Hoe Vista stopte met het verspillen van duizenden dollars aan onnodige training
Overtraining voor het eerst zichtbaar, skills gaps transparant over elke afdeling, en ontwikkelingspaden die het giswerk per afdeling vervangen.
Elke afdeling deed het op zijn eigen manier
Vista is een fabrikant van drukwerk en verpakkingen met een sterk datagedreven cultuur. Gegevens over vaardigheden en training waren overal in het bedrijf aanwezig, maar elke afdeling hield zijn eigen Excel-bestand bij, in een eigen format, zonder gedeeld inzicht.
“We hadden behoefte aan meer algehele duidelijkheid,” aldus John Kanters, Learning & Development Coordinator bij Vista. “Niet alleen voor een enkele afdeling, maar een overzicht van alle afdelingen.”
Zonder dat overzicht kon het bedrijf geen antwoord geven op fundamentele vragen over personeelsplanning. Hoeveel mensen had elke ploeg nodig voor elk productieproces? Wie beschikte over welke vaardigheden? Waar zaten de gaten?
De antwoorden stonden in afzonderlijke bestanden die niemand tegelijkertijd kon inzien.
De kosten van het niet weten
De meest verrassende ontdekking die AG5 aan het licht bracht, was geen tekort, maar een overschot. Kanters ontdekte dat Vista voor een aantal productieprocessen veel meer mensen had opgeleid dan het proces feitelijk vereiste.
“Als je voor een bepaald productieproces maar vier mensen nodig hebt, maar er zijn er 14 opgeleid, dan heb je zonder goede reden veel geld uitgegeven,” zei Kanters. “Dat geld werd in het verleden simpelweg verspild. Dat geld had beter anders besteed kunnen worden.”
Vista houdt dit bij in niet-productieve uren, oftewel de tijd die werknemers aan training besteden in plaats van aan de lijn. Bij bijvoorbeeld € 50 per uur kosten 200 onnodige niet-productieve uren € 10.000. Vermenigvuldigd over processen en ploegen zijn de besparingen door het elimineren van overtraining aanzienlijk.
Als je voor een bepaald productieproces maar vier mensen nodig hebt, maar er zijn er 14 opgeleid, dan heb je zonder goede reden veel geld uitgegeven.
John Kanters
Learning & Development Coordinator, Vista
Een routekaart van operator A naar operator B
AG5 gaf Vista ook de structuur om ontwikkeling expliciet te maken. In plaats van doorgroeimogelijkheden informeel te laten, bouwde het team ontwikkelingspaden die elke functie koppelen aan de specifieke trainingen die nodig zijn om deze te bereiken.
“Als je je wilt ontwikkelen van Operator A naar Operator B, dan moet je de specifieke trainingen volgen,” aldus Kanters. “We hebben hier nu voor elke persoon een duidelijk overzicht van. Hoe ver is een medewerker met zijn ontwikkelingsplan?”
Gecombineerd met prognoses op ploegniveau, die precies laten zien hoeveel opgeleide mensen elk productieproces nodig heeft, plant Vista trainingen nu op basis van feitelijke behoeften in plaats van aannames.
We weten nu wie die vaardigheden heeft, en als die vaardigheden ontbreken, dan zijn we ons direct bewust van de skills gap. Dat overzicht hadden we voorheen nooit.
John Kanters
Learning & Development Coordinator, Vista
