Stiho casestudie

De Manager Operations vindt het fantastisch en gaaf. Hij vroeg meteen of ik het ook kon toepassen in een andere locatie van ons.

Welk probleem wilde je oplossen?

Excel gebruik je om de talenten die mensen hebben vast te leggen. Hoe kan ik dat op een strakke manier doen? Excel is heel onderhoudsintensief. Het is altijd een gedoe om de vaardigheden van iemand aan te passen. Je moet veel vastleggen en dan kun je makkelijk iets verkeerd opslaan. Soms doe je net de verkeerde klik en ben je dingen kwijt.

En je mailt die sheets vaak naar elkaar toe. Wie werkt er dan met de laatste versie? Daarbij waren ze ook verstopt in onze verouderde intranetomgeving. Heel veel mensen hebben daar niet eens toegang toe.

Waar was je naar op zoek?

Vanuit lean management kende ik de skills matrix en ik heb zelf een toolbox met Excel bestanden. Ik vind dat een heel onhandig instrument om mee te werken. Toen dacht ik: kunnen we dat niet automatiseren of is er geen bedrijf die daar iets voor gevonden heeft?

Ik ben gaan zoeken naar iets dat ik zelf kon implementeren zonder IT-afdeling. Want onze IT-afdeling was overbelast. Daarmee heb ik ze misschien wel gepasseerd, maar dat heb ik later weer uitgesproken met de IT-manager.

Twijfels?

In het begin is het wel spannend, want je koopt een kaal product en dat moet je gaan vullen. Kunnen we dat wel? En we gaan een relatie aan met een nieuwe partij die niemand nog wat zegt.

We hadden al een bedrijfssysteem waarin trainingen konden worden vastgelegd. Waarom doe je dingen dubbel? Er ontstaat een overlap. Juist doordat we met AG5 begonnen zijn ontstaat er een soort spin off waarbij we bestaande, soms verouderde, systemen oppakken en vernieuwen.

Wat gaat er nu beter?

We hebben de tool nu helemaal gevuld. Alle certificaten staan er in. Al onze medewerkers staan erin. Alle afdelingen staan erin. Dat is echt een mijlpaal. Het is helemaal live, zoals we het willen.

Je kunt gelijk zien welke training een medewerker nog moet doen. Bijvoorbeeld hebben we wel of geen heftruck-certificaat? En trainers op de werkvloer kunnen meteen doorklikken naar de werkinstructie.

AG5 is een super gave tool. Je kan er snel doorheen navigeren. Je kan het bijvoorbeeld makkelijk aan een directeur laten zien. Deze week kreeg ik van een teamleider precies de vraag die ik wil hebben: “Waarom kan ik nog niet in AG5?”