van der Heide

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Gerard Drost director de QHSE y experto en seguridad superior en van der Heide buscaba un sistema que le enviara alertas automáticas cada vez que una certificación, licencia o permiso estuviera a punto de caducar.

Resultados alcanzados:

  • Cero estrés en torno a las certificaciones/permisos caducados: alertas automáticas por correo electrónico
  • Todos los datos de certificación/permiso de los empleados al alcance de su mano en la aplicación AG5
  • Visión clara de los cursos de formación a punto de caducar

¿Qué problemas deseaban resolver?

Antes teníamos que desplegar una enorme hoja de papel A3 con la lista de todos nuestros cursos de formación y cualificaciones. Una hazaña nada desdeñable si tenemos en cuenta que aquí trabajan más de 200 empleados.

Pero nuestro verdadero problema era que registrábamos todos nuestros cursos de formación y cualificaciones en una hoja de cálculo de Excel. Antes de que nos diéramos cuenta, esto se había vuelto enorme y totalmente inmanejable: docenas y docenas de filas y columnas. Solo dejábamos que un miembro del personal lo mantuviera al día porque si dejábamos que alguien más lo tocara, se estropearía todo. AG5 era la solución perfecta.

 

Pero la mayor ventaja de todas es que con AG5 tenemos una visión general mucho mejor y más rápida de todos los cursos de formación obligatorios, certificados y licencias a punto de caducar.

¿Qué opinan sus empleados de AG5?

La mayor ventaja del sistema de AG5 es que cuenta con su propia aplicación. Con un par de toques cualquiera puede cargar su certificado en el sistema de forma rápida y sencilla. Y lo que es más, con la aplicación instalada en un smartphone o tableta, tenemos un registro de todas las cualificaciones y certificaciones al alcance de la mano para mostrárselo a nuestros clientes. Y esto es algo por lo que nuestros clientes preguntan bastante, porque necesitan ver que nuestro personal está certificado por SCC y cualificado para realizar el trabajo en cuestión. Todo esto antes suponía un montón de papeleo, y los últimos certificados nunca estaban donde se suponía que debían estar.

Gracias a la aplicación, ahora nuestro personal puede mostrarlo todo a los clientes de un solo vistazo cuando van a la obra. Mucho más rápido: «¡Sí, todo bien, adelante!».

¿Qué cambios está presenciando en su sector?

La cantidad de nuevas certificaciones, licencias y permisos es interminable. Antes solo teníamos que lidiar con una, que era SCC. Hoy en día, hay docenas de certificaciones técnicas como SCIOS, Scopes 8,9,10 y 12. Por no hablar de todos los requisitos que deben cumplir nuestros inspectores solo para presentarse a trabajar. Nunca se acaba. Pero esto tampoco es un problema, ya que es una de las formas en que se distingue van der Heide. No obstante, seguimos necesitando tenerlo todo muy bien organizado. Y podemos hacerlo gracias a AG5.

¿Y utilizan algún otro sistema?

También utilizamos un sistema de gestión de recursos humanos, pero preferimos AG5 para las matrices de competencias porque se puede ver todo de un vistazo, tener una visión panorámica de todos los estados de formación y definir las competencias actuales y futuras para cada puesto o función. Cargar certificados en nuestro sistema de RR. HH. supone un gran esfuerzo, lo que constituye otra razón por la que preferimos AG5. Además, nuestro sistema de RR. HH. emite una alerta si un certificado o permiso está a punto de caducar, pero solo una vez y ya está. Es bastante fácil olvidarse o pasarlo por alto. En AG5 se pueden configurar múltiples recordatorios. Otra razón más por la que nos gusta tanto AG5.

Y la verdad es que nuestro personal tiene que completar un montón de formación obligatoria. SCC para seguridad, ingeniería, trabajo en altura, etc. ¿Se imaginan a nuestra pobre encargada de Excel manteniendo todo eso en una hoja de cálculo?

¡La cara de alegría que puso cuando le mostramos el flujo de trabajo de AG5! El flujo de trabajo le permite esencialmente configurar una serie de correos electrónicos automáticos a medida que se acerca la fecha de caducidad de un curso de formación. Esto por sí solo le ahorra mucho tiempo y energía porque ya no tiene que rebuscar en todas las hojas de cálculo y ponerse en contacto con el personal para programar una actualización. Lo primero que hizo fue configurar los correos electrónicos automatizados; estaba tan entusiasmada con esta función en particular que la sorprendimos configurándolos en su tarde libre.

¿Cree que a AG5 le falta algo?

¡Solo una cosa! La guinda del pastel sería una forma de vincular los costes a un curso de formación para que podamos generar presupuestos a largo plazo basados en las fechas de caducidad de la formación.

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