6 manieren om bestaande bedrijfsprocessen te verbeteren

Efficiëntie en gestroomlijnde bedrijfsprocessen vormen het kloppende hart van je organisatie. Omdat kwalitatief hoogwaardige processen de sleutels tot zakelijk succes zijn, is het van belang om continu aandacht te besteden aan procesoptimalisatie. In dit blogartikel laten we zien hoe je dat doet.

 

Drie soorten bedrijfsprocessen

Om nader in te kunnen gaan op het verbeteren van bedrijfsprocessen, moeten we natuurlijk eerst uitleggen wat een bedrijfsproces nu eigenlijk is. Feitelijk is een bedrijfsproces niets anders dan een werkwijze die volgens bepaalde afspraken of protocollen verloopt: een serie activiteiten die meestal door meerdere mensen in een vaste volgorde worden uitgevoerd. Het hoofddoel van bedrijfsprocessen is het leveren van diensten en/of producten met meerwaarde voor de klant.

In de praktijk onderscheiden we diverse typen bedrijfsprocessen:

  • Besturende processen bestaan vooral uit activiteiten met een beleidsmatige dimensie. Denk bijvoorbeeld aan plannen, controleren, evalueren en (waar nodig) bijsturen.
  • Primaire processen focussen zich vooral op het hoofddoel van je missie, namelijk het realiseren van een kwalitatief hoogwaardig product of een waardevolle dienst voor de klant.
  • Ondersteunende processen scheppen de voorwaarden voor succes. Ze zorgen ervoor dat primaire processen vlekkeloos verlopen en medewerkers zich zonder problemen kunnen focussen op hun kerntaken.

In dit artikel zullen we ons vooral concentreren op de primaire en ondersteunende processen, vooral omdat daar vanuit het oogpunt van optimalisatie vaak de meeste winst te behalen valt.

 

Waarom bestaande processen optimaliseren?

Met de juiste mindset, aanpak en tools kun je alle soorten bedrijfsprocessen optimaliseren. Het effect van dergelijke verbetertrajecten is op verschillende vlakken merk- en voelbaar. Het verbeteren van bedrijfsprocessen brengt onder meer de onderstaande voordelen met zich mee.

  • De kwaliteit verbetert van het eindresultaat. Uiteindelijk kom je dus beter tegemoet aan de eisen, verwachtingen en wensen van klanten, wat goed is voor de omzet en klantretentie.
  • De doorlooptijd vermindert, waardoor je een product of dienst sneller op de wereld kunt loslaten.
  • Je kunt onnodige kosten schrappen die bijvoorbeeld ontstaan door het onnodig vaak herhalen van bepaalde handelingen.

 

Bestaande bedrijfsprocessen verbeteren

Welke aanpak je precies hanteert bij het verbeteren van processen, hangt grotendeels af van het type proces en de bredere organisationele context. Bedrijfsbreed bestaan er verschillende mogelijkheden. We delen er zes.

 

1. Overbodige processen vinden en elimineren

Het valt niet altijd op, maar sommige processen of handelingen zijn in de praktijk helemaal of grotendeels overbodig. Denk bijvoorbeeld aan een standaard brief of tekst die door zes of zeven man onder de loep wordt genomen zonder dat er veel aan de inhoud en toon verandert. Of bepaalde repetitieve handelingen die eigenlijk maar één keer uitgevoerd hoeven te worden, maar toch meermaals langskomen in de procesketen.

Het vinden en elimineren van overbodige processen is de eerste stap naar betere en efficiëntere bedrijfsprocessen.

Maar hoe stel je vast of een procesonderdeel een verspilling van tijd en resources is? Stel jezelf de vraag of een handeling of reeks van handelingen echt waarde toevoegt aan je dienst of product. Is dit niet het geval? Dan heb je waarschijnlijk te maken met een overbodig proces(onderdeel).

 

2. Het productieproces optimaliseren

Ook de productie is feitelijk één groot en veelzijdig bedrijfsproces. Het verbeteren van je productieproces stelt je in staat om in één keer een reuzenstap te zetten richting totale procesoptimalisatie!

Het productieproces verbeter je door:

  • Goed te kijken naar je huidige workflows
  • Processen en technologie regelmatig van updates te voorzien;
  • Serieus werk te maken van gepland onderhoud;
  • Te investeren in personeel (trainingen, workshops, herinstructie- en opfriscursussen) en werkplekken (geordend, schoon en veilig).

Lees ook: 10 manieren om het productieproces te verbeteren

3. Maak deadlines heilig

Onduidelijkheid over deadlines, taken en rollen binnen de organisatie is een bottleneck die menig bedrijfsproces belemmert. Het stellen van duidelijke en haalbare deadlines is daarom enorm belangrijk bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Het stellen van heldere deadlines heeft diverse voordelen:

  • Je creëert duidelijkheid binnen de organisatie waar iedereen, van medewerker tot externe partner, van profiteert.
  • Er ontstaat een gezamenlijk doel waar je met het hele team naar toe kunt werken.
  • Deadlines werken motiverend en zetten vaak aan tot hogere werkprestaties.

Zorg er wel voor dat deadlines redelijk en haalbaar zijn. En ook niet op élk projectonderdeel een strakke deadline. Te veel strenge, lastig haalbare deadlines heeft het effect van een wurggreep en werkt stress en druk in de hand.

 

4. Sneller vervangers vinden

Vooral bedrijven in de manufacturingsbranche kampen vaak met het probleem dat bij uitval van medewerkers of apparatuur een deel van de productielijn stilvalt. Snelle vervanging is dan van groot belang, zeker als je de continuïteit van je bedrijfsprocessen wilt waarborgen.

Handmatig door de tabbladen van een groot aantal Excel-matrixen gaan schiet dan niet op. Bovendien weet je niet of die documenten wel allemaal up-to-date zijn.

Een goede manier om dit op te vangen is door middel van skills management software. Je hoeft alleen maar de juiste kwalificatie in te voeren om de beste vervanger te vinden.

In deze video zie je hoe het werkt:

5. Start met leren op het werk

Een leven lang leren is belangrijk om bij te blijven op de moderne arbeidsmarkt. ‘Training on the job’ is een slimme manier om te leren op het werk.

In het geval van training on the job zijn leerprocessen ingebed in de werkpraktijk. Er wordt veelvuldig gebruikgemaakt van leermaterialen waarmee een medewerker dagelijks van doen heeft. Training on the job is behoorlijk intensief en praktijkgericht. Het hoofddoel is om mensen binnen een kort tijdsbestek grote stappen in hun ontwikkeling te laten zetten.

Training on the job heeft een aantal voordelen ten opzichte van traditioneel leren.

  • Omdat de nadruk ligt op doen, stelt training on the job je in staat om snel de vertaalslag van theorie naar praktijk te maken.
  • Een tweede voordeel van training on the job is dat deelnemers direct feedback op leerresultaten krijgen. Dit gebeurt bovendien binnen de eigen werksituatie, waardoor medewerkers nieuwe vaardigheden en kennis gelijk kunnen uitproberen en toepassen.
  • Een operationeel en kostentechnisch voordeel van training on the job is dat er weinig productieve arbeidstijd verloren gaat.
  • Leren op de werkplek maakt het mogelijk om de resultaten van een training direct in de praktijk te toetsen. Je ziet dus gelijk welke onderdelen zijn aangeslagen en of het geleerde aansluit op de professionele wensen en behoeften van de medewerkers.

Lees ook: Wat is training on the job en waarom is het zo effectief?

 

6. Slimmer onboarden

Het goed onboarden (inwerken) van talent is een onderdeel van het recruitment- en opstarttraject dat nogal eens wordt onderschat. Toch is onboarden enorm belangrijk en levert een goed inwerktraject veel praktische voordelen op!

  • Goed ingewerkte nieuwelingen zijn sneller productief omdat ze zich al in een vroeg stadium de kennis en vaardigheden eigen maken die ze in hun nieuwe rol nodig hebben.
  • Een goede inwerkperiode zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers de heersende bedrijfscultuur sneller leren kennen.
  • Er ontstaat sneller een klik met de rest van het team als je nieuwe mensen goed inwerkt.
  • Nieuwe medewerkers zijn snel weer weg als ze hun inwerkperiode als onduidelijk, onvolledig of onplezierig ervaren. Niet goed voor je personeelsverloop!
  • Het aanbieden van een goede inwerkperiode is een effectieve vorm van mond-tot-mondreclame.

Lees ook: 12 tips om nieuwe medewerkers goed en en snel in te werken

 

Conclusie: blijf verbeteren

Een sterke organisatie kan niet zonder efficiënte, gesmeerd lopende bedrijfsprocessen. De bovenstaande tips helpen je al een heel eind op weg met het structureel verbeteren van je bedrijfsprocessen. Zorg tot slot ook voor een actueel en dekkend overzicht van de vaardigheden en certificeringen die binnen je organisatie aanwezig zijn.

De skills management software van AG5 is de ideale tool voor het creëren van zo’n inzichtelijk totaalplaatje. Je kunt er per medewerker alle certificeringen, competenties en vaardigheden in kwijt. Bovendien kun je die informatie op de werkvloer bewerken en bekijken in een centrale omgeving. Plan een demo in voor een vrijblijvende kennismaking met onze oplossingen.

 



Gerelateerde berichten