Stiho

¿Qué problemas necesitaba resolver?

Utilizaba el Excel para hacer un seguimiento de todas las competencias y experiencia de mi personal, pero no encontraba una forma manejable ni organizada de hacerlo correctamente. Es más, hacer esto en hojas de cálculo es increíblemente laborioso. Siempre era todo un drama intentar actualizar las competencias del personal. He perdido la cuenta de las veces que introduje un montón de información y luego se me olvidó darle a guardar. O que hice un clic equivocado y perdí información crítica.

Y para qué contar cuando nos enviábamos hojas de cálculo por correo electrónico. ¡Nunca sabíamos quién tenía la versión más actualizada! Y lo que es peor, utilizábamos un entorno de intranet anticuado y nadie sabía nunca dónde estaba guardada la versión más reciente. Por no mencionar el hecho de que muchos ni siquiera tenían acceso al sistema de intranet.

¿Qué estaba buscando en un sistema nuevo?

A través de los principios de la gestión ajustada conocía las matrices de competencias así que las confeccioné con Excel, pero para ese propósito concreto este programa no es la mejor opción. Empecé a pensar si sería posible automatizar el proceso. O mejor aún, quizás hubiera ya una empresa que ofreciera una solución.

Por eso empecé a buscar algo que pudiera implantar sin implicar a nuestro departamento informático, porque ya estaban muy sobrecargados de trabajo. Puede que me pasara de la raya ignorando al departamento de informática, pero luego arreglé las cosas con el responsable de TI.

A nuestro director de operaciones le pareció alucinante cuando se lo enseñé por primera vez. Me preguntó inmediatamente si podía implementar AG5 en otro de nuestros centros.

¿Había algo sobre lo que tuviera dudas antes de empezar a utilizar AG5?

Al principio fue un poco desesperante comprar un producto «vacío» y tener que introducir todos nuestros datos. ¿Conseguiríamos hacer que funcionara? ¿Y quién era la tal empresa AG5? ¡Mira que iniciar una relación comercial con un desconocido!

Ya teníamos un software de gestión de las formaciones. ¿Por qué íbamos a hacer las cosas dos veces? Efectivamente se produjo cierto solapamiento, pero el empezar utilizar AG5 nos impulsó a abordar y revisar parte de nuestros sistemas heredados y/o anticuados.

¿Y han mejorado las cosas desde que se empezó a utilizar AG5?

Ya hemos introducido todos nuestros datos: toda nuestra información sobre certificaciones, empleados y departamentos. ¡Ha sido todo un hito! Y ahora el sistema está activo y funcionando tal y como esperábamos.

Ahora podemos ver de una sola ojeada qué programas de formación necesita seguir un empleado concreto. Por ejemplo, si un individuo está o no certificado actualmente para manejar carretillas elevadoras. Además, nuestros formadores pueden acceder a las instrucciones de trabajo mientras se encuentran en el espacio laboral.

AG5 es una herramienta excelente. Es rápida y fácil de navegar. Por ejemplo, puede generar resúmenes de gestión con solo unos clics del ratón. Y esta misma semana, uno de los jefes de equipo me hizo la pregunta que estaba esperando: «¿Por qué todavía no puedo utilizar AG5?».