Comment Renewi est passé d’un taux de conformité de 22 % à 71 % avec 40 000 certificats de formation centralisés
Préparation aux audits sur demande pour 120 sites, et un taux de conformité qui ne cesse de s’améliorer.
Des certificats dans un tiroir
Renewi est une entreprise de transformation des déchets en produits opérant aux Pays-Bas, en Belgique, en France et au Portugal, collectant les déchets pour les restituer à la société sous forme de produits utilisables. Avec plus de 6 000 employés répartis sur environ 120 sites et près de 900 postes, la gestion des formations obligatoires et des certifications était devenue un problème sérieux. Les données existaient, mais personne ne savait où elles se trouvaient.
« Toutes les certifications de nos employés étaient éparpillées. Certaines se trouvaient sur un ordinateur, d’autres dans un système RH, et d’autres encore simplement dans le tiroir d’un opérateur », a déclaré Alex Baggerman, Directeur du talent et de la formation du groupe Renewi.
Chaque site suivait les formations différemment. Cela signifiait des dizaines de fichiers Excel, des données fragmentées, aucune vue cohérente de qui était qualifié pour quoi, et aucun moyen fiable de le savoir avant qu’un auditeur ne pose la question.
Un taux de conformité qui rendait le problème impossible à ignorer
Avant AG5, le taux de conformité du personnel de Renewi s’élevait à 22 %. Il s’agissait d’une défaillance fondamentale qui comportait un réel risque réglementaire.
Un rapport d’audit a fini par officialiser la situation, révélant des lacunes dans la formation requise pour les ouvriers sur plusieurs sites. Ce constat a déclenché ce que Renewi a appelé le projet « Licence d’exploitation », une initiative à l’échelle de l’entreprise visant à centraliser et à normaliser toutes les données de formation.
« Nous n’avions aucun contrôle sur le type de certificat expiré, le type de certificat nécessaire ou le type de certificat pour lequel il y avait peut-être un surplus de formation », a déclaré Baggerman. « J’aime que les choses soient ennuyeuses et prévisibles, et à ce moment-là, ce n’était ni ennuyeux ni prévisible, donc c’était une grande source de stress. »
Nous avons commencé avec un niveau de conformité de 22 %. Après la mise en œuvre, nous sommes à 71 %, et ce chiffre continue de grimper.
Alex Baggerman
Directeur du talent et de la formation, Renewi
Une seule chose, mais très bien faite
Renewi a évalué ses options et a choisi AG5 pour son aspect pratique, sa facilité d’utilisation, son accessibilité via application mobile ou ordinateur, et parce que la solution a été conçue précisément pour répondre à ce problème.
« AG5 fait tout simplement l’affaire. Ils font une seule chose, mais ils la font très bien », a déclaré Baggerman.
L’équipe de Renewi a commencé par un déploiement structuré. D’abord, ils ont collecté et validé les données des 120 sites, découvrant au passage 40 000 certificats stockés dans des systèmes hérités et 354 objets d’apprentissage dispersés entre les départements, le tout géré par une équipe restreinte de seulement 1,5 ETP. Ils ont aligné les exigences de qualification entre les services, impliqué les managers dans des boucles de rétroaction après chaque phase de mise en œuvre, et ont délibérément confié la responsabilité aux opérations plutôt qu’à l’informatique.
« Nous avons constaté plus de succès lorsque les RH facilitaient le processus, mais que les opérations assumaient la responsabilité de la conformité », a déclaré Baggerman.
Ennuyeux et prévisible, de la meilleure façon possible
Le taux de conformité illustre parfaitement le succès du projet Licence d’exploitation, avec des chiffres bondissant de 22 % à 71 %. Ces chiffres continuent de progresser. L’expérience quotidienne chez Renewi a évolué tout aussi radicalement. La préparation aux audits, qui consistait autrefois en des semaines de recherche effrénée pour localiser et compiler les preuves, est désormais gérée par l’équipe sur demande.
« Normalement, pour un audit, il faut préparer énormément de choses, alors que maintenant, il suffit de se rendre à l’audit ; cela permet donc de gagner beaucoup de temps de préparation », a déclaré Baggerman.
Désormais, la conformité est visible et fiable. Nous pouvons nous concentrer sur l’amélioration des compétences, plutôt que sur l’obtention de certificats.
Alex Baggerman
Directeur du talent et de la formation, Renewi
Renewi étend désormais le système aux prestataires de formation et aux employés externes. L’objectif reste le même que celui qui a motivé le projet dès le départ : créer un panorama de la conformité cohérent, prouvable et sans place pour les surprises.
« AG5 nous a donné une base solide. Nous avons désormais le contrôle, la visibilité et un modèle sur lequel nous pouvons bâtir », a déclaré Baggerman.
