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Ahora tenemos cero estrés cuando la Junta de acreditación realiza su auditoría mensual.

¿Qué problema necesitaban resolver?

Somos un organismo innovador de certificación e inspección de equipos a presión. Dado que certificamos a nuestros clientes, es lógico que nuestro personal también necesite tener numerosas acreditaciones. Para trabajar en nuestra empresa, un empleado debe tener diversas competencias en distintos niveles profesionales. Tenemos un total de 270 competencias. Por lo tanto, necesitamos un buen sistema de gestión de competencias.

¿Cómo lo hacíamos antes?

Antes llevábamos un registro de las competencias de todos los empleados en el sistema I-talent. Un sistema que no está hecho para la gestión de competencias. Siempre teníamos que completar los datos porque el sistema carecía de ciertas funcionalidades. Por eso solíamos exportar las competencias a Excel. A menudo las cosas salían mal al hacer esto.

¿En qué medida empeoraron estos problemas las hojas de cálculo?

Las fórmulas a veces acababan en Excel de forma incorrecta. Añadir nuevos empleados solía dar lugar a errores debido a la complejidad de las fórmulas en Excel. Hacer un seguimiento de 270 competencias por empleado equivale a una enorme cantidad de trabajo, y la incertidumbre de saber si las cosas van bien genera bastante estrés.

¿Qué era lo que generaba el estrés exactamente?

Estábamos estresados porque nuestra forma de gestionar las competencias era inadecuada, ya que nuestro personal debe estar y mantenerse acreditado para poder hacer cualquier cosa. Además la Junta de acreditación les audita mensualmente, por lo que todo el mundo se ponía nervioso todos los meses, temiendo que la auditoría demostrara que faltaban competencias o que no estaban correctamente recogidas en Excel. Por otro lado los empleados no tenían acceso a sus propios datos, así que no podían comprobar el estado de sus acreditaciones o si todo figuraba correctamente en el sistema.

¿Cómo es la situación actualmente?

Ahora que trabajamos con AG5, ya no nos estresan las auditorías de la Junta. Ahora disponemos de un sistema de gestión fácil de usar. Durante una visita a la empresa todo cuadra, y nuestros empleados lo saben de antemano. Los certificados están vinculados a las competencias, por lo que se puede acceder a ellos directamente durante las auditorías para que la Junta los compruebe.

Una de las razones de que ahora esté todo correcto es que las fórmulas rotas que hay que arreglar son cosa del pasado, pues ya no necesitamos crear exportaciones ni utilizar Excel.

¿Han descubierto alguna otra ventaja?

field-vo_case_blocks_8_text Ahora se pueden evaluar rápidamente las competencias recién adquiridas de los nuevos empleados, de modo que tenemos una visión rápida y fiable de quién podemos destinar a dónde. También utilizamos perfiles de empleos vinculados a competencias. Y los empleados gestionan ahora sus propias competencias y su jefe solo tiene que evaluarlos y aprobarlos.

Así todos tienen siempre una visión actualizada de sus habilidades y competencias, incluidas las acciones que deben emprender. Por ejemplo, la recertificación de un certificado que ha caducado.

AG5 también envía notificaciones automáticas por correo electrónico sobre las certificaciones que están a punto de caducar, para que nadie se olvide de nada. Esto anteriormente causaba mucho estrés.

Este nuevo sistema nos permite ahorrar al menos un 40 % del tiempo dedicado a tareas que antes recaían en la administración, como mantener todas las competencias al día y tenerlas comprobadas.