Étude de cas Energie Consult

Pendant l’audit mensuel mené par le Conseil d’accréditation, nous avons maintenant zéro stress.

Quel problème vouliez-vous résoudre ?

Nous sommes un organisme de certification et de contrôle d’équipements sous pression. Puisque nous certifions nos clients, il est logique que nos collaborateurs aient eux-mêmes également besoin de nombreuses accréditations. Chez nous, un collaborateur doit disposer de diverses compétences dans de nombreuses fonctions professionnelles. Nous disposons au total de plus de 270 compétences. Nous avons donc besoin d’un système efficace de gestion des compétences.

Avant, ça se passait comment ?

Autrefois, nous suivions les compétences de tous les collaborateurs dans le système I-talent. Un système qui n’est pas prévu pour la gestion des compétences. Nous devions encore toujours compléter les données, car il manquait une fonctionnalité spécifique dans le système. Nous devions donc toujours exporter les compétences vers Excel. Simplement, cette opération engendrait souvent des erreurs.

Dans quelle mesure des feuilles de calcul aggravaient-elles ces problèmes ?

Il arrivait parfois que des formules arrivaient incorrectes dans Excel. En raison de la complexité des formules dans Excel, l’augmentation du nombre de nouveaux collaborateurs était sujette à de nombreuses erreurs.Devoir tenir à jour 270 compétences par collaborateur, c’est un travail énorme avec très peu de chances de réussite.

Pourquoi étiez-vous stressés ?

Ce qui nous stressait, c’est notre manière inadéquate de gérer les compétences, car nos collaborateurs doivent de toute façon être et rester certifiés pour pouvoir exercer leur métier. De plus, ils sont audités chaque mois par le Conseil d’accréditation. De ce fait, tout le monde s’affolait chaque mois par crainte que l’audit révèle un manque de compétences ou une saisie incorrecte dans Excel. En outre, les collaborateurs n’avaient pas accès à leurs données personnelles et ne pouvaient donc pas vérifier l’état de leurs accréditations ni savoir si tout était bien enregistré dans le système.

Et aujourd’hui, qu’est-ce qui va mieux ?

Maintenant que nous travaillons avec AG5, nous ne sommes heureusement plus stressés par les audits du Conseil. Nous disposons maintenant d’un seul système de gestion convivial. Pendant une visite de l’entreprise, tout est correct, ce que nos collaborateurs savent d’avance. Les certificats étant liés à des compétences, ils peuvent être affichés immédiatement pendant des audits. Ainsi, le Conseil peut les contrôler.

L’une des raisons pour lesquelles tout fonctionne bien à présent est que la défaillance de formules et leur restauration font partie du passé. En effet, nous ne devons plus faire d’exportations et avons cessé d’utiliser Excel.

De quels autres avantages bénéficiez-vous ?

Les nouveaux collaborateurs peuvent maintenant être évalués rapidement sur de nouvelles compétences acquises, nous permettant de savoir rapidement et de manière fiable où une personne peut être déployée. Nous utilisons également des profils de fonction liés aux compétences. Et les collaborateurs gèrent eux-mêmes leurs compétences et peuvent ensuite être évalués et approuvés facilement par leur dirigeant.

Chacun a donc à tout moment un aperçu actuel de ses talents et compétences, y compris d’éventuelles actions qu’il doit faire. Par exemple la recertification d’un certificat expiré.

AG5 envoie également des notifications automatiques par e-mail sur des certifications qui arrivent à expiration. Résultat : vous n’oubliez plus rien. Autrefois, cela engendrait beaucoup de stress.

Grâce à ce nouveau système, nous gagnons au moins 40% de temps sur des tâches administratives liées à l’actualisation et au contrôle de toutes les compétences.

AG5 envoie également des notifications automatiques par e-mail sur des certifications qui arrivent à expiration. Résultat : vous n’oubliez plus rien. Autrefois, cela engendrait beaucoup de stress.

Grâce à ce nouveau système, nous gagnons au moins 40% de temps sur des tâches administratives liées à l’actualisation et au contrôle de toutes les compétences.