LabPON

  • Médico

Danny ten Veen es el analista coordinador de histología en LabPON, donde trabajan unos cuarenta empleados en su departamento de Histología. Entre todos tienen más de 300 cualificaciones relacionadas con puestos de trabajo que solían estar documentadas y gestionadas en… atención… ¡copias impresas!

Resultados alcanzados:

  • Acceso con un solo clic a todos los registros: los auditores, los gestores y el departamento de planificación ya no necesitan rebuscar entre una montaña de papeles.
  • Registros sin papel: no más formularios en papel, menos complicaciones y mejor para el medioambiente
  • Actualizaciones simultáneas: ahora todos los miembros del personal pueden actualizar sus competencias por sí mismos, al mismo tiempo si es necesario
  • Comprobaciones instantáneas: mediante el «Buscador de expertos», el personal puede ver de una sola ojeada quién está o no cualificado o autorizado

¿Qué problemas necesitaban resolver?

Antes registrábamos todas las actividades del departamento de Histología en formularios de papel y los archivábamos en carpetas de anillas. Cada vez que alguien empezaba en una nueva función o puesto de trabajo, teníamos que reimprimir versiones revisadas de los formularios estándar en papel y actualizar nuestras carpetas de anillas.

Entre todos, teníamos más de 300 cualificaciones que cada miembro del personal tenía que actualizar a mano en papel y firmarlo, ya que mantener nuestras cualificaciones al día es un requisito de la ISO.

 

Nuestro departamento de planificación también está muy satisfecho ahora que ya no tienen que vadear montañas de papeleo.

¿Por qué es tan importante documentarlo todo meticulosamente?

En LabPON realizamos investigaciones médicas, por lo que si algo saliera mal necesitamos poder demostrar que la persona responsable estaba realmente cualificada para realizar la tarea en cuestión.
Cada vez que nos hacían una auditoría, teníamos que comprobar todo el papeleo. Eso significaba que nos encerrábamos en una habitación y revisábamos una a una todas las carpetas de anillas. Había páginas y páginas de cada uno de los miembros del personal.

Solía llevar al menos un día comprobar que todas las carpetas de anillas estuvieran completas y que todos los formularios estuvieran al día y firmados. ¡Ahora que usamos AG5, la historia es totalmente diferente! Con solo un clic o un toque en un botón podremos ver de una sola ojeada si los registros de todos están al día. ¡Increíble!

¿En qué medida ha cambiado la forma de trabajar como consecuencia de usar AG5?

Nuestro personal tiene ahora una visión actualizada de los progresos de cada uno, por ejemplo los avances de una nueva contratación en su proceso de incorporación. Antes de contar con AG5 andábamos buscando continuamente las carpetas de anillas de los miembros del personal porque alguien las tenía en su escritorio. Pero con AG5 todo el mundo puede acceder al expediente de cualquier persona, en cualquier momento, en cualquier lugar.

Nuestro departamento de planificación también está muy satisfecho ahora que ya no tienen que vadear montañas de papeleo. Ahora pueden ver de una sola ojeada quién está o no cualificado o autorizado, quién necesita formación o instrucción, o hasta qué punto ha progresado alguien en su formación.

¿Y ha notado algún otro beneficio desde el cambio a AG5?

Normalmente solemos encontrar un poco de resistencia y rechazo cada vez que introducimos un nuevo sistema. Pero todos y cada uno de los miembros del personal recibieron a AG5 con los brazos abiertos. Principalmente porque nos facilita mucho las cosas a todos.

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