11 best practices bij het maken van een skills matrix

11 best practices bij het maken van een skills matrix

Als bedrijf (of als individuele medewerker) is het erg handig om een goed overzicht te hebben van alle competenties en vaardigheden die op de werkvloer beschikbaar zijn. Een skills matrix is een handige tool om vaardigheden inzichtelijk te maken. Maar wat is de beste manier om zo’n matrix vorm te geven? Aan de hand van 11 best practices laten we het je zien!

 

Wat is een skills matrix?

Om uit te kunnen leggen hoe je een skills matrix maakt, moeten we natuurlijk eerst even kort toelichten wat een vaardighedenmatrix nou precies is. Een skills matrix is een schematisch overzicht dat laat zien welke vaardigheden medewerkers nodig hebben om een taak naar behoren uit te kunnen voeren. De matrix hanteert een schaal die laat zien wat het actuele en gewenste niveau van een medewerker is.

 

Voorbeeld

Als de kennis van een bepaald computerprogramma bijvoorbeeld een essentiële vaardigheid vormt voor een taak of functie, geeft een vaardighedenmatrix per medewerker aan hoe diepgaand de aanwezige knowhow (uitgebreid, gemiddeld, beperkt of geen) op dat vlak is.

 

Opmaak

Een skills matrix bestaat uit een verticale en horizontale as. De verticale as van de matrix bevat de namen van de verschillende medewerkers, terwijl de horizontale as de vaardigheden toont die mensen nodig hebben om een specifieke rol goed te kunnen vervullen. Maar het kan ook andersom: een verticale as die de taken, functieomschrijvingen of competenties weergeeft die nodig zijn voor het uitvoeren van een bepaalde taak, terwijl de horizontale as per medewerker aangeeft in hoeverre hij of zij aan het gevraagde profiel voldoet. Het kennisniveau wordt meestal geïllustreerd aan de hand van een symbool, percentage of kwalificatieniveau.

 

Gratis Excel-template

Veel organisaties vertrouwen nog steeds op Excel voor het maken van een skills matrix. Hoewel niet ideaal, is dat een goed begin. Je kunt ons Excel-template downloaden om wegwijs te worden in het maken en bijhouden van een skills matrix.

AG5 skills matrix

 

 

Best practices

Hoewel bovenstaand voorbeeld een goed begin is, berust een skills matrix altijd op maatwerk. Iedere organisatie is immers anders en heeft haar eigen werkwijze en aandachtspunten. Gelukkig zijn er een aantal best practices om jouw skills matrix vorm te geven.

 

1. Stel de juiste vragen

Een vaardighedenmatrix is een praktisch instrument dat vooral gericht is op het optimaal benutten van je workforce. Beantwoord voor jezelf eerst de onderstaande vragen voordat je overgaat tot het maken van een ontwerpmatrix.

  • Welke vaardigheden, kwalificaties en certificaten hebben mijn medewerkers nodig?
  • Over welke vaardigheden, kwalificaties en certificaten beschikken ze al?
  • Is er sprake van een skills gap tussen de benodigde en reeds aanwezige vaardigheden?
  • Zo ja, wat is de beste manier om dit gat tussen vraag en aanbod te dichten? Is het beter om medewerkers die al voor het bedrijf werken extra trainingen aan te bieden of moet je nieuwe mensen werven? Of is een combinatie van training en werving de beste oplossing?
  • Hoe en waar scheppen we een compleet overzicht van de vaardigheden, kwalificaties en certificeringen die binnen de organisatie aanwezig zijn of zijn behaald?

 

2. Maak een overzicht

Het beantwoorden van de bovenstaande vragen geeft je een goed inzicht in de verhouding tussen gewenste en aanwezige vaardigheden binnen de organisatie. De volgende stap is het verwerken van al die informatie in een overzicht.

Welke vaardigheden moeten medewerkers beheersen voor een bepaalde functie of taak? Een dergelijk overzicht leert je ook welke medewerkers flexibele generalisten of juist echte specialisten zijn.

 

3. Identificeer specifieke vaardigheden

De volgende stap bestaat uit het onderverdelen van algemene informatie over vaardigheden in meer specifieke skill sets. Die kun je vervolgens toespitsen op individuele afdelingen en bedrijfsonderdelen. Zo kun je altijd nagaan of de juiste mensen op de goede plek zitten en er op afdelingsniveau geen sprake is van skill gaps.

 

4. Zet alles in een skills matrix

Nu je alle belangrijke informatie op een rijtje hebt, kun je alles onderbrengen in matrixen. Zorg er in elk geval voor dat het vaardigheidsniveau van elke medewerker op team-, afdelings- en organisatieniveau wordt vastgelegd.

 

5. Houd rekening met verschillen en beperkingen

Ieder mens is verschillend. Dat betekent dus ook dat elke medewerker andere kwaliteiten en zwaktes heeft. Niet iedereen kan evenveel taken uitvoeren of zich hetzelfde aantal vaardigheden eigen maken. Een goede skills matrix maakt die verschillen tussen individuen inzichtelijk en vertaalt ze naar een optimale werkplanning.

Skills matrix best practice

6. Maak matrixen niet nodeloos ingewikkeld

Een tool als de skills matrix biedt bijna oneindige mogelijkheden. Je kunt de matrixen zo eenvoudig of complex maken als je wilt. Let er (met het oog op praktische bruikbaarheid) wel op dat je een skills matrix niet nodeloos gecompliceerd maakt.

Richt je op de kernvaardigheden, competenties en certificaten die onontbeerlijk zijn voor een bepaalde taak of functie. Te zeer de nadruk leggen op secundaire factoren zorgt ervoor dat je uiteindelijk door de bomen het bos niet meer ziet.

 

7. Blijf matrixen bijwerken en onderhouden

Een skills matrix is alleen bruikbaar als de informatie die erin staat kloppend en actueel is. Het creëren en bijhouden van de matrixen vergt dus een behoorlijke dosis voorbereiding en discipline. Communiceer dit duidelijk naar al je medewerkers zodat de informatie altijd up-to-date is en je bij audits nooit voor verrassingen komt te staan.

 

8. Maak aparte matrixen voor harde vaardigheden en soft skills

Naast diploma’s en harde vaardigheden hechten moderne bedrijven ook veel waarde aan soft skills zoals communicatieve vaardigheden, oplossingsgerichtheid, doorzettingsvermogen of doelgerichtheid. Om de overzichtelijkheid te bewaren, is het verstandig om zowel voor harde vaardigheden als soft skills een aparte matrix bij te houden.

Zo houd je zicht op het bredere plaatje en ontstaat er geen warboel aan vaardigheden en kwalificaties.

 

9. Houd rekening met branchespecifieke factoren

Goed skills management houdt ook rekening met factoren en aspecten die typisch zijn voor de sector waarbinnen jouw organisatie actief is. Denk bijvoorbeeld aan branchespecifieke wetgeving, kwaliteitsstandaarden of certificaten.

 

10. Stel duidelijke doelen

Beoordelen gaat gemakkelijker als je per vaardigheid een duidelijk doel stelt. Het verschil tussen score en doel geeft vervolgens aan hoe goed een bepaalde medewerker de betreffende vaardigheid beheerst. Hierdoor weet je of hij nog moet groeien of reeds aan alle gestelde eisen voldoet. Werken met einddoelen en scores maakt het ook gemakkelijker om gerichte trainingen aan te bieden of te ontwerpen.

 

11. Houd ontwikkelingen door de tijd bij

Skills management moet niet alleen gericht zijn op het hier en nu. Om te kijken hoe een medewerker zich door de jaren heen heeft ontwikkeld, is het ook van belang om een historisch overzicht te hebben. Bewaar dus ook scores en doelen uit het verleden. Daarnaast is het belangrijk om de toekomst in het oog te houden. Welke vaardigheden zijn dan nodig en hoe kan ik mijn workforce hier optimaal op voorbereiden?

 

Gebruik Skills management software!

De kans is groot dat je jouw skills management na verloop van tijd naar een hoger niveau wil tillen. Wil je bijvoorbeeld met meerdere mensen aan dezelfde matrixen kunnen werken zonder dat er verschillende versies ontstaan? Wil je matrixen direct op de werkvloer bijwerken? En wil je ze per team, afdeling of locatie delen? Dan worden de mogelijkheden van Excel al gauw te beperkt.

De skills management software van AG5 biedt in zo’n geval uitkomst. Alle informatie omtrent competenties en vaardigheden kan voortaan direct op de werkvloer worden bijgewerkt. Bovendien zijn matrixen dankzij AG5 toegankelijk vanuit één centrale omgeving in de cloud. Benieuwd naar de voordelen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op of vraag een gratis demo aan.

 

 



Gerelateerde berichten