Van der Heide Featured Image

van der Heide

  • Technologie & Engineering

Gerard Drost, QHSE manager & hogere veiligheidskundige bij van der Heide zocht een systeem dat tijdig automatisch berichten stuurt als een opleiding bijna is verlopen.

Behaalde resultaten:

  • Door automatische e-mails geen stress meer over verlopen certificaten
  • Iedere medewerker heeft door de AG5 app al zijn certificeringen altijd in zijn zak
  • Duidelijk overzicht van opleidingen die bijna verlopen zijn

Welk probleem wilden jullie oplossen?

Op een gegeven moment hadden we een A3-papiertje met opleidingen en kwalificaties, die je dan zo moest uitvouwen. Bij 50 medewerkers is dat al ondoenlijk, wij hebben meer dan 200 medewerkers!

Het probleem dat we hadden was dat we al onze opleidingen en kwalificaties bijhielden in een Excel-tabel. Die werd uiteindelijk heel lang en heel hoog, met heel veel kolommen. Die tabel werd bijgehouden door maar één medewerker, want als we daar meerdere mensen aan lieten werken, dan kwam het helemaal al niet goed. Daar is AG5 de perfecte oplossing voor.

Wat merkten de medewerkers ervan?

Een groot voordeel van AG5 is dat er een app aan gekoppeld is. We uploaden de certificaten gewoon, dus die zitten in het systeem. Als je dan de app geïnstalleerd hebt, dan heb je altijd je certificaten bij je, dus ook altijd beschikbaar voor de klant. En de klanten vragen daar regelmatig naar, want die willen dan bijvoorbeeld het VCA-certificaat zien, en die willen zien dat je een aanwijzing hebt dat je de werkzaamheden mag doen. Vroeger was dat allemaal papierwerk, en dan men kon die certificaten natuurlijk niet vinden op het moment dat ze nodig waren.

Op de app kunnen onze medewerkers dat nu allemaal in één keer laten zien als ze bij de poort staan om het terrein op te komen. En dan is het al snel: ‘Ja, oké, toe maar, kom maar binnen.’

Hoe verandert de markt waarin jullie werken?

Er komen steeds meer certificeringen bij. Vroeger had je maar 1 certificering nodig: VCA. Tegenwoordig heb je ook allemaal technische certificeringen nodig zoals SCIOS-scopes 8, 9, 10, en 12. Er komen steeds meer certificaten bij die onze inspecteurs moeten hebben om überhaupt aan het werk te kunnen, en dat wordt alleen maar meer. Niet erg, daardoor onderscheiden wij ons als Van der Heide van anderen die dat allemaal niet hebben, maar dan moet je die kwalificaties wel goed georganiseerd hebben natuurlijk. Dat doen we met AG5.

Werken jullie ook nog met andere systemen?

We hebben ook een HRM-systeem. Toch gebruiken we als skills matrix veel liever AG5, want in AG5 heb je niet alleen snel een compleet overzicht in de status van alle opleidingen, je kunt ook overzichtelijk competenties vastleggen die nodig zijn voor (toekomstige) functies. Ook het uploaden van een certificaat in ons huidige HRM-systeem is een hoop werk terwijl je deze er bij AG5 zo in sleept. Het HRM-systeem signaleert wel wanneer een opleiding van een medewerker verloopt, maar je krijgt maar 1 keer een signaal en dan vergeet je het snel. In AG5 kun je meerdere signalen instellen. Dus om meerdere redenen is AG5.

Maar het grootste voordeel, is toch wel dat we in AG5 veel sneller, veel beter overzicht hebben in het verlopen van diploma’s en verplichte opleidingen.

Onze medewerkers moeten heel veel opleidingen verplicht volgen: VCA, op het gebied van veiligheid, op het gebied van techniek, hoogwerkers, noem maar op. En dat werd nu allemaal bijgehouden in Excel door die ene medewerker.

Toen zij de uitleg kreeg over de workflows in AG5 werd ze helemaal enthousiast. Wat workflows doen, is op een aantal momenten in de tijd automatisch mailtjes sturen naar medewerkers dat hun opleiding bijna is afgelopen. Want dat scheelt haar enorm veel tijd omdat ze het niet meer in Excel in de gaten hoeft te houden en ook geen mensen meer achter de vodden hoeft te zitten. Ze begon meteen die automatische mailtjes klaar te zetten, daar was ze zelfs op haar vrije middag nog mee bezig.

Zijn er dan helemaal geen wensen meer?

Toch wel. Als we aan een opleiding nog kosten kunnen koppelen waardoor we een meerjarenbudgetten kunnen maken o.b.v. de verloopdata, is AG5 helemaal af wat ons betreft.

Ook de controle krijgen over alle certificeringen binnen je organisatie?

Praat met onze skill experts