Erste Schritte mit Leistungsbewertungsskalen – was Sie tun und nicht tun sollten!

Was sind Leistungsbewertungsskalen?Copied

Bei einem Leistungsbewertungssystem können Sie mithilfe einer Gleitskala bewerten, inwieweit Mitarbeiter oder Auszubildende (Studenten/Praktikanten) bestimmte Kenntnisse, Fähigkeiten und/oder Kompetenzen beherrschen oder verinnerlicht haben.

Die Gleitskala stellt einen Bereich für eine beliebige Anzahl von Kriterien dar, z.B.:

• von „unterdurchschnittlich“ bis „hervorragend“
• von „unbefriedigend“ bis „sehr zufriedenstellend“ oder sogar „vorbildlich“
• von 0 bis 10
• von „nie“ bis „immer“
• von „Anfänger“ bis „Experte“
• oder von 0 % bis 100 %

Außerdem können Leistungsbewertungsskalen auch als Visualisierungsinstrument dienen. Ein gutes Beispiel ist ein Sterne-Bewertungssystem mit 1 bis 5 Sternen, wobei 1 Stern die niedrigste und 5 Sterne die höchstmögliche Punktzahl darstellen.

Es ist sogar möglich, ein erforderliches Mindestniveau anzugeben. Mithilfe dieser Informationen können Sie sofort erkennen, ob die Fähigkeiten und Kenntnisse eines Mitarbeiters über dem erforderlichen Mindestniveau liegen oder ob jemand eine unterdurchschnittliche Leistung erbringt.

Bei der Bewertung von Sozialkompetenzen – einem immer wichtigeren Kriterium in der modernen Arbeitswelt – kann man sogar eine solche Skala verwenden, um darzustellen, wie oft sich eine Person auf eine bestimmte Weise verhält. Beispiele dafür sind Führungsqualitäten, analytisches Denken, innovatives Arbeiten, Wissbegierde, Hilfsbereitschaft, Zögern oder Vermeiden.

Aber warum sollte man Leistungsbewertungsskalen überhaupt verwenden?Copied

Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, warum es überhaupt notwendig ist, die Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter zu bewerten. Die einfache Antwort auf diese Frage lautet: Sie müssen unbedingt wissen, wie gut Ihre Mitarbeiter arbeiten, damit Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt und weiter wächst.

Aber auch aus der Sicht Ihrer Mitarbeiter ist diese Bewertung wichtig. Sie wollen wissen, wo sie stehen und was von ihnen erwartet wird. Außerdem erhalten sie einen Einblick in ihre Stärken und Schwächen und erfahren, worauf sie ihre beruflichen Entwicklungsbemühungen konzentrieren sollten.

Zudem ist ein Leistungsbewertungssystem objektiv und sorgt für Transparenz, da es ausschließlich auf vorher festgelegten Leistungsindikatoren beruht. Auf dieser Grundlage können Manager ihre Entscheidungen erklären und begründen.

Voraussetzungen für LeistungsbewertungsskalenCopied

Bei der Einrichtung eines Leistungsbewertungssystems müssen Sie mehrere Faktoren berücksichtigen. Diese Faktoren bestimmen letztlich, wie Sie Ihre Skalen einrichten und konfigurieren. Dazu gehören z.B.:

• Art der jeweiligen Fähigkeiten und Aufgaben
• Bewertungsmatrizen mit relevanten Zielen und Beurteilungskriterien
• Art der erhaltenen Rückmeldungen
• Leistungsbewertungsbereich
• Leistungsbewertungsabstufung
• Leistungsbewertungskriterien

Vorübergehende Nachteile – sinkendes EngagementCopied

Leistungsbewertungsskalen sind zwar nützlich und weit verbreitet, finden aber nicht nur Fürsprecher.

Eine von Ely Lilly durchgeführte Untersuchung zeigte beispielsweise einen interessanten Trend unmittelbar nach einer Bewertungsprüfung. Bei vielen Mitarbeitern (80 % der Befragten) sank das Engagement deutlich. Vor allem dauerte dieser Engagementverlust manchmal bis zu drei Monate nach der Bewertung!

Das sinkende Engagement machte sich vor allem bei den Mitarbeitern bemerkbar, die auf einer Skala von 1 bis 5 eine Note von 4 oder weniger erhielten. Aber auch bei Mitarbeitern, die 5 von 5 Punkten erhielten, gab es einen leichten Rückgang beim Engagement, obwohl sie sich schneller erholten als Mitarbeiter mit einer niedrigeren Bewertung.

Tipps für ein solides LeistungsbewertungssystemCopied

Wie Sie Ihr Leistungsbewertungssystem strukturieren, hängt weitgehend von den Besonderheiten Ihres Unternehmens ab. Die Erstellung und Verwendung einer Skala ist eine sehr individuelle Angelegenheit. Aber es gibt einige allgemeine Empfehlungen, die für Ihr Unternehmen von Vorteil sind und Ihnen helfen, die im vorigen Abschnitt genannten Nachteile zu vermeiden.

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Regeln.

1. Achten Sie auf relevante Faktoren

Es ist wichtig, dass Sie bei der Einführung von Leistungsbewertungsskalen relevante Faktoren ansprechen. So werden unnötige Ablenkungen vermieden. Fragen Sie sich, ob Ihr Leistungsbewertungssystem die für Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung entscheidenden Punkte berücksichtigt. Und tragen Ihre Ergebnisse dazu bei, bessere Entscheidungen zu treffen?

2. Entscheiden Sie sich für den richtigen Bewertungsbereich

Es ist wichtig, dass Sie für Ihre Skala den richtigen Bereich und die richtige Abstufung – d.h. die maximale und minimale Stufe und die Anzahl der dazwischenliegenden Schritte – wählen. Also nicht zu extrem und nicht zu wenig oder zu viel. Wenn der Bereich zu klein ist, können nicht alle Fähigkeiten und Kenntnisse genau und vollständig abgebildet werden.

Viele herkömmliche Bewertungstools können nicht angemessen differenzieren, was zu übermäßig verallgemeinerten Bewertungen führt. Ein Bewertungssystem mit 1 bis 5 Sternen z.B. bietet nicht sehr viel Raum für Nuancen. Dadurch werden kleine Unterschiede zwischen den Mitarbeitern überdeckt, und schließlich befinden sich zu viele Personen in denselben Kategorien – meist in den Kategorien 3 und 4 Sterne.

Sie können diese Situation vermeiden, indem Sie eine Skala mit einer größerer Variation und einem breiteren Spektrum einsetzen. Mit anderen Worten: vermeiden Sie Sterne oder Bewertungen, und verwenden Sie stattdessen Formulierungen wie „überdurchschnittlich“ und „ausgezeichnet“.

3. Wählen Sie die richtigen Wörter und Definitionen

Sprache ist ein entscheidender Faktor bei der Erstellung eines Leistungsbewertungssystems. Die Verwendung der richtigen Worte und klar formulierter Sätze und Beschreibungen minimiert Verzerrungen und verdeutlicht, was Sie messen und bestimmen wollen.

Auch subtile Unterschiede im Sprachgebrauch können einen großen Einfluss auf die Einstellung Ihrer Mitarbeiter haben. Wenn Sie zum Beispiel schreiben „… macht Fortschritte bei …„, fördert dies die weitere persönliche und berufliche Entwicklung mehr als wenn Sie schreiben „… hat noch nicht …„. Die zweite Formulierung ist nicht gerade konstruktiv und könnte die Mitarbeiter verunsichern, da ein gewisses Maß an Versagen herausklingt.

4. Seien Sie transparent

Transparenz bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Führungskräfte die Mitarbeiter umfassend und klar informieren müssen. Erläutern Sie, warum Sie Leistungsbewertungsskalen verwenden, welche Kriterien Sie zugrundelegen und was Sie mit den Informationen tun werden. So erfahren die Mitarbeiter, wie das Management Erfolg definiert.

Die Verwendung von Leistungsbewertungsskalen hinter verschlossenen Türen ist einer der größten Fehler, die Führungskräfte begehen können.

Transparenz bedeutet auch, dass Sie die jährlichen Beurteilungen durch kontinuierliche Rückmeldungen und Statusaktualisierungen ersetzen, z.B. durch vierteljährliche Beurteilungen, Leistungsprotokolle und kontinuierliches Coaching. Dadurch wird verhindert, dass sich die Mitarbeiter nach zwölf Monaten Funkstille und einer anschließenden intensiven Phase von Rückmeldungen und Kritik überfordert fühlen.

Jährliche Beurteilungsgespräche waren einer der Hauptgründe für die negative Wahrnehmung und sinkendes Engagement bei Ely Lilly, worüber wir oben geschrieben haben.

Durch die häufige Kommunikation wird auch das Gefühl der Geheimniskrämerei um die Bewertungen vermieden. Offenheit und Transparenz bei den Leistungsbewertungsskalen minimieren auch ein mögliches Gefühl von Willkür oder Ungerechtigkeit.

5. Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft

Untersuchungen haben gezeigt, dass zukunftsorientierte Beurteilungen effektiver sind und besser ankommen als Beurteilungen, die sich ausschließlich auf vergangene Leistungen konzentrieren.

Und das ist verständlich. Eine angemessene Bewertung ist schließlich mehr als nur ein Bericht. Sie soll die Mitarbeiter dazu ermutigen, sich weiterzuentwickeln und zu verbessern.

6. Verwenden Sie Worte statt Zahlen

Worte wirken oft besser als Zahlen. Sie sind persönlicher und betonen die Beobachtungen des tatsächlichen Verhaltens und der Leistung. Außerdem bieten Rückmeldungen in Textform weitaus mehr Möglichkeiten zur Nuancierung als eine Note oder Bewertung in Form von Zahlen oder Sternen.

Praktische BeispieleCopied

Die Universität Berkeley ist ein Paradebeispiel für eine Organisation, die die meisten der oben genannten Grundsätze in ihrem Leistungsbewertungssystem anwendet.

Sie verwendet folgende Kategorien:

• Stufe 1: Unbefriedigend – Die Leistungen blieben in den meisten wesentlichen Verantwortungsbereichen durchweg hinter den Erwartungen zurück, und/oder es wurden keine angemessenen Fortschritte bei der Erreichung wichtiger Ziele gemacht. In einem oder mehreren wichtigen Bereichen besteht erheblicher Verbesserungsbedarf. Es muss ein Plan zur Korrektur der Leistung inkl. Zeitvorgaben aufgestellt und überwacht werden, um die Fortschritte zu messen.
• Stufe 2: Verbesserungsbedarf – Die Leistung entsprach nicht durchgängig den Erwartungen und blieb in einem oder mehreren wesentlichen Aufgabenbereichen hinter den Erwartungen zurück, und/oder eines oder mehrere der wichtigsten Ziele wurden nicht erreicht. Ein beruflicher Entwicklungsplan zur Verbesserung der Leistung inkl. Zeitvorgaben muss beigefügt werden, und die Fortschritte müssen überwacht werden.
• Stufe 3: Erfüllt die Erwartungen – Die Leistungen entsprachen in allen wesentlichen Aufgabenbereichen durchweg den Erwartungen und übertrafen diese bisweilen, und die Qualität der Arbeit war insgesamt sehr gut. Die wichtigsten Jahresziele wurden erreicht.
• Stufe 4: Übertrifft die Erwartungen – Die Leistungen übertrafen durchweg die Erwartungen in allen wesentlichen Aufgabenbereichen, und die Qualität der Arbeit war insgesamt ausgezeichnet. Die Jahresziele wurden erreicht.
• Stufe 5: Außergewöhnlich – Die Leistung übertraf die Erwartungen bei weitem, da die Qualität der Arbeit in allen wesentlichen Verantwortungsbereichen außergewöhnlich hoch war, was zu einer überragenden Gesamtqualität der Arbeit führte und: 1) den Abschluss eines wichtigen Ziels oder Projekts umfasste, oder 2) einen außergewöhnlichen oder einzigartigen Beitrag zur Unterstützung der Lerneinheit, der Abteilung oder der Universitätsziele geleistet hat. Diese Bewertung kann von jedem Mitarbeiter erreicht werden, auch wenn sie nur selten vergeben wird.

Natürlich gibt es viel Raum, um den fünf oben definierten Ebenen zusätzliche Kategorien hinzuzufügen. So können Sie Ihre Leistungsbewertungsskalen auf die spezifischen Ziele Ihres Unternehmens abstimmen.

Behalten Sie den ÜberblickCopied

Mithilfe von Leistungsbewertungsskalen kann objektiv festgestellt werden, welche Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Vergewissern Sie sich aber, dass sie eine ausreichende Relevanz, Reichweite und Abstufung aufweisen. Auch klare Definitionen sind äußerst wichtig. Und zu guter Letzt: seien Sie ehrlich, offen und transparent hinsichtlich ihrer Verwendung und ihres Zwecks.

Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Leistungsbewertungsskalen zu ziehen, müssen Sie sich unbedingt mit der administrativen Seite eines derartigen Systems befassen. Die AG5-Kompetenzverwaltungssoftware ist ein nützliches Instrument für diesen Zweck. Sie können alle Informationen über die Fähigkeiten, das Wissen und die Leistungen Ihrer Mitarbeiter, die meist an verschiedenen Orten gespeichert sind (wahrscheinlich in Excel-Tabellen), durch ein einziges, zentrales, cloudbasiertes System ersetzen. Anschließend können Sie Zugriffsrechte zuweisen, um festzulegen, wer welche Informationen auf Mitarbeiter-, Team- oder Abteilungsebene einsehen kann.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Informationen über AG5 wünschen oder eine persönliche Demo anfordern möchten.

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt, Mitbegründer und Geschäftsführer von AG5, hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Unternehmensführung und im Bereich Online-Software.

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