LabPON

  • Medisch

Danny ten Veen is coördinerend analist Histologie bij LabPON en vertelt dat de afdeling Histologie met ca. 40 medewerkers maar liefst 300 kwalificaties vastlegde onder de medewerkers. Allemaal op papier.

Behaalde resultaten:

  • Planning, leidinggevende en auditor hebben nu met 1 klik op de knop een overzicht en hoeven geen mappen meer door te spitten
  • Papierbesparing door te stoppen met papieren formulieren
  • Alle medewerkers kunnen nu tegelijkertijd skills bijwerken
  • Met de Expert Finder is in 1 oogopslag zichtbaar of iemand bevoegd en bekwaam is

Welk probleem wilden jullie oplossen?

Wij legden alle handelingen van de afdeling Histologie vast op papieren formulieren in mappen. Zodra je nieuwe taken of functies had, moesten al die papieren formulieren opnieuw worden afgedrukt. Want het zijn allemaal standaard formulieren, en dan moest je daar de aangepaste versie van uitprinten. En dat betekent dus dat mensen in hun klappers alles moesten aanpassen.

Er zijn ca. 300 verschillende kwalificaties die allemaal per medewerker met de hand op papier werden ingevuld en afgetekend. Volgens de ISO normering moeten we dit allemaal bijhouden.

Waarom is het voor jullie belangrijk om dit op orde te hebben?

We doen medisch onderzoek. Als iets misgaat in het proces dan moet je kunnen aantonen dat diegene wel bevoegd was om die kwalificatie uit te voeren.

Als we controle kregen, moesten we al het papierwerk controleren. Dan gingen we op een kamertje zitten en ze moesten al die mappen doorspitten. Al die pagina’s, al die personen.

We waren zo een dag verder als we al die mappen moesten doorspitten. Want als iets niet is afgetekend of bijgewerkt moet je hier weer achteraan. In AG5 kunnen we dat nu per afdeling in 1 oogopslag zien. Het is gewoon 1 klik op de knop: heeft iedereen 100%, dan is het prima.

In welk opzicht zijn jullie werkzaamheden veranderd?

Medewerkers hebben altijd een overzicht van hoe ver een collega is, bijvoorbeeld bij het inwerken. Vroeger was het zo dat iemand anders diezelfde map ook nodig had, maar die was dan dus weg. Dan wilden ze die map invullen en dan lag die er weer niet. Nu kun je gewoon overal, met meerdere mensen tegelijk, in AG5 kwalificaties invullen.

De Planners zijn ook hartstikke blij dat ze niet meer al dat papierwerk door hoeven. De planners kunnen nu direct vanuit AG5 zien wie bevoegd is voor een kwalificatie en wie niet of nog ingewerkt moet worden. Verder kunnen ze ook direct zien hoe ver iemand is met inwerken.

De Planners zijn ook hartstikke blij dat ze niet meer al dat papierwerk door hoeven te spitten.

Zijn er nog andere voordelen merkbaar?

Wat ook mooi is aan AG5: normaal als we nieuwe systemen implementeren, dan krijg je vanuit de werkvloer altijd een beetje weerstand. Maar hierbij is er echt niemand geweest die zei: dit zie ik niet zitten of dit wil ik niet. Omdat het zó veel makkelijker is geworden.

Wil je ook in één keer klaar zijn met al je skills management uitdagingen?

We gaan graag met je in gesprek