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Gerard Drost, QHSE manager & higher safety expert chez van der Heide, était à la recherche d’un système capable de lui envoyer des alertes automatiques chaque fois qu’une certification, licence ou un permis était sur le point d’expirer.

Alors, quel est votre bilan ?

  • Plus aucun stress à propos de certifications/permis expirés – alertes automatiques par e-mail
  • Chaque employé a les détails de ses certifications/permis à portée de main – application AG5
  • vue d’ensemble claire des formations sur le point d’expirer

Quels problèmes cherchiez-vous à résoudre ?

Autrefois, nous devions déplier une grande feuille de papier A3 qui recensait toutes nos formations et qualifications. Ce qui est tout un exploit en sachant que nous employons plus de 200 personnes !

Mais notre véritable problème, c’est que nous avions enregistré toutes nos formations et qualifications sur une feuille de calcul Excel. Sans nous en rendre compte, cette feuille était devenue énorme et totalement inexploitable – avec des centaines de lignes et de colonnes. Nous avions chargé un seul membre du personnel d’actualiser cette feuille, car si tout le monde y avait accès, le résultat aurait été catastrophique ! AG5 était la solution parfaite.

Qu'est-ce que votre personnel pense d'AG5 ?

Le principal avantage du système AG5 est qu’il a sa propre application. Il suffit de télécharger facilement et rapidement son certificat dans le système. Et en ayant l’application installée sur votre smartphone ou tablette, vous avez une trace de vos qualifications et certifications à portée de main pour les présenter à nos clients. C’est d’ailleurs une demande régulière de la part de nos clients, car ils doivent s’assurer que notre personnel soit certifié VCA et qualifié pour faire le travail en question. Autrefois, cela nécessitait toutes sortes de paperasses et les derniers certificats n’étaient jamais où ils étaient censés être.

En se rendant chez le client, notre personnel peut maintenant tout lui montrer en un clin d’œil. Et le personnel est également accueilli beaucoup plus vite !

Quels changements constatez-vous dans votre secteur ?

Certifications, licences et permis sont toujours plus nombreux. Autrefois, une seule certification suffisait… VCA. Alors qu’aujourd’hui, il y a des dizaines de certifications techniques, telles que SCIOS, Scopes 8, 9, 10 et 12. Sans parler de toutes les exigences que nos inspecteurs doivent respecter rien que pour se présenter au travail. C’est sans fin. Mais ce n’est pas un problème, car c’est un moyen pour van der Heide de se démarquer ! Néanmoins, nous devons toujours veiller à ce que tout soit extrêmement bien organisé. Et c’est exactement ce qu’AG5 nous permet de faire.

Et utilisez-vous d'autres systèmes ?

Nous utilisons également un système GRH, mais préférons nettement utiliser AG5 pour les matrices de compétences, car vous pouvez tout voir d’un seul coup d’œil, obtenir un aperçu complet de tous les états de vos formations et définir les compétences actuelles et futures pour chaque poste ou fonction. Le téléchargement des certificats dans notre système GRH demande beaucoup d’efforts, et c’est une autre raison pour laquelle nous préférons AG5. Cependant, notre système GRH envoie une alerte si une certification ou un permis est sur le point d’expirer, mais une seule fois et c’est tout. De ce fait, on l’oublie très facilement ! Dans AG5, vous pouvez paramétrer plusieurs rappels. C’est donc aussi une autre raison pour laquelle nous adorons travailler avec AG5.

Mais le principal atout d’AG5, c’est que nous avons un aperçu beaucoup plus clair et efficace des formations, certificats et licences obligatoires qui sont sur le point d’expirer.

Car il faut savoir que notre personnel doit suivre de nombreuses formations obligatoires ! VCA pour la sécurité, l’ingénierie, l’utilisation d’élévateurs à nacelle, etc. Imaginez-vous notre pauvre administratrice Excel tenir toutes ces données dans une feuille de calcul ?

Elle était ravie lorsque nous lui avons montré le flux de travail d’AG5 ! Ce flux de travail consiste surtout à configurer une série d’e-mails automatiques qui sont envoyés quand la date d’expiration d’une formation approche. Rien que cela lui permet de gagner énormément de temps et d’énergie, car elle ne doit plus fouiller dans toutes les feuilles de calcul, ni harceler les employés pour planifier une formation de recyclage. Sa première tâche a été de configurer les e-mails automatiques – elle était si emballée par cette fonction, qu’elle a même continué pendant son après-midi de congé.

Selon vous, manque-t-il quelque chose dans AG5 ?

En effet, une seule chose ! La cerise sur le gâteau serait une méthode pour lier des coûts à une formation pour nous permettre de générer des budgets à long terme sur la base des dates d’expiration des formations.

Comment gérez-vous les certifications de votre organisation ?

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