Hoe werkt de software | Skills Management Software | AG5

Praktijkvoorbeelden waarbij skills management software je kan helpen

  • Skills matrixen bouwen – zonder te programmeren
  • Certificaten van medewerkers bijna verlopen? Ontvang automatisch notificaties
  • Zieke medewerker? Vind met één zoekopdracht direct de vervanger
  • Een productielijn omstellen? Vind de operators die het kunnen
  • Morgen een audit? Zorg direct voor een goede eerste indruk
  • Met drag and drop iedere organisatiestructuur nabouwen – hoe complex ook

Skills matrixen bouwen zonder te programmeren in AG5


Skills matrixen bouwen - zonder te programmeren

Een skills matrix in Excel betekent: veel tabbladen en formules.

Wat zet je op de x- en y-as? Hoe groepeer je data: per medewerker, team of machinelijn? Wil je alleen behaalde certificaten zien of ook taken? En welke resultaten: de vereiste, de behaalde of toch de GAP?

Dit is lastig om in Excel met formules aan elkaar te knopen. Je hebt al snel een Excel-expert nodig met programmeer-skills. En gebruikers kunnen de matrix per ongeluk kapot maken als ze ook maar één teken in een formule veranderen.

Dat kan veel simpeler in AG5. Daar kun je zelf matrixen bouwen door informatie ‘bij elkaar te klikken’. Iedereen kan het, programmeren is niet nodig en niemand kan iets kapot maken.

Bepaal zelf hoe je verbanden wilt leggen tussen medewerker, kwalificaties en bijvoorbeeld functies, machines of werkplekken. Alles is meteen zichtbaar.

Skills matrix software en skills management software screenshot interface op laptop


Certificaten van medewerkers bijna verlopen? Ontvang automatisch notificaties

Peter staat aan je bureau en geeft aan dat zijn VCA certificaat vorige week verlopen is. Herken je dat? Nog mooi dat Peter zo alert is dat hij het zelf signaleert maar eigenlijk had je dit voor willen zijn. Het had ook een auditor kunnen zijn die het constateert, of erger nog, een arbeidsinspecteur na een bedrijfsongeval. Maar waar zit ‘m dit nu in? Je hebt toch die Excel waarin je keurig bijhoudt wanneer iedereen z’n VCA behaald heeft.

Je mist notificaties, wat je eigenlijk zou willen is:

  • Notificaties volledig in kunnen stellen, per medewerker, doelgroep en certificaat. Zodat je nooit meer verrast wordt dat certificaten al verlopen zijn
  • In één opslag kunnen zien wat er gaat verlopen in een bepaalde periode. Zodat je proactief in plaats van reactief kunt werken en herhaal-trainingen gericht kunt inplannen
  • Op alle mogelijke manieren een ‘sate-prikker’ door de data kunnen steken. Ofwel alleen naar afdeling X, team A of medewerkers met functie Y kijken

Dit kan allemaal in AG5.

Notificaties worden in AG5 weergegeven


Zieke medewerker? Vind met één zoekopdracht direct de vervanger

Stel, er wordt iemand ziek.

Hoe vind je snel de meest geschikte vervangers? Vaak gebeurt dit op basis van ‘parate kennis’. Maar twijfel jij niet ook wel eens of dat nog een objectieve inschatting is met zoveel medewerkers? Of duik je in die Excel matrix en moet je tientallen rijen en kolommen door. Hoeveel tijd ben je daar wel niet mee kwijt? Daar kun je elke keer zomaar een half uur mee bezig zijn.

In AG5 hoef je alleen maar de naam van de medewerker die ziek is in te typen. Je ziet direct een lijst met de collega’s die de beste match zijn op basis van de kwalificaties van de zieke.

Geschikte vervangende medewerkers weergeven in AG5


Morgen een audit? Zorg direct voor een goede eerste indruk

Morgen komt de auditor van je belangrijkste klant op bezoek. Op de werkvloer wijst hij 3 medewerkers aan, waarvan hij wil weten of ze de juiste kwalificaties hebben. Je wordt onrustig, want jij weet dat je deze info niet direct kunt vinden. Omdat een deel ervan bij HR in de hangmappen zit en een ander deel in verschillende Excels.

Hier baal je van want de eerste indruk van de auditor is belangrijk.

Dat kan beter. Met AG5 heb je alle informatie centraal en direct beschikbaar, inclusief documenten met bewijslast.

Wandel ‘s-ochtends ontspannen binnen en maak je nooit meer druk om een audit.

En ontvang net als veel van onze klanten complimenten van de auditor.


Een productielijn omstellen? Vind de operators die het kunnen

“Productielijn 2 moet omgesteld worden, maar we kunnen Erik niet vinden en hij doet dat altijd”.

Ook wel eens met spoed op zoek geweest naar een specialist binnen de organisatie? Je loopt naar de productiemanager en vraagt: “Wie kan dat nog meer?” Hij zegt: “Ik denk Wouter, maar ik weet het niet zeker. Kijk anders even in die Excel matrix.”

Dat wordt handmatig spitten door de tabbladen. En is dat ding nog up-to-date?

In AG5 hoef je alleen maar de kwalificatie ‘Productielijn 2 omstellen’ in te voeren. Je ziet dan meteen welke andere collega’s dit ook kunnen.


Binnenkort functioneringsgesprek? Zie direct welke ontwikkelmogelijkheden er zijn

Morgen heb je een functioneringsgesprek met Peter maar je ziet er enorm tegen op. Want wat kun je hem vertellen over de groei die hij het afgelopen jaar heeft doorgemaakt? En wat moet je hem vertellen over welke vaardigheden hij het komende jaar het beste kan ontwikkelen?

Omdat je de antwoorden niet hebt, ga je niet lekker het gesprek in. Kost het eigenlijk alleen maar tijd en levert het weinig op. En als het gesprek achter de rug is heb je hoogstens een gevoel van opluchting.

Stel dat je wel de antwoorden hebt?

In AG5 zie niet alleen jij maar ook Peter zelf in welke vaardigheden hij is gegroeid. Ook kun je eenvoudig matchen wat er nog nodig is voor een andere rol of functie. Hierdoor is direct duidelijk welke ontwikkelmogelijkheden er allemaal zijn. Dit geeft jou en Peter de handvatten voor een concreet gesprek over zijn ontwikkeling. De toekomstige behoeftes van de organisatie en de ambities van Peter zelf kunnen zo op elkaar afgestemd worden.

Het mooie is dat Peter ziet dat zijn vaardigheden worden erkend en gewaardeerd door de organisatie. Hierdoor is hij nog meer gemotiveerd om zichzelf verder te ontwikkelen.

En jij vindt de functioneringsgesprekken weer superleuk!


Bedrijfsongeval gehad? Toon aan dat alle voorzorgsmaatregelen zijn genomen

Bij een chemiebedrijf in Berlijn is een vrouw van 21 jaar zwaargewond geraakt door een bedrijfsongeval met een heftruck. Een medewerker reed gehaast achteruit en zag de vrouw over het hoofd.
De arbeidsinspectie stelde een onderzoek in.

Naast dat een bedrijfsongeval vaak ingrijpende gevolgen heeft voor je medewerkers, is jouw bedrijf aansprakelijk voor alle opgelopen schade. Om te zorgen dat de verzekeringsmaatschappij uitbetaalt en er ook geen rechtsvervolging plaatsvindt, moet jouw bedrijf aantonen dat de betrokken medewerker onder andere:

  1. een geldig heftruckcertificaat heeft
  2. op de hoogte is van jullie werkprocedures
  3. op de hoogte is jullie veiligheidsvoorschriften

In AG5 toets je de naam van de heftruckchauffeur in en je ziet direct welke trainingen de medewerker heeft gevolgd inclusief bewijslast. Hiermee kan jouw bedrijf aantonen dat het alle voorzorgsmaatregelen heeft genomen.


Welke kennis loopt er op onze andere vestigingen rond? Zoek organisatiebreed

Je bent teamleider binnen een organisatie die geografisch verspreid is. Jullie hebben meerdere vestigingen of locaties en je hebt al eens vaker gedacht…wat loopt er nou eigenlijk aan kennis en ervaring rond op onze andere vestigingen?

Een klant van ons had een probleem met een storing in een machine. Zijn vaste technische dienst medewerker die dit soort problemen altijd oplost was met vakantie.

Door in AG5 de specifieke kwalificaties in te voeren die nodig zijn voor het onderhouden van deze machine, ontdekte hij dat er op een andere vestiging iemand rondloopt die ook de kennis in huis heeft om de storing te verhelpen.

En wie kan jij bellen of mailen?


Een nieuwe opdracht? Stel het perfecte team samen

Je bent projectleider en moet een nieuw complex project opstarten. Een project wat vraagt om heel specifieke kennis en ervaring.

Je weet ‘onderbuik’ wel wie je het beste in kunt zetten om deze klus te klaren. Dat onderbuik gevoel is heel waardevol, maar zie je mogelijk geen zaken over het hoofd?

Heb je wel alle skills en kwalificaties van iedereen in beeld? En wat te denken van de ‘informele’ skills die medewerkers opgedaan hebben in de diverse rollen die ze in hun loopbaan gehad hebben.

In AG5 match je jouw team of zelfs jullie hele workforce naar de specifieke kennis en ervaring die je nodig hebt voor het project.
Je kon wel eens verrast worden hoe je teamsamenstelling wordt doordat je sommige collega’s helemaal niet in het vizier had.


Kwalificaties op één plek opgeslagen - iedereen gebruikt altijd de juiste versie

Gebeurt het bij jullie weleens dat een collega een kopie maakt van jouw skills matrix en deze gaat aanpassen waardoor er verschillende Excels in omloop komen?

Door deze verschillende versies – waarvan er maar één de juiste kan zijn – kan het bijvoorbeeld voorkomen dat teamleiders hun medewerkers op verkeerde criteria beoordelen.
Dat kan er voor zorgen dat tijdens een audit ineens blijkt dat een medewerker niet goed gekwalificeerd is. Waardoor de medewerker naar huis gestuurd wordt en een andere collega moet opdraven.

Kortom, twijfel jij ook regelmatig of je nog wel in de juiste versie werkt?

In AG5 zijn alle kwalificaties centraal opgeslagen. Hierdoor werkt iedereen altijd met de juiste versie van de kwalificaties en kunnen er nooit verschillen ontstaan.


Met drag and drop iedere organisatiestructuur nabouwen - hoe complex ook

Hebben jullie veel afdelingen, productielijnen, werkplekken, teams? En tientallen of honderden kwalificaties? Je denkt misschien dat er geen systeem bestaat dat dit overzichtelijk kan maken. Of dat zo’n systeem erg complex is om in te richten.

Dus je koos ervoor om dit in Excel te doen. Maar in Excel is het vaak lastig om je organisatiestructuur goed na te bouwen en te verbinden met de juiste vaardigheden per persoon, team of afdeling.

In AG5 kun jij met drag and drop iedere organisatiestructuur nabouwen en alle mogelijke verbindingen maken tussen personen en de kwalificaties waaraan ze moeten voldoen. Je maakt daarna in enkele kliks alle gewenste matrixen.

Iedereen kan het.

Met drag and drop iedere organisatiestructuur in AG5

Vraag een demo aan van de enige plug and play
Skills Management Software

  • skills matrixen maken door ze gewoon bij elkaar te slepen – programmeren is niet nodig!
  • nieuwe gebruikers zijn binnen 30 minuten up and running
  • met drag and drop is iedere organisatiestructuur na te bouwen –
    hoe complex ook

 

Vraag een demo aan  >
Of wil je in aanmerking komen voor een gratis Excel make-over?
(slechts 3 per maand beschikbaar)