Comment Vergeer Holland a remplacé le chaos des tableurs par une confiance prête pour les audits
Quand l’auditeur entre, la réponse est déjà à l’écran
Une activité en mouvement rapide avec un système lent et fragile
Vergeer Holland affine et conditionne du fromage pour des marchés d’exportation dans le monde entier. C’est une activité fortement soumise à la conformité et, pendant longtemps, le système qui soutenait les qualifications de la main-d’œuvre se résumait à un seul fichier Excel tentaculaire.
« Nous avions une grande feuille Excel avec toutes les compétences et qualités », a déclaré Anne Houben, coordinatrice Learning & Development chez Vergeer Holland. « Cela demandait beaucoup de travail et de chargements, surtout avec les audits. C’était une manière difficile de trouver des personnes et il fallait beaucoup de temps pour ouvrir le fichier. »
Ce dernier détail est révélateur. Quand un fichier met longtemps à s’ouvrir, il est déjà trop volumineux pour être utile — et lorsque les auditeurs frappent à la porte, « trop volumineux pour être utile » n’est pas une option.
Le problème d’audit qui a imposé un changement
Vergeer devait pouvoir démontrer, clairement et immédiatement, que sa main-d’œuvre était correctement qualifiée, non pas après avoir fouillé dans un tableur, mais sur le moment.
« Le plus grand point de douleur opérationnel qui nous a poussés à chercher un autre système, c’était nos audits », a déclaré Houben. « Nous voulions montrer lors de l’audit que nous étions bien qualifiés, que nous avions des employés bien qualifiés. Et nous cherchions un système capable de le montrer immédiatement, au cours de notre échange avec un auditeur. »
C’est une exigence précise et exigeante, qui implique à la fois de disposer des données et de pouvoir les faire apparaître à la demande, avec assurance, face à quelqu’un dont le métier est de trouver des écarts.
Nous voulions montrer lors de l’audit que nous étions bien qualifiés, que nous avions des employés bien qualifiés. Et nous cherchions un système capable de le montrer immédiatement.
Anne Houben
Coordinatrice Learning & Development, Vergeer Holland
Une visibilité qui dépasse le L&D
L’un des changements les plus significatifs après la mise en place d’AG5 concernait la responsabilisation. La gestion des compétences a cessé d’être quelque chose qui relevait exclusivement de la fonction L&D et est devenue quelque chose que les managers pouvaient voir et sur lequel ils pouvaient agir eux-mêmes.
« AG5 nous donne une bonne vue d’ensemble de toutes les compétences. Pas seulement nous, mais aussi les managers. Ils peuvent donc voir par eux-mêmes de quel type de compétences les personnes ont besoin pour faire leur travail », a déclaré Houben. « Cela leur donne aussi la responsabilité de voir ce qui se passe dans leurs services. »
L’équipe utilise la fonctionnalité Insights d’AG5 pour donner aux managers une vision en temps réel de la situation de leurs équipes. Quand les données sont visibles, la prise en charge suit.
Un système qui évolue avec vous
Le témoignage de Houben met en lumière le fait que la relation de Vergeer avec AG5 ne s’est pas arrêtée à la mise en œuvre. Des sessions mensuelles offrent à l’équipe un point de contact régulier pour poser des questions, faire remonter de nouveaux besoins et continuer à améliorer leur façon de travailler avec la plateforme.
« Chaque fois que nous avons une question et que nous voulons améliorer quelque chose, AG5 a une solution ou aura une solution à l’avenir », a déclaré Houben.
AG5 nous donne une bonne vue d’ensemble de toutes les compétences. Pas seulement nous, mais aussi les managers. Ils peuvent donc voir par eux-mêmes de quel type de compétences les personnes ont besoin pour faire leur travail.
Anne Houben
Coordinatrice Learning & Development, Vergeer Holland
Pour Vergeer Holland, la complexité doit se trouver dans le produit, pas dans les outils utilisés pour gérer les opérations au quotidien. AG5 apporte à l’équipe de Vergeer la clarté dont elle a besoin pour maintenir sa main-d’œuvre qualifiée, ses managers informés et ses auditeurs satisfaits, le tout sans ouvrir un tableur.
