Hoe continuous improvement en skills management elkaar kunnen versterken
Het succes van jouw organisatie is grotendeels afhankelijk van de vaardigheden en competenties van je medewerkers. Skills management en continuous improvement stellen je zowel in staat om deze competenties en vaardigheden in kaart te brengen als systematisch te ontwikkelen en verbeteren. Maar hoe geef je strategieën als continuous improvement en skills management in de praktijk vorm? En hoe versterken ze...
Het succes van jouw organisatie is grotendeels afhankelijk van de vaardigheden en competenties van je medewerkers. Skills management en continuous improvement stellen je zowel in staat om deze competenties en vaardigheden in kaart te brengen als systematisch te ontwikkelen en verbeteren.
Maar hoe geef je strategieën als continuous improvement en skills management in de praktijk vorm? En hoe versterken ze elkaar? Lees verder en kom erachter!
Copied
Waarom continu verbeteren?Copied
In een dynamisch ondernemingsklimaat waarin marktwensen en -behoeften snel veranderen, is continu verbeteren het motto. Continuous improvement is dan ook een sleutelbegrip voor bedrijven die op de lange termijn concurrerend willen blijven.
Wat is continuous improvement?
Continuous improvement – een werkwijze die ook bekend is onder namen als Lean, Kaizen en continu verbeteren – heeft tot doel om middels kleine verbeteringen de productiviteit, kwaliteit en doorlooptijd van een proces te verbeteren. Daarnaast is er meestal ook aandacht voor het beperken van de kosten.
Een kenmerk van de werkwijze is dat het niet gaat om eenmalige maatregelen, maar om een continue procesverbetering. Bovendien worden de verbeteringen door de medewerkers zelf gedragen en doorgevoerd.
Continuous improvement in 3 stappen
Het proces van continuous improvement kan opgedeeld worden in een aantal vaste en noodzakelijke stappen. We zullen ze hieronder kort beschrijven.
- Analyseren en verbetersuggesties genereren. In de eerste fase worden problemen geïdentificeerd en benoemd. Analyseer de feiten, leg goed vast wat de kernwaarden en -doelen van je organisatie zijn en kijk in hoeverre huidige bedrijfsprocessen hierop aansluiten. Houd daarbij ook altijd het klantperspectief in het oog. Wat willen de mensen die jouw diensten of producten afnemen? Zorg ervoor dat verbetersuggesties in teamverband worden gedaan om de betrokkenheid van je medewerkers te waarborgen. Workshops of brainstormsessies zijn goede werkvormen om deze eerste fase praktisch vorm te geven.
- In fase 2 ga je de tijdens fase 1 geïdentificeerde verbetersuggesties realiseren. Doe dit ook in teamverband en betrek bij voorkeur meerdere stakeholders (medewerkers van meerdere afdelingen, leveranciers, klanten) bij de uitvoering. De praktijk leert namelijk dat diversiteit vaak leidt tot betere oplossingen en een bredere acceptatie van verbetersuggesties.
- De laatste fase bestaat uit monitoren en leren. Nu je de verbetersuggesties in de praktijk hebt gebracht, wil je natuurlijk ook weten wat het effect is. Controleer dus goed of de problemen waar je voorheen op stuitte inmiddels (deels) zijn weggenomen. Evalueer je aanpak goed en gebruik de inzichten voor een volgende verbetering.
Wat levert het op?
Maar wat levert continuous improvement nu concreet op? Best veel als je de resultaten gaat analyseren.
- Continuous improvement leidt tot procesverbetering. De doorlooptijd wordt korter, kosten dalen en de foutenlast vermindert.
- Door intensief en organisatiebreed bezig te zijn met het continu verbeteren van bedrijfsprocessen neemt ook de klantkennis toe. Als iedere medewerker weet wat de klant wil en verwacht, is het gemakkelijker om te identificeren welke onderdelen van een bedrijfsproces of customer journey een kwaliteitsimpuls nodig hebben. Het resultaat: je voldoet gemakkelijker aan de eisen en wensen van de klant en kunt zijn verwachtingen zelfs overtreffen.
- Continu verbeteren vergroot de kennis onder medewerkers over de doelen van de organisatie. Begrippen als strategie en kernwaarden krijgen op die manier dus meer betekenis voor alle medewerkers.
- Continuous improvement bevordert de ontwikkeling van medewerkers op persoonlijk niveau, leiderschapsniveau en teamniveau. Het gevolg: een meer flexibele en dynamische workforce.
- Continu verbeteren leidt tot meer betrokkenheid, minder ziekteverzuim en meer werkplezier.
- Binnen het huidige ondernemingsklimaat is voortdurende verandering de enige constante. De innovaties van vandaag kunnen over een half jaar alweer oud nieuws zijn. Continuous improvement bevordert agile werken en vergroot het aanpassingsvermogen van je organisatie. Belangrijk als je jouw bedrijf toekomstproof wilt houden!
Programma’s die gebruikmaken van continuous improvement
Er zijn, met name binnen de manufacturing, al diverse programma’s die volop gebruikmaken van continuous improvement. IWS (Integrated Work System) is bijvoorbeeld een vaste verbeterstructuur die gebaseerd is op volledig employee ownership. De werkwijze zorgt onder meer voor betrouwbaardere productie- en fabricageprocessen, lagere kosten en een verhoogde productiviteit. Bedrijven als Intersnack, Philip Morris en EY hebben IWS bijvoorbeeld gebruikt voor het optimaliseren van hun bedrijfsprocessen.
World Class Manufacturing (WCM) is een containerbegrip dat drie optimalisatiemethoden bij elkaar brengt: afslanken (Lean), het productieapparaat optimaliseren (TPM) én het streven naar perfectie in kwaliteit (Six Sigma).
Training Within Industry (TWI) is een beproefde methode om snel en effectief vakprofessionals te trainen. De werkwijze deed voor het eerst haar intrede in de Verenigde Staten tijdens de Tweede Wereldoorlog, maar is daarna ook elders in de wereld succesvol uitgerold. TWI minimaliseert inwerktijden en de kans op fouten, waardoor de prestaties van individuele medewerkers, teams en de organisatie als geheel worden gemaximaliseerd. Lees hier meer over Training Within Industry.
Copied
Enter: skills managementCopied
Continuous improvement werkt het beste als je de werkwijze combineert met skills management. Skills management is niets anders dan het volledig in kaart brengen van de kennis en kunde die binnen jouw organisatie aanwezig is. Ook houdt het in dat je die informatie gericht koppelt aan bedrijfsdoelstellingen en behoeften vanuit de markt.
Copied
Hoe skills management het verbeterproces kan versterkenCopied
Het managen van skills helpt op verschillende manieren bij het inzichtelijker en effectiever maken van continuous improvement.
Meer kijk op taken en behoeften
Skills management draait om het visualiseren van de vaardigheden en competenties die nodig zijn voor het uitvoeren van een bepaalde taak. Stel dat je minimaal drie personen nodig hebt die een bepaalde werkzaamheid (bijvoorbeeld het zelfstandig bedienen van een productielijn of het kunnen werken met een bepaald computerprogramma) kunnen uitvoeren om de continuïteit van een bedrijfsproces te waarborgen.
Dankzij de schematische opzet van een skills matrix zie je in één oogopslag of aan de bovengenoemde vereisten wordt voldaan. De resultaten stellen je in staat om goede planningen te maken en continuous improvement praktisch vorm te geven.
Efficiënter reageren op uitval en piekbelasting
Elke organisatie krijgt soms te maken met periodes van sterke piekbelasting of medewerkers die voor onbepaalde tijd uitvallen. Skills management maakt het mogelijk om hier sneller op te reageren. Zo kun je op continue basis zorgen voor goede vervangers en procesverbeteringen doorvoeren die beter zijn toegespitst op piekbelasting.
Voortgang beter monitoren
Continuous improvement is een zaak van de lange adem. Skills management is een fijne manier om de gemaakte progressie te monitoren. Hiermee vergroot je dus de effectiviteit van het doorlopende proces dat continu verbeteren is.
Brede reikwijdte
Met skills management kun je alle kanten uit. Je kunt de werkwijze niet alleen organisatiebreed, maar ook op team- en afdelingsniveau implementeren. Het resultaat: de mogelijkheid om maatwerkoplossingen te creëren die continuous improvement gemakkelijker en effectiever maken.
Sleutelfiguren identificeren
Hoewel continuous improvement een zaak van de hele organisatie is, zijn er meestal wel bepaalde sleutelspelers bij het voorbereiden en uitvoeren van zo’n proces. Als je serieus werk maakt van skills management, wordt het een stuk gemakkelijker om dergelijke personen te identificeren. Dankzij het overzicht weet je namelijk precies welke vaardigheden, diploma’s en certificaten elke medewerker bezit.
Copied
De voordelen van skills management softwareCopied
Wil je het allerbeste halen uit de gouden combinatie van continuous improvement en skills management? Dan is de software van AG5 de aangewezen tool voor dit doel. Onze skills management software biedt bijvoorbeeld de onderstaande functionaliteiten:
- Je kunt mutaties en trainingsresultaten direct bijwerken op de werkvloer.
- Met de software van AG5 is het mogelijk om de workforce voor een specifiek project direct te koppelen aan vakkennis en ervaring.
- Het instellen van notificaties, zowel per medewerker, doelgroep als certificaat, is geen enkel probleem.
- Het inschakelen van de juiste operator bij het omstellen van een productielijn wordt een stuk gemakkelijker.
- Je vindt met één zoekopdracht de beste vervanger voor een zieke medewerker.
- Het wordt gemakkelijker om in kaart te brengen welke kennis en vaardigheden op andere locaties aanwezig zijn.
- Met behulp van een drag-and-dropmenu kun je iedere organisatiestructuur nabootsen en alle mogelijke verbindingen maken tussen personen en de kwalificaties waar die medewerkers aan moeten voldoen.
Door gebruik te maken van AG5 omzeil je ook de belangrijkste beperkingen en valkuilen van Excel. Het bijhouden van een skills matrix in Excel is namelijk een complexe, foutgevoelige en tijdrovende klus.
Nieuwsgierig naar de voordelen en functionaliteiten van de AG5-software? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op of boek een gratis demo!
