Come Vergeer Holland ha sostituito il caos dei fogli di calcolo con una sicurezza a prova di audit
Quando entra l’auditor, la risposta è già sullo schermo
Un’operazione dinamica con un sistema lento e fragile
Vergeer Holland stagiona e confeziona formaggi per i mercati di esportazione di tutto il mondo. È un settore con rigide norme di conformità e, per molto tempo, il sistema alla base delle qualifiche della forza lavoro è stato un unico, immenso file Excel.
“Avevamo un grande foglio Excel con tutte le competenze e le qualità”, ha dichiarato Anne Houben, Learning & Development Coordinator presso Vergeer Holland. “Richiedeva molto lavoro e caricamenti continui, specialmente durante gli audit. Era difficile trovare le persone e ci voleva molto tempo solo per aprire il file”.
Quest’ultimo dettaglio è significativo. Quando un file impiega molto tempo per aprirsi, è già troppo grande per essere utile – e quando gli auditor bussano alla porta, essere “troppo grandi per essere utili” non è un’opzione.
Il problema degli audit che ha imposto il cambiamento
Vergeer doveva essere in grado di dimostrare, in modo chiaro e immediato, che la propria forza lavoro fosse adeguatamente qualificata, non dopo aver scavato in un foglio di calcolo, ma all’istante.
“Il principale punto critico operativo che ci ha spinto a cercare un altro sistema sono stati i nostri audit”, ha affermato Houben. “Volevamo dimostrare durante l’audit di essere qualificati e di avere dipendenti preparati. Cercavamo un sistema che potesse mostrarlo immediatamente durante il colloquio con un auditor”.
Si tratta di un requisito specifico e impegnativo, che implica sia il possesso dei dati sia la capacità di mostrarli su richiesta, con sicurezza, davanti a qualcuno il cui compito è proprio trovare delle lacune.
Volevamo dimostrare durante l’audit di essere qualificati e di avere dipendenti preparati. Cercavamo un sistema che potesse mostrarlo immediatamente.
Anne Houben
Learning & Development Coordinator, Vergeer Holland
Una visibilità che va oltre l’ufficio L&D
Uno dei cambiamenti più significativi dopo l’implementazione di AG5 ha riguardato la responsabilità. La gestione delle competenze ha smesso di essere un’attività esclusiva della funzione L&D ed è diventata qualcosa che i responsabili possono monitorare e gestire autonomamente.
“AG5 ci offre una panoramica completa di tutte le competenze. Non solo a noi, ma anche ai responsabili, che possono vedere autonomamente quali competenze servono alle persone”, ha spiegato Houben. “Questo dà loro anche la responsabilità di monitorare cosa succede nei propri reparti”.
Il team utilizza la funzione Insights di AG5 per fornire ai responsabili un quadro in tempo reale della situazione dei loro team. Quando i dati sono visibili, la responsabilità vien da sé.
Un sistema che cresce con te
Il racconto di Houben mette in luce come il rapporto di Vergeer con AG5 non si sia fermato all’implementazione. Le sessioni mensili offrono al team un punto di contatto regolare per porre domande, far emergere nuove esigenze e continuare a migliorare il modo in cui lavorano con la piattaforma.
“Ogni volta che abbiamo una domanda o vogliamo migliorare qualcosa, AG5 ha una soluzione pronta o in fase di sviluppo”, ha detto Houben.
AG5 ci offre una panoramica completa di tutte le competenze. Non solo a noi, ma anche ai responsabili, che possono vedere autonomamente quali competenze servono alle persone.
Anne Houben
Learning & Development Coordinator, Vergeer Holland
Per Vergeer Holland, la complessità deve risiedere nel prodotto, non negli strumenti utilizzati per le operazioni quotidiane. AG5 offre al team di Vergeer la chiarezza necessaria per mantenere la forza lavoro qualificata, i responsabili informati e gli auditor soddisfatti, il tutto senza dover aprire un foglio di calcolo.
