Comment GKD Group a éliminé le risque de conformité lié à ses feuilles de calcul obsolètes
Tous les certificats centralisés, des managers responsabilisés et une préparation aux audits restaurée.
Un fabricant spécialisé confronté à un problème de complexité
GKD Group tisse des fils métalliques et synthétiques pour créer des tissus techniques utilisés dans un large éventail d’applications industrielles. C’est un travail exigeant, et le personnel qui le réalise doit faire l’objet d’un suivi et d’une certification tout aussi précis, sans oublier d’être prêt pour un audit à tout moment.
« Avant de commencer à utiliser AG5, nous avions des feuilles Excel. Nous sommes ensuite passés à une feuille Excel basée sur des macros », explique Lena Müller-Frommeyer, spécialiste RH Learning & Development chez GKD Group. « Il y avait encore beaucoup d’erreurs et de nombreuses fautes individuelles. Il était vraiment difficile de tout maintenir à jour. »
Le passage d’un Excel de base à un Excel piloté par des macros est une histoire familière, une solution de contournement bâtie sur une autre, chaque itération ajoutant de la complexité sans réellement résoudre le problème de fond. À un certain point – et en plus de son inefficacité – le système devient un risque.
Une charge de travail devenue insoutenable
Il s’agissait moins d’un point de rupture que d’une pression accumulée. Les processus manuels se multipliaient, la coordination devenait ingérable et les problèmes de conformité étaient de plus en plus difficiles à ignorer.
« Je n’étais tout simplement plus en mesure de gérer la charge de travail, et trop de risques juridiques y étaient associés », déclare Müller-Frommeyer. « Notre plus grand risque opérationnel était sans aucun doute de ne pas être prêts pour les audits. »
Cette combinaison de charge de travail personnelle et de risque institutionnel a imposé la recherche d’une meilleure solution. GKD a abordé le processus avec une idée claire de ses besoins et a évalué le marché.
« AG5 était le seul capable de répondre à toutes nos exigences », affirme Müller-Frommeyer.
Nous avions énormément de processus manuels à coordonner et je n’étais plus en mesure de gérer la charge de travail.
Lena Müller-Frommeyer
Spécialiste RH Learning & Development, GKD Group
Les fonctionnalités qui ont fait la différence
Quelques capacités spécifiques se sont distinguées une fois que GKD a été opérationnel. L’analyse des écarts de compétences basée sur des codes couleur permet à quiconque de visualiser l’état des qualifications en un coup d’œil, sans interprétation nécessaire. Surtout, la fonction de planification y est directement reliée : lorsqu’un écart apparaît, le système associe immédiatement un plan de formation au certificat concerné.
Les certificats eux-mêmes étaient auparavant une source persistante de friction ; les managers demandaient constamment où les trouver et qui les détenait.
« Désormais, ils sont simplement stockés directement, tout le monde y a accès, et cela a facilité la vie de beaucoup de personnes », explique Müller-Frommeyer.
L’intégration du logiciel RH a été un autre facteur décisif, car GKD souhaitait pouvoir connecter AG5 à ses systèmes existants plutôt que de gérer un processus parallèle.
J’apprécie l’analyse des écarts de compétences par couleurs. On voit ainsi au premier coup d’œil si l’on a une lacune ou non.
Lena Müller-Frommeyer
Spécialiste RH Learning & Development, GKD Group
La responsabilité là où elle doit être
Pour GKD, les matrices de compétences qui nécessitaient auparavant une maintenance centrale constante sont désormais un outil avec lequel les collaborateurs interagissent directement.
« Je constate que nous avons pu standardiser une grande partie des compétences. Les gens s’approprient leurs matrices. C’est un gain de temps considérable pour tout maintenir à jour », déclare Müller-Frommeyer.
Lorsque les données sont visibles et accessibles, la responsabilité de leur maintenance n’a plus à reposer sur une seule personne. Une telle redistribution de la responsabilité, passant d’un coordinateur unique débordé aux personnes concernées par les données, est sans doute le changement le plus durable de tous.
