons outils pour réaliser vos audits internes, vous remarquerez à quel point le processus peut être fluide.

Un excellent moyen de le faire est d’utiliser le logiciel de gestion des compétences d’AG5. Toutes les informations dont les auditeurs ont besoin (compétences, tâches et certificats de vos employés) sont disponibles à partir d’un seul système centralisé. Vous n’aurez plus à fouiller dans des piles de documents pour trouver les informations dont vous avez besoin pour votre audit.

Nous vous souhaitons un audit réussi !Copied

Un bon audit interne présente de nombreux avantages. Pour tirer le meilleur parti de cette forme de contrôle de la qualité qui a fait ses preuves, vous devez planifier soigneusement et mettre en place l’état d’esprit, le soutien et les outils adéquats dans l’ensemble de votre organisation. Tirez parti des conseils que nous vous avons fournis ci-dessus pour mener à bien votre prochain audit interne.

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt est le cofondateur et le PDG d'AG5, où il met à profit plus de vingt ans d'expérience dans le domaine de l'entrepreneuriat et des logiciels en ligne.

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