Gelukkige werknemers zijn een verrijking voor je organisatie. Ze zijn productiever, gemotiveerder en zorgen voor een prettige sfeer op de werkvloer. Goed personeelsmanagement zorgt ervoor dat medewerkers zich blijven ontwikkelen en individuele en organisationele doelstellingen blijvend matchen.
Wat is personeelsmanagement?
Personeelsmanagement is het onderdeel van hr-management dat zich focust op het werven en ontwikkelen van medewerkers. Het op de juiste manier verkrijgen en inzetten van personeel dat jouw organisatie naar een hoger niveau tilt. Maar ook het behouden van waardevolle arbeidskrachten is een belangrijk onderdeel.
Daarnaast is het ondersteunen van werknemers een van de belangrijke onderdelen van personeelsmanagement. Omdat medewerkers voor de meeste ondernemingen het belangrijkste bedrijfskapitaal zijn, is het belangrijk dat ze tevreden zijn en beschikken over alle tools en faciliteiten die nodig zijn om hun werk op de best mogelijke manier te doen.
Drie vormen van personeelsmanagement
Personeelsmanagement is een proces dat je vanuit verschillende perspectieven kunt bekijken en benaderen. Er zijn grofweg drie verschillende vormen te onderscheiden: strategisch, tactisch en operationeel personeelsmanagement.
1. Strategisch personeelsmanagement
Strategisch personeelsmanagement gaat vooral om het bepalen van je huidige en toekomstige behoeften op het gebied van personeel. Werkt het huidige personeelsbeleid?
Belangrijke indicaties die je in dit kader onderzoekt zijn het wervingsbeleid, het actuele personeelsverloop en de medewerkerstevredenheid. Op basis van deze informatie kun je de personeelsbehoefte op korte en langere termijn voorspellen.
2. Tactisch personeelsmanagement
Tactisch personeelsmanagement richt zich vooral op het ontwikkelen en plannen van alle personele voorzieningen binnen je organisatie. Denk daarbij aan de onderstaande zaken.
- Het maken van een personeels- en roosterplanning op basis van de (kwalitatieve en kwantitatieve) vraag naar human resources en beschikbare competenties.
- Het actualiseren van het meerjaren personeelsplan. Dit plan levert de kaders voor het ontwikkelen, werven en inhuren van personeel.
- Het vastleggen van personele voorzieningen. Denk hierbij aan het bepalen van organieke structuren, functiestructuren (functiewaardering, arbeidsvoorwaarden, beloningssystemen) en personele structuren. Daarnaast valt ook het ontwikkelen van hr-instrumenten (denk aan tools op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de arbowetgeving) onder tactisch personeelsmanagement.
3. Operationeel personeelsmanagement
Operationeel personeelsmanagement heeft vooral een ondersteunende functie. Het richt zich op alle processen die horen bij het in- en doorstromen van medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan alle zaken die komen kijken bij het werven, selecteren en aannemen van nieuwe mensen.
Voorbeelden zijn:
- Workflow van wervings- en selectieprocessen
- Samenstellen van personeelsdossiers
- Eventuele medische keuringen
- Verstrekken van legitimatiebewijzen, gereedschap en vervoer
Ook alle investeringen en activiteiten die betrekking hebben op het ontwikkelen van personeel vallen onder de noemer operationeel personeelsmanagement.
Denk aan zaken als:
- Opleiding en training
- Functionerings- en beoordelingsgesprekken
- Loopbaanadviezen
- Regelingen omtrent verlof en ziekte
- Tijdschrijven en urenverantwoording
- Salarisverwerking
- Alle processen rondom het beëindigen van een arbeidsrelatie
Doelstellingen van personeelsmanagement
Uiteraard is personeelsmanagement gericht op het realiseren van een aantal belangrijke doelstellingen. Het hoofddoel? Een werkomgeving creëren die het beste naar boven brengt in je medewerkers.
1. Ontwikkelen en benutten van kennis en vaardigheden
Personeelsmanagement is een tool die je helpt om de juiste mensen op de goede plek te krijgen en je bedrijf om te toveren tot een lerende organisatie die concurrentiekracht heeft en toekomstbestendig is.
2. Betrokkenheid creëren
Betrokkenheid creëren door middel van personeelsmanagement kan op verschillende manieren. Denk aan faire beloningsstructuren en goede secundaire arbeidsvoorwaarden, maar ook aan het aanbieden van goede opleidings-, trainings- en ontplooiingsmogelijkheden.
3. Efficiënter werken
Zijn er processen binnen je organisatie die verre van efficiënt verlopen, bijvoorbeeld omdat de verkeerde mensen op de verkeerde plek zitten of omdat er geld, tijd en kostbare hulpbronnen worden verspild? Dan is personeelsmanagement een goede manier om een kwalitatieve inhaalslag te maken.
4. Personeelsverloop terugdringen
Een hoog personeelsverloop is slecht nieuws voor de bedrijfscontinuïteit. Je verliest waardevolle kennis en bent veel tijd kwijt aan het werven en inwerken van nieuwe mensen. Goed personeelsmanagement reikt medewerkers de tools en faciliteiten aan die nodig zijn om hun werk optimaal uit te voeren en zich verder te ontwikkelen. Het resultaat: tevreden werknemers die niet alleen productiever zijn, maar ook ook trouwer zijn aan je organisatie omdat ze zich gewaardeerd en op hun plek voelen.
De voordelen
Het goed en consequent in de praktijk brengen van personeelsmanagement levert diverse voordelen op. Dit zijn de belangrijkste voordelen.
1. Medewerkers krijgen ruimte om te excelleren
Door de focus te leggen op ontwikkeling, krijgen medewerkers ruimte om te excelleren. Een starre, weinig flexibele organisatie maakt plaats voor een waardegestuurde organisatie die vooral gericht is op de waardetoevoegende in- en output van medewerkers.
2. Continue ontwikkeling wordt gestimuleerd
Personeelsmanagement betekent doelen stellen en kaders definiëren, waarna medewerkers worden uitgenodigd mee te werken aan de realisatie van die doelen. Ze worden uitgedaagd om hun creativiteit en vakmanschap in te zetten. Medewerkers krijgen zo eer van hun werk en delen in het succes. Vervolgens staat onmiddellijk de volgende uitdaging gereed, zodat ze zich permanent kunnen ontwikkelen. Personeelsmanagement faciliteert bovendien permanente educatie en training vanuit de uitvoering van een functie.
3. Continuïteit op de lange termijn wordt gewaarborgd
Krapte op de arbeidsmarkt, vergrijzing, concurrentie: het zijn allemaal factoren die ertoe kunnen leiden dat mensen je organisatie verlaten. Goed personeelsmanagement maakt het gemakkelijker om al in een vroeg stadium in te spelen op (on)verwachte uitstroom. Zo voorkom je een ‘braindrain’ en bewaak je ook op de lange termijn de bedrijfscontinuïteit.
Breng vaardigheden in kaart
Personeelsmanagement begint met een goed overzicht van de kennis en vaardigheden die je medewerkers bezitten. Dan komt al gauw de skills matrix in beeld als handige tool. Dit schematische overzicht toont je precies wie wat kan en of er binnen je organisatie nog skills gaps bestaan.
Werken met een skills matrix heeft verschillende voordelen.
- Je kunt kritische taken en behoeften snel identificeren en hier je personeelsmanagement op afstemmen.
- Het regelen van vervangers wordt gemakkelijker, terwijl je ook beter pieken in belasting kunt opvangen.
- Je krijgt meer zicht op de progressie die medewerkers maken.
- Je krijgt een betere kijk op de inzetbaarheid van medewerkers.
Personeelsmanagement en skills matrixen gaan dus hand in hand. Zelf aan de slag? Start met één van de handige skills matrix templates in Excel of ga professioneel aan het werk met speciale skills management software. Benieuwd naar onze software? Vraag nu een live demo aan!
