Maak van intern auditen een succes met deze 10 tips

Een interne audit is een handige kwaliteitsmanagementtool voor het controleren en verbeteren van belangrijke bedrijfsprocessen. Je brengt in kaart wat goed en wat minder goed gaat en waar nog ruimte voor verbetering ligt. In dit artikel delen we 10 handige tips die je helpen om van elke interne audit een doorslaand succes te maken.

 

Waarom een interne audit uitvoeren?

Een interne audit is een onderzoek binnen een organisatie naar het goed en betrouwbaar functioneren van bedrijfsprocessen. Zoals de naam al aangeeft, wordt een interne audit uitgevoerd door mensen die in dienst zijn van de onderzochte organisatie zelf.

Een interne audit kan zich op een of meerdere processen richten en heeft als kenmerk dat het onderzoek systematisch, gestructureerd en gedisciplineerd wordt aangepakt.

 

Een interne audit kan om verschillende redenen nuttig en waardevol zijn.

  • De inzichten die interne audits opleveren geven je de concrete mogelijkheid om bedrijfsprocessen te verbeteren.
  • Dankzij een extra stukje kwaliteitscontrole krijg je meer zicht op operationele en strategische verbeterpunten die jouw processen kwalitatief naar een hoger niveau tillen.
  • Een interne audit geeft je meer kijk op besparingsmogelijkheden.
  • Door regelmatig interne audits te houden, laat je aan je eigen organisatie en de buitenwereld weten dat jouw organisatie kwaliteitscontrole serieus neemt.

 

In deze blog lees je meer over de aard en het nut van interne audits.

 

Tips voor succesvol intern auditen

Idealiter is een interne audit meer dan alleen een controlemiddel. Als je het goed aanpakt, is het namelijk ook een waardevolle verbetertool. Doe je voordeel met de onderstaande tips om van de interne audit een succesverhaal met blijvende resultaten te maken.

 

1. Stel een duidelijk doel vast

De waarde van een interne audit wordt een stuk groter als je vooraf een duidelijke stip aan de horizon uittekent. Door het stellen van een duidelijk doel, wordt het opstellen van een goed auditplan een stuk gemakkelijker.

 

Stel jezelf bij het formuleren van een doel vooral de onderstaande vragen.

  • Wat ga ik doen?
  • Waarom ga ik de audit uitvoeren? Ligt de focus vooral op het verbeteren van processen, het minimaliseren van risico’s of het drukken van de kosten?

 

2. Creëer draagvlak en autoriteit

Een goede interne audit is meer dan een verplicht nummertje. Draagvlak binnen de organisatie (van directie- tot medewerkersniveau) is dan ook een belangrijke vereiste voor succes. Draagvlak schep je door een auditor met autoriteit aan te wijzen. Zo’n persoon is open, eerlijk, diplomatiek, cultuursensitief, vasthoudend en besluitvaardig.

 

3. Stel prioriteiten

Een goede interne audit brengt een hoop informatie op tafel. Om toch het overzicht te behouden en te voorkomen dat je door de bomen het bos niet meer ziet, is het verstandig om prioriteiten te stellen. Bepaal aan de hand van je auditdoelstellingen welke procesonderdelen of risico’s de meeste aandacht verdienen.

 

4. Stel de juiste vragen

Een succesvolle audit valt of staat met het stellen van de juiste vragen. Denk hier dus al in een vroeg stadium goed en gericht over na.

 

Voorbeelden van goede vragen op het vlak van procesoptimalisatie zijn:

  • Wat doe je op dit moment?
  • Hoe verloopt een proces van begin tot eind?
  • Waar zitten de belangrijkste pijnpunten, bottlenecks en risico’s?
  • Welke (productie)doelstellingen heb ik geformuleerd en hoe bereik ik die?
  • Hoe bewaken we afspraken over procesinrichting?
  • Welke procedures en instructies hebben we om bedrijfsprocessen in goede banen te leiden en afspraken na te komen?
  • Wat gaat er volgens medewerkers goed en minder goed?

 

5. Bepaal de betrokkenen

Stel vooraf vast wie je bij het uitvoeren van interne audits gaat betrekken. Als je een goede planning maakt, kunnen de betrokken partijen hier rekening mee houden. Wie je allemaal bij een interne audit betrekt, hangt mede af van het aantal werknemers, afdelingen en vestigingen binnen jouw organisatie.

Een goed overzicht van de betrokkenen geeft je een scherper beeld van de ‘scope’ van de audit, maar maakt ook duidelijk hoeveel tijd er nodig is om met iedereen in gesprek te gaan.

6. Audit ‘waarderend’

Een interne audit is meer dan alleen een controlemiddel. En het is al helemaal geen overhoring. Kies je wel voor een dergelijk schoolse benadering? Dan komt de focus al snel eenzijdig te liggen op zaken die niet goed gaan. Zo kweek je uiteindelijk een negatieve sfeer die ertoe kan leiden dat medewerkers in hun schulp kruipen en minder open zijn in het geven van antwoorden en waardevolle feedback.

‘Waarderend auditen’ is meestal een betere strategie. Bij een waarderende audit vraag je veel meer naar positieve punten en stimuleer je ondervraagde medewerkers om mee te denken over veranderingen. Het resultaat: doelgerichte verbeteringen met behoud van de reeds sterke punten van een proces.

 

7. Hanteer de juiste toon

Het is de toon die de muziek maakt. Deze wijsheid is ook van toepassing op het uitvoeren van een interne audit.

Formuleer als auditor eventuele kritiek en verbetersuggesties op een constructieve manier en blijf kritisch nadenken. Niet voor niets vermelden bepaalde normen dat het de taak van de auditor is om ‘professionele oordeelsvorming toe te passen en zich niet te krampachtig te focussen op de specifieke eisen van elk hoofdstuk van de onderzochte norm’.

 

8. Formuleer verbetervoorstellen op een herkenbare manier

Het is belangrijk dat eventuele verbetervoorstellen gebaseerd zijn op duidelijke bewijzen gebaseerde, controleerbare bevindingen. Formuleer verbetervoorstellen bovendien zo dat medewerkers zich erin kunnen herkennen. Zo verhoog je de kansen op maximaal rendement.

 

9. Deel interne audits op in thema’s

Een interne audit heeft vaak een breed blikveld. Je wilt namelijk een zo groot mogelijk gebied afdekken. Toch kan dit ook een valkuil zijn. Als je een interne audit te breed trekt, lever je namelijk in aan diepgang.

De oplossing? Themagericht auditeren. Door de audit op te knippen in meerdere thema’s en onderdelen, kun je afwisseling aanbrengen in de onderwerpen en ook dieper op elk deelthema ingaan. Bovendien krijgt zowel de auditor als elke ondervraagde medewerker meer ruimte om door te vragen.

 

10. Kies de juiste tools

Door de juiste tools te gebruiken, voer je een interne audit op een goede en ontspannen manier uit.

De skills management software van AG5 is een voorbeeld van zo’n stukje digitaal gereedschap. Alle informatie die de auditor nodig heeft, zoals de vaardigheden, taken en certificaten van medewerkers, is direct en vanuit één centrale omgeving te raadplegen. Je hoeft dus niet langer tientallen of honderden documenten door te spitten om de voor een audit benodigde informatie bij elkaar te zoeken.

 

Op naar een succesvolle audit!

Een goede interne audit heeft veel voordelen. Om het beste uit deze beproefde vorm van kwaliteitscontrole te halen, zijn een goede planning, de juiste mindset, draagkracht binnen de organisatie en de juiste tools absolute vereisten. Doe dus je voordeel met de bovenstaande tips om van jouw volgende audit een succesverhaal te maken.

 



Gerelateerde berichten