Zufriedene Mitarbeiter sind eine Bereicherung für jede Organisation. Sie sind produktiver, motivierter und sorgen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Eine gute Personalverwaltung stellt sicher, dass die Mitarbeiter sich weiterentwickeln und den individuellen und organisatorischen Zielen entsprechen.
Was ist Personalverwaltung?
Personalverwaltung ist der Teil des HR-Managements, der sich auf die Einstellung und Entwicklung von Mitarbeitern konzentriert – also die richtige Rekrutierung und Positionierung von Personal, damit Ihre Organisation ein höheres Niveau erzielen kann. Aber auch der Erhalt von wertvollen Arbeitskräften ist ein wichtiges Element.
Ferner ist die Unterstützung von Mitarbeitern eine der wichtigen Komponenten der Personalverwaltung. Da Mitarbeiter für die meisten Unternehmen das wichtigste Betriebskapital sind, ist es wichtig, dass sie zufrieden sind und über alle Werkzeuge und Einrichtungen verfügen, die sie benötigen, um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen.
Drei Formen der Personalverwaltung
Personalverwaltung ist ein Prozess, den man aus verschiedenen Perspektiven betrachten und angehen kann. Man kann grob drei verschiedene Formen unterscheiden: strategische, taktische und betriebliche Personalverwaltung.
1. Strategische Personalverwaltung
Bei der strategischen Personalverwaltung geht es hauptsächlich darum, Ihren aktuellen und künftigen Personalbedarf zu ermitteln. Funktioniert die derzeitige Personalverwaltung?
Wichtige Hinweise, die in diesem Zusammenhang untersucht werden, sind die Einstellungspolitik, die aktuelle Personalfluktuation und die Mitarbeiterzufriedenheit. Auf Grundlage dieser Informationen können Sie den kurz- und langfristigen Personalbedarf vorhersehen.
2. Taktische Personalverwaltung
Die taktische Personalverwaltung konzentriert sich hauptsächlich auf die Entwicklung und Planung aller Personaleinrichtungen innerhalb Ihrer Organisation. Denken Sie an die folgenden Punkte:
- Erstellung einer Personal- und Dienstplanregelung anhand der (qualitativen und quantitativen) Nachfrage nach Arbeitskräften und der verfügbaren Kompetenzen.
- Aktualisierung des mehrjährigen Personalplans. Dieser Plan bildet den Rahmen für die Entwicklung, Rekrutierung und Einstellung von Personal.
- Planung von Personaleinrichtungen. Dabei kann es sich um die Festlegung von organischen Strukturen, Arbeitsplatzstrukturen (Funktionsbewertung, Beschäftigungsbedingungen, Vergütungssysteme) und Personalstrukturen handeln. Auch die Entwicklung von Personalinstrumenten (z.B. Instrumente im Bereich der Beschäftigungsbedingungen und der Gesundheits- und Sicherheitsgesetzgebung) fällt unter die taktische Personalverwaltung.
3. Betriebliche Personalverwaltung
Die betriebliche Personalverwaltung hat vor allem eine unterstützende Funktion. Sie konzentriert sich auf alle Prozesse, die mit der Zu- und Abwanderung von Mitarbeitern zu tun haben. Dazu gehören z.B. alle Tätigkeiten, die mit der Anwerbung, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter zu tun haben.
Einige Beispiele:
- Der Ablauf von Rekrutierungs- und Auswahlverfahren
- Die Zusammenstellung von Personalakten
- Eventuelle medizinische Untersuchungen
- Bereitstellung von Ausweisdokumenten, Werkzeugen und Transport
Auch alle Investitionen und Aktivitäten im Zusammenhang mit der Personalentwicklung fallen in den Bereich betriebliche Personalverwaltung.
Dazu gehören z.B.:
- Ausbildung und Schulung
- Leistungs- und Beurteilungsgespräche
- Karriereberatung
- Urlaubs- und Krankheitsregelungen
- Zeiterfassung und Stundenregistrierung
- Lohnverarbeitung
- Alle Prozesse im Zusammenhang mit der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses
Ziele der Personalverwaltung
Natürlich ist die Personalverwaltung auf die Erreichung einiger wichtiger Ziele ausgerichtet. Das Hauptziel: Schaffung einer Arbeitsumgebung, die das Beste aus den Mitarbeitern herausholt.
1. Entwicklung und Nutzung von Wissen und Fertigkeiten
Die Personalverwaltung ist ein Instrument, das Ihnen dabei hilft, die richtigen Mitarbeiter an den richtigen Stellen einzusetzen und Ihr Unternehmen in eine lernende Organisation zu verwandeln, die wettbewerbsfähig und zukunftssicher ist.
2. Engagement erzeugen
Engagement kann mithilfe von Personalverwaltung auf verschiedene Weise erzeugt werden. Denken Sie z.B. an faire Vergütungsstrukturen und gute sekundäre Arbeitsbedingungen, aber auch an das Angebot guter Schulungs-, Ausbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
3. Effizienter arbeiten
Gibt es in Ihrer Organisation Prozesse, die sehr ineffizient ablaufen, weil beispielsweise die falschen Mitarbeiter an der falschen Stelle eingesetzt oder Geld, Zeit und wertvolle Ressourcen verschwendet werden? Dann ist die Personalverwaltung eine gute Möglichkeit zur Qualitätsverbesserung.
4. Personalfluktuation reduzieren
Eine hohe Personalfluktuation wirkt sich negativ auf die Betriebskontinuität aus. Sie verlieren wertvolles Wissen und verbringen viel Zeit mit der Anwerbung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Eine gute Personalverwaltung gibt den Mitarbeitern die Instrumente und Einrichtungen, die sie benötigen, um ihre Arbeit optimal zu erledigen und sich weiterzuentwickeln. Das Ergebnis sind zufriedene Mitarbeiter, die nicht nur produktiver, sondern auch loyaler gegenüber Ihrer Organisation sind, weil sie sich geschätzt und an der richtigen Stelle fühlen.
Die Vorteile
Eine gute und konsequente Umsetzung der Personalverwaltung in die Praxis hat mehrere Vorteile. Nachfolgend sind die wichtigsten Vorteile aufgeführt.
1. Mitarbeiter erhalten Raum für Spitzenleistungen
Durch die Konzentration auf die Entwicklung wird den Mitarbeitern Raum gegeben, sich auszuzeichnen. Eine starre, unflexible Organisation weicht einer wertorientierten Organisation, die sich vor allem auf die wertschöpfenden Beiträge und Leistungen der Mitarbeiter konzentriert.
2. Kontinuierliche Entwicklung wird angeregt
Im Rahmen der Personalverwaltung werden Ziele gesetzt und Rahmenbedingungen definiert. Dann werden die Mitarbeiter eingeladen, sich an der Verwirklichung dieser Ziele zu beteiligen. Sie werden herausgefordert, ihre Kreativität und ihr handwerkliches Können einzusetzen. Die Mitarbeiter erhalten dadurch Anerkennung für ihre Arbeit und werden am Erfolg beteiligt. Anschließend steht dann sofort die nächste Herausforderung bereit, so dass sie sich kontinuierlich weiterentwickeln können. Ferner erleichtert die Personalverwaltung kontinuierliche Ausbildungen und Schulungen im Rahmen der Ausübung einer Position.
3. Kontinuität wird langfristig gewährleistet
Knappheit auf dem Arbeitsmarkt, Vergreisung, Wettbewerb – alle diese Faktoren können dazu führen, dass Menschen Ihre Organisation verlassen. Mithilfe einer guten Personalverwaltung ist es leichter, schon in einem frühen Stadium auf (un)erwartete Abwanderungen zu reagieren. Dadurch verhindern Sie eine „Intelligenzflucht“ und können die Geschäftskontinuität auch langfristig sichern.
Qualifikationen übersichtlich machen
Personalverwaltung beginnt mit einem guten Überblick über die Kenntnisse und Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Bald kommt schon bald die Kompetenzmatrix als praktisches Werkzeug ins Blickfeld. Diese schematische Übersicht zeigt Ihnen genau, wer welche Qualifikationen besitzt und ob es in Ihrer Organisation noch Kompetenzlücken gibt.
Die Arbeit mit einer Kompetenzmatrix hat mehrere Vorteile.
- Sie können kritische Aufgaben und Bedürfnisse schnell erkennen und Ihre Personalverwaltung darauf abstimmen.
- Der Einsatz von Ersatzmitarbeitern wird einfacher, und Sie können auch Spitzenbelastungen besser bewältigen.
- Sie erhalten einen besseren Einblick in die von den Mitarbeitern erzielten Fortschritte.
- Sie erhalten einen besseren Einblick in die Einsetzbarkeit der Mitarbeiter.
Personalverwaltung und Qualifikationsmatrizen gehen folglich Hand in Hand. Haben wir Sie überzeugt? Dann beginnen Sie mit einer der praktischen Kompetenzmatrix-Vorlagen in Excel oder arbeiten Sie professionell mit spezieller Kompetenzverwaltungssoftware. Sind Sie neugierig auf unsere Software? Dann fordern Sie jetzt eine Live-Demo an!
