Wat houdt een interne audit in en wat zijn de voordelen?

Audits zijn onder te verdelen in interne en externe audits . In dit blogartikel zullen we nader inzoomen op de interne audit. Wat bedoelen we hier precies mee? Hoe verloopt een interne audit? En welke voordelen heeft het uitvoeren ervan voor je organisatie? Lees verder voor de antwoorden op deze essentiële vragen.

 

Wat is een interne audit?

Een interne audit is een onderzoek binnen een organisatie naar het goed en betrouwbaar functioneren van bedrijfsprocessen en werkwijzen.

In tegenstelling tot een externe audit, die wordt uitgevoerd door auditors van buiten de eigen organisatie, wordt een interne audit gedaan door mensen die in dienst zijn van de onderzochte organisatie zelf.

Het controleren van één of meerdere processen staat centraal tijdens een interne audit. Een belangrijke voorwaarde voor een goede audit is dat het onderzoek systematisch en gedisciplineerd wordt aangepakt.

 

Wat zijn de voordelen van interne audits?

Allereerst geven de inzichten die interne audits opleveren je de mogelijkheid om bedrijfsprocessen te verbeteren. Door extra kwaliteitscontrole krijg je meer kijk op operationele en strategische verbeterpunten. Het resultaat: processen die voortaan gesmeerd verlopen, een hogere productiviteit en (vaak) minder kosten.

Omdat interne audits transparantie bieden en dus de kans op vervelende situaties (denk aan bedrijfsongevallen!) verkleinen, zijn ze ook goed voor de reputatie van je bedrijf. Als stakeholders zien dat je continu bezig bent met het toetsen en verbeteren van bedrijfsprocessen en kwaliteitsstandaarden, zal hun vertrouwen in de organisatie ook toenemen.

Regelmatig terugkerende interne audits vormen ook een structureel controlemechanisme: je weet altijd of je voldoet aan alle wetten en regels, maar krijgt ook meer zicht op operationele efficiëntie en het bredere kostenplaatje.

 

Soorten interne audits

Niet elke interne audit is hetzelfde. Er zijn verschillende typen interne audits, die wat betreft doel en werkwijze enigszins van elkaar verschillen. Tijd om eens te kijken naar de vier typen interne audits die we in de praktijk onderscheiden.

 

Compliance audit

De compliance-audit controleert of een organisatie voldoet aan bepaalde wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan regels en (kwaliteits)standaarden op het gebied van milieu, veiligheid en privacy.

Voorbeelden van compliance-audits zijn interne bhv-audits en AVG-checks.

 

Procesgerichte audit

Procesgerichte audits kijken vooral naar bedrijfsprocessen. Wat gaat er goed en wat kan beter? En hoe kunnen we een proces sneller, efficiënter en goedkoper inrichten? Een procesgerichte audit toetst de ‘papieren werkelijkheid’ dus aan de praktische realiteit.

Het periodiek controleren van je machinepark en het geregeld evalueren van de werkwijze van je operators zijn voorbeelden van procesgerichte audits.

 

Thema-audit

Een thema-audit is vooral gericht op een specifiek onderwerp dat speelt binnen je organisatie. Het gaat dan vaak om strategische thema’s zoals klanttevredenheid, privacymanagement of veilig werken. Een thema-audit bekijkt hoe zo’n thema vanuit de theorie wordt vertaald naar de dagelijkse bedrijfspraktijk.

Een grondige controle van je communicatie-, retentie- en retourbeleid op klantvriendelijkheid is een goed voorbeeld van een thema-audit.

 

Doelstellingsaudit

Tot slot is er ook nog de zogenoemde doelstellingsaudit. Die kijkt vooral of een bepaald proces of een specifieke werkwijze leidt tot het halen van de gestelde doelen. Een doelstellingsaudit analyseert en test de afzonderlijke processtappen op efficiëntie en succes. Worden alle stappen die op papier zijn vastgelegd ook in de praktijk gevolgd? En wordt er onderweg geen dubbel of onnodig werk gedaan dat de doorlooptijd en kosten van het proces de hoogte in jaagt?

Het productieproces controleren op minder verspilling van energie en materiaal is een voorbeeld van een doelstellingsaudit als schoon, efficiënt en milieuvriendelijk werken belangrijke bedrijfsdoelstellingen zijn.

Stappenplan voor een interne audit

Hoewel de precieze invulling van een interne audit per geval kan verschillen, is het proces wel te verdelen in een aantal vaste fases. We zetten de onderdelen van een interne audit voor je op een rij en lichten ze kort toe.

 

1. Planning

Om van de interne audit een structureel controlemiddel te kunnen maken, is een goede planning een eerste vereiste. Wanneer ga ik wat controleren? En welke aspecten van de organisatie neem ik bij een bepaalde audit wel of niet mee? Door een planning te maken op basis van enkele jaren, waarin je de processen van de organisatie evenwichtig verdeelt over het aantal jaren, ontstaat er meer ruimte voor het uitvoeren van kwalitatief goede interne audits.

 

2. Voorbereiding

De volgende fase is een gedegen voorbereiding. Tijdens de voorbereidende fase wordt de dagplanning concreet ingevuld. Welke bedrijfsonderdelen en/of kwaliteitssystemen worden wanneer doorgelicht? Daarnaast worden ook meestal de resultaten van vorige audits nog een keer bekeken.

 

3. Uitvoering

Na de voorbereiding volgt de daadwerkelijke uitvoering van de audit. Tijdens de audit wordt, op basis van bewijs, onderzocht of je organisatie voldoet aan een bepaalde (certificerings)norm. De auditor heeft verschillende bronnen tot zijn beschikking om de benodigde informatie te verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan registratieformulieren, eigen waarnemingen en interviews met medewerkers.

Als de auditor een uitgebreid informatiebestand heeft opgebouwd, gaat hij de verzamelde gegevens controleren en beoordelen. Komen de gedocumenteerde gegevens overeen met de informatie die medewerkers aanleveren? En komt uit de verzamelde informatie duidelijk naar voren wat goed en minder goed gaat binnen de organisatie?

 

4. Rapportage en evaluatie

Nadat het onderzoekswerk is gedaan, worden alle gegevens en bevindingen vastgelegd in een auditrapport. Dit verslag beschrijft de besproken onderwerpen en belicht de belangrijkste aandachtspunten en eventuele verbetermogelijkheden. De conclusies van het rapport worden tijdens de evaluatiefase doorgenomen met de belangrijkste leidinggevenden binnen je organisatie.

 

5. Opvolging

De opvolging vormt het sluitstuk van het auditproces. Zijn op basis van het advies van de auditor concrete verbetermaatregelen uitgevoerd? Dan wordt tijdens de opvolging gekeken of de verbeteringen het gewenste effect hebben behaald. Dat kan schriftelijk, maar ook door middel van een herhalingsaudit.

 

Tip: maak het visueel

Om het maximale uit een interne audit te halen, is het zaak om de belangrijkste aandachtspunten, inzichten en resultaten van het onderzoek te visualiseren. De skills management software van AG5 is een uitstekend middel om dit doel te bereiken.

Alle informatie die de auditor nodig heeft, zoals de vaardigheden, taken en certificaten van medewerkers, is direct en vanuit één centrale omgeving te raadplegen. Je hebt dus nooit meer te maken met versnipperde informatie die je vlak voor een audit nog snel bij elkaar moet gaan zoeken. Zo wordt auditing een feest!

 

Wil je ook het maximale rendement uit jouw volgende interne audit halen? Lees dan het artikel ‘6 tips voor een interne audit’ . Benieuwd naar onze software? Vraag dan een vrijblijvende live demo aan!

 



Gerelateerde berichten