Hoe verloopt een externe audit en hoe bereid je je voor?

Audits zijn onder te verdelen in externe en interne audits , twee verschillende tools die hun eigen doelen en regels hebben. In dit blogartikel nemen we de externe audit onder de loep. Wat is een externe audit? Wat is het doel ervan? En hoe bereid je je als organisatie optimaal voor op dit spannende controlemoment?

 

Wat is een externe audit?

Wil je als organisatie een ISO- of NEN-certificaat behalen of verlengen? Dan ontkom je niet aan een externe audit. Het verschil met de interne variant is dat externe audits worden uitgevoerd door onafhankelijke externe partijen. In veel gevallen zijn dit certificeringsinstellingen. Soms worden externe audits ook onaangekondigd uitgevoerd.

Een externe auditor geeft geen advies, maar stelt objectief vast of jouw organisatie voldoet aan de eisen. Denk bijvoorbeeld aan juridische eisen, eisen op het gebied van wet- en regelgeving (Arbo, milieuregels) of normen op het gebied van veiligheid en branchestandaarden (NEN, ISO).

Externe audits worden doorgaans periodiek herhaald, vaak op jaarlijkse basis.

Externe audits hebben meestal een smaller kader dan interne audits. Meestal kijkt de auditor exclusief naar de vereisten voor één bepaalde norm of certificering.

 

Wat is het doel van een externe audit?

Het belangrijkste doel van een externe audit is het nagaan van compliance. Het is dus een kwaliteitsmangementtool die objectief meet of een organisatie voldoet aan de (wettelijke) normen, vereisten en voorwaarden voor een bepaalde certificering.

Is het antwoord ja? Dan geeft de auditor een certificaat af dat je als bedrijf kunt gebruiken om op objectieve wijze je reputatie als betrouwbare organisatie en zakenpartner aan te tonen.

 

Hoe verloopt een externe audit?

Er zijn verschillende manieren om een externe audit praktisch vorm te geven. De precieze werkwijze zal dan ook deels afhangen van het exacte doel van de audit en de specifieke norm of certificering die wordt getoetst. Toch bestaat een externe audit in de basis uit een aantal vaste onderdelen die steeds terugkomen.

 

1. Vooronderzoek

Een externe audit begint met het doen van gedegen vooronderzoek. In deze eerste fase wordt gekeken naar de benodigde documentatie. Zijn alle verplichte (beleids)documenten aanwezig en beschikbaar?

 

2. Voorbereiding

Na het vooronderzoek volgt de concrete voorbereiding van de audit. Tijdens de voorbereidende fase wordt de dagplanning concreet ingevuld. Welke bedrijfsonderdelen en/of kwaliteitssystemen worden wanneer doorgelicht? Daarnaast worden ook meestal de resultaten van vorige audits nog een keer goed onder de loep genomen.

 

3. Uitvoering / Het certificeringsonderzoek

Na de voorbereiding volgt de daadwerkelijke uitvoering van de audit. In het geval van een externe audit is dit vaak een certificeringsonderzoek.

Tijdens de audit wordt, op basis van bewijs, onderzocht of het bedrijf in kwestie voldoet aan een bepaalde (certificerings)norm. De auditor verzamelt concrete informatie aan de hand van bedrijfsdocumenten, registratieformulieren, eigen waarnemingen en interviews met medewerkers.

Vervolgens worden alle vergaarde gegevens gecontroleerd en beoordeeld. Komen de gedocumenteerde gegevens overeen met de informatie die medewerkers aanleveren? Doet het bedrijf wat het zegt?

 

4. Rapportage

Na het uitvoeren van de audit worden alle gegevens en bevindingen vastgelegd in een auditverslag. Dit document beschrijft de besproken onderwerpen en benoemt belangrijke aandachtspunten en eventuele tekortkomingen.

De conclusies van het rapport worden gedeeld en besproken met de belangrijkste leidinggevenden binnen de onderzochte organisatie. Als alles in orde is, wordt de onderzochte organisatie officieel gecertificeerd.

 

5. Opvolging

Het auditproces wordt afgesloten met de opvolging. Zijn op basis van het advies van de auditor concrete verbetermaatregelen doorgevoerd? Dan wordt tijdens de opvolging gekeken of die maatregelen het beoogde effect hebben opgeleverd.

Dat kan schriftelijk gebeuren, maar ook door middel van een herhalingsaudit. Wat de beste manier is, hangt af van de vastgestelde afwijkingen en doorgevoerde correctiemaatregelen.

Hoe bereid je je voor op een externe audit?

Een externe audit kan best spannend zijn. Je organisatie wordt langs de kwalitatieve meetlat gelegd door een objectief persoon. Een goede voorbereiding is dan ook van groot belang als je een externe audit goed en stressloos wilt doorstaan. Gebruik onderstaande tips en maak een succes van je volgende externe audit!

 

1. Wees eerlijk

Eerlijkheid duurt het langst, zeker in het geval van een externe audit. Ben dus altijd open naar de auditor en probeer geen dingen te verbergen. Niet open en eerlijk zijn tijdens een audit is niet alleen not-done, het zorgt er ook voor dat je jezelf niet verbetert.

 

2. Stel vragen

Aarzel niet om vragen af te vuren op de auditor. Het is niet vanzelfsprekend dat je gelijk een pasklaar antwoord hebt op elke vraag van de auditor. Als je een audit zomaar passief over je heen laat komen, laat je bovendien kansen liggen.

De combinatie van actief vragen stellen aan de auditor en goed doorvragen zorgt ervoor dat je veel meer uit zo’n controlemoment haalt. Als je geen vragen stelt, leer je ook niets.

Door vragen te stellen, daag je ook de auditor uit. Hierdoor ontstaan vruchtbare discussies die vaak interessante inzichten opleveren.

 

3. Geef betrokken medewerkers inbreng

Vertrouw op de inbreng van de medewerkers die betrokken zijn bij het proces waar de audit op is toegespitst. Deze mensen zitten dicht op het proces en weten als geen ander hoe het werk in de praktijk wordt uitgevoerd. Op die manier verklein je bovendien het risico op misverstanden of onjuiste antwoorden richting de auditor.

 

4. Overleg vooraf

Bereid de audit goed voor met de inhoudelijk betrokkenen medewerkers. Hoe je dat doet? Plan voorafgaand aan de audit een overleg in waarin je uitlegt wat het doel is van de audit, op welke wijze het auditdossier op de diverse onderwerpen is samengesteld en wat er van elke medewerker wordt verwacht.

 

5. Begrijp wat er wordt getoetst

Een externe audit is meestal gebaseerd op een duidelijk vastgelegde standaard, zeker als het gaat om het toetsen van een certificeringsnorm. Door je vooraf goed te verdiepen in de certificeringseisen, weet je wat er van je wordt verwacht en kun je gemakkelijker anticiperen op de vragen die de auditor stelt.

 

6. Zorg ervoor dat je de juiste gegevens hebt

Breng vooraf in kaart welke gegevens je voor de audit nodig hebt en zorg ervoor dat je alle relevante informatie direct bij de hand hebt.

De skills management software van AG5 helpt je hierbij. Met onze handige tool breng je namelijk alle relevante gegevens over vaardigheden, competenties en certificaten samen in één centrale omgeving. Omdat je met AG5 je informatie altijd op orde hebt, hoef je ook nooit meer bang te zijn voor een onaangekondigde audit!

7. Houd antwoorden compact en direct

Houd de antwoorden op de vragen die de auditor stelt direct en compact. Ellenlange verhalen leiden af van de essentie en roepen vermoedelijk weer nieuwe vragen op die geen meerwaarde toevoegen aan de audit.

 

Let’s audit!

Externe audits zijn onontkoombaar als je wilt dat jouw medewerkers altijd beschikken over de juiste certificeringen en je als bedrijf compliant wilt zijn met alle branchestandaarden. Maar met de goede voorbereiding en juiste mindset hoeft zo’n externe audit niet langer een stressmoment te zijn. Doe je voordeel met de bovenstaande tips zodat elke toekomstige audit een ontspannen leermoment wordt.

Benieuwd naar onze software? Vraag dan een vrijblijvende live demo aan!

 



Gerelateerde berichten