LabPON

Danny ten Veen est Coordinating Histology Analyst chez LabPON, où environ quarante employés travaillent dans son département d’histologie. Ensemble, ils totalisent plus de 300 qualifications professionnelles qui étaient toutes documentées et gérées sur papier. Oui, sur papier !

Alors, quel est votre bilan ?

  • accès en un seul clic à tous les dossiers – auditeurs, directeurs et département de planification ne doivent plus passer au crible des montagnes de paperassse
  • dossiers sans papier – pas de formulaires papier, moins de tracas et meilleur pour l’environnement
  • mises à jour simultanées – tous les membres du personnel peuvent maintenant actualiser eux-mêmes leurs compétences, simultanément s’il le faut
  • contrôles instantanés – avec ‘Expert Finder’, le personnel peut voir d’un seul coup d’œil si quelqu’un est qualifié ou autorisé ou non

Quels problèmes cherchiez-vous à résoudre ?

Nous avions l’habitude d’enregistrer toutes les activités du département d’Histologie sur des formulaires papier et de les ranger dans des classeurs. Dès que vous aviez de nouvelles tâches ou de nouveaux postes, nous devions imprimer des versions révisées de nos formulaires papier standard et actualiser nos classeurs.

Ensemble, nous avions plus de 300 qualifications, que chaque membre de l’équipe devait actualiser manuellement sur des copies papier et les faire signer, car l’actualisation permanente de nos qualifications est une exigence ISO.

Pourquoi est-il important de tout documenter de façon aussi méticuleuse ?

Chez LabPON, nous menons des recherches médicales. Et en cas de problème, nous devons donc être capables de prouver que la personne responsable était effectivement qualifiée pour exécuter la tâche en question.
Chaque fois que nous étions audités, nous devions contrôler tous nos documents. Résultat : nous devions nous enfermer dans un local et passer au crible un classeur à la fois. Des pages et des pages pour chaque membre de l’équipe !

Cela nous prenait au moins 1 jour pour contrôler si tous les classeurs étaient complets et si tous les formulaires étaient à jour et signés. Maintenant que nous avons AG5, c’est une tout autre histoire ! Un seul clic ou effleurement de bouton nous permet de voir instantanément si les dossiers d’une personne sont à jour ou non. C’est vraiment formidable !

Et au final, cela a-t-il changé votre travail quotidien ?

Aujourd’hui, notre personnel a une vision actuelle des progrès de chacun, par exemple le niveau de progression d’une nouvelle recrue dans son processus d’intégration. Avant d’utiliser AG5, nous devions constamment chercher les classeurs des membres du personnel, parce que quelqu’un d’autre les avait déjà sur son bureau. Mais avec AG5, tout le monde peut accéder au dossier de chacun, où et quand il le souhaite.

Notre département Planification est également ravi de ne plus avoir à se plonger dans des montagnes de paperasse. Maintenant, ils peuvent voir en un clin d’œil si une personne est qualifiée ou autorisée ou non, qui a besoin d’une formation, ou le niveau de progression d’un employé dans sa formation.

Notre département Planification est également ravi de ne plus avoir à se plonger dans des montagnes de paperasse.

Et avez-vous remarqué d'autres avantages depuis que vous êtes passé à AG5 ?

Nous avons toujours connu un peu de résistance et d’opposition à chaque mise en place d’un nouveau système. Mais avec AG5, chaque membre du personnel l’a accueilli à bras ouverts. Surtout parce qu’il facilite nettement les choses pour chacun d’entre nous.

Cherchez-vous à avoir la maîtrise totale sur votre gestion des compétences ?

Parlons-en !