Alles wat je moet weten over skills management

Wat is skills management?Copied

Skills management is het zo volledig mogelijk in kaart brengen van de aanwezige kennis en vaardigheden van jouw personeel. Het draait er dus om dat je competenties en vaardigheden van mensen leert kennen en begrijpen, waardoor je ze kunt inzetten om bedrijfsprocessen te optimaliseren en het werkplezier bij medewerkers te vergroten. Mensen doen namelijk graag waar ze goed in zijn!

Bij skills management werk je met profielen over kennis, vaardigheden, certificeringen en werkervaring. Die profielen geven aan of iemand de vereiste deskundigheid of bevoegdheid heeft om een bepaalde functie of taak uit te voeren. Zo krijg je zowel op individueel als organisationeel niveau een handig overzicht van het vaardigheidsniveau van je medewerkers.

Goed skills management zet medewerkers ook in hun kracht. Je laat ze zien wat ze al kunnen, maar ook op welke terreinen ze zich nog verder kunnen ontwikkelen. Door een vruchtbare dialoog aan te gaan, beslis je niet voor maar met werknemers hoe en op welke vlakken ze zich nog verder kunnen ontwikkelen. Succesvol skills management houdt ook in dat je medewerkers de trainings- en opleidingskansen biedt die ze nodig hebben om die volgende carrièrestap te maken.

Skills management heeft ook een positief effect op je personeels- en recruitmentbeleid. Moet je noodgedwongen op zoek naar nieuwe krachten omdat een paar belangrijke medewerkers je bedrijf verlaten? Als je aan skills management doet, weet je precies welke skill gaps vertrokken medewerkers achterlaten. Gericht zoeken naar de juiste opvolgers wordt dan een stuk eenvoudiger.

De voordelen van skills managementCopied

Het goed in de praktijk brengen van skills management heeft een hoop voordelen voor je organisatie. Een overzicht van de belangrijkste benefits.

1. De juiste persoon voor de juiste job

Personeels- en projectmanagement draaien grotendeels om het vinden van de juiste persoon voor de juiste job. Met skills management wordt dat een stuk gemakkelijker. Je weet precies wie wat kan en welke personen de juiste zijn voor een bepaalde functie of een specifieke projectrol.

2. Skills gaps identificeren

Heb je voor een project specialistische kennis en vaardigheden nodig die nog ontbreken binnen je organisatie? Of wil je jouw activiteiten in de nabije toekomst uitbreiden met nieuwe diensten en producten? Dan stuit je wellicht op een of meerdere skills gaps. Dit betekent dat de kennis en vaardigheden die in-house beschikbaar zijn niet perfect matchen met wat je nodig hebt. Skills management stelt je in staat om deze kloven snel te signaleren en dichten

3. Doelgericht trainen

Met skills management kun je effectief sturing geven aan de ontwikkeling van medewerkers. Op basis van benodigde competenties, vaardigheden en certificeringen stel je eenvoudig persoonlijke en organisationele ontwikkelingsdoelen vast. Met goed gedefinieerde opleidings- en ontwikkelprofielen bied je medewerkers een concreet ontwikkeltraject, afgestemd op de persoonlijke behoeften van de medewerker en de bredere doelstellingen van de organisatie. Omdat trainen en ontwikkelen een doelgericht karakter hebben, bespaar je met gericht skills management uiteindelijk ook kosten.

4. Happy workforce

Onderzoek wijst uit uit dat gelukkige en tevreden medewerkers 13% productiever zijn. Bovendien zijn ze eerder geneigd om je organisatie lang trouw te blijven. Mensen zijn gemotiveerder en productiever als ze mogen doen waar ze goed in zijn. Een goede afstemming tussen vaardigheden en werkinhoud is dan ook een belangrijke vereiste voor optimaal werkplezier. Goed skills management geeft medewerkers de mogelijkheid om zelf hun profielen te beheren en competenties, vaardigheden en talenten te valideren.

5. Breed inzetbaar personeel

Medewerkers zijn meer dan hun cv, diploma’s en certificaten. Ze bezitten vaak ook veel verborgen kwaliteiten of waardevolle soft skills die niet direct terugkomen in een cv. Door informatie over vaardigheden en competenties consequent bij te houden en mensen goed te observeren, ontdek je wellicht dat bepaalde medewerkers meer kunnen dan wat ze nu doen. Het voordeel: je beschikt over breed inzetbaar personeel en hoeft dus minder tijd en geld te investeren in het werven van nieuwe mensen.

Lees verder: Voordelen en do’s en don’ts van breed inzetbaar personeel

6. Aantoonbare bekwaamheid

Vanuit kwaliteitsoogpunt en regelgeving is goed inzicht in de vakbekwaamheid van medewerkers erg belangrijk. Zeker in de zorg- en welzijnssector is dit bijzonder relevant vanwege zaken als beroeps- en kwaliteitsregistraties, risicovolle en voorbehouden handelingen en deskundigheidsbevorderingen. Maar ook voor het veilig omgaan met bepaalde machines en productielijnen is aantoonbare certificering noodzakelijk. Skills management maakt op basis van harde data inzichtelijk wie welke bevoegdheden en certificaten op zak heeft en wat mag uitvoeren.

7. Snel vervangers vinden

Het kan gebeuren dat een medewerker tijdelijk of voor langere duur wegvalt. Ziekte, zwangerschapsverlof of een nieuwe carrièrestap: de reden kan per medewerker of situatie verschillen. Het goed in kaart brengen van de skills en kennis van zo’n medewerker maakt het een stuk gemakkelijker om een profiel op te stellen van de ideale vervanger. Zo blijven alle bedrijfsprocessen en essentiële werkzaamheden gewoon doordraaien.

8. Audits worden een eitje

Audits zijn een belangrijk meetinstrument om te controleren hoe goed, effectief en veilig een bedrijf werkt. Juist omdat een audit iets zegt over de kwaliteit van je workforce en bedrijfsprocessen, is het ook best een spannende gebeurtenis die binnen de organisatie voor zenuwachtige momenten kan zorgen. Dat geldt zeker voor een externe audit, aangezien die wordt uitgevoerd door een partij van buitenaf. Door skills management te verankeren in je organisatie en werkwijze, kun je altijd aantonen dat jouw medewerkers over de juiste en actueelste vaardigheden, bevoegdheden en certificaten beschikken.

Lees ook: 6 tips om van elke audit een succes te maken

Skills management implementerenCopied

Maar hoe breng je skills management nou precies in de praktijk? Met de onderstaande stappen leg je een solide basis voor het implementeren van de werkwijze.

Stap 1: inventariseren

Het proces begint met het maken van een goed overzicht. Inventariseer wat je nodig hebt en hoe dik of dun bepaalde kernvaardigheden gezaaid zijn binnen je organisatie.

• Welke vaardigheden en kwalificaties heeft mijn workforce nodig?
• Welke competenties, vaardigheden en kwalificaties bezitten mijn medewerkers momenteel?
• Is er sprake van een of meerdere skills gaps? Zo ja, hoe dicht ik de kloof tussen behoefte en het aanwezige potentieel zo snel en efficiënt mogelijk?
• Hoe maak ik competenties en vaardigheden op de beste manier inzichtelijk, zowel intern als extern?

Stap 2: overzicht maken

Na het inventariseren heb je alle basisinformatie over de competenties en vaardigheden die aanwezig zijn binnen je organisatie. Verwerk die vervolgens in een helder overzicht. De beste methode? Het groeperen van competenties, vaardigheden en kwalificaties binnen functieprofielen. Zo zie je in één oogopslag wat een medewerker in zijn mars moet hebben om een bepaalde functie te kunnen uitoefenen. Het overzicht vertelt je ook iets over de multi-inzetbaarheid of specifieke specialismen van een medewerker.

Stap 3: skills matrix maken

Vervolgens is het zaak om alle informatie uit de eerste twee stappen in een handige tool voor dagelijks gebruik te verwerken. Een skills matrix is zo’n stukje praktisch gereedschap. Zoals de naam al zegt is dit een overzicht van de vaardigheden van je medewerkers in matrixvorm. Op een as staan de medewerkers, op de andere een aantal vaardigheden en/of competenties. Per medewerker druk je met een kwalificatie (cijfer, mate van beheersing) uit of en in hoeverre een medewerker een bepaalde skill beheerst.

Benieuwd hoe zo’n skills matrix eruit ziet? Download onze skills matrix template voor Excel!

Lees verder: Alles wat je moet weten over de skills matrix

Stap 4: bijhouden en evalueren

Als het goed is, is het vaardigheidsniveau van een medewerker geen statisch gegeven. Mensen zijn bij uitstek lerende wezens die, zeker met de juiste training en begeleiding, gedurende hun carrière hun professionele toolkit diversifiëren en uitbreiden. Ook skills management blijft dus een doorlopend proces dat nooit af is. Blijf je matrixen daarom voortdurend bijhouden, updaten en evalueren.

Tip: gebruik skills management softwareCopied

De beste manier om serieus werk te maken van skills management is het gebruiken van software die speciaal voor dit doel is ontwikkeld. AG5 is hier een voorbeeld van! Onze software is plug-and-play, waardoor je alle informatie uit oude Excelmatrixen binnen een dag overzet naar je centrale beheeromgeving in de cloud. En het mooie: je hebt er geen whizzkid met programmeerkennis voor nodig…

Met de software van AG5 profiteer je van een veelzijdig spectrum aan features en functionaliteiten die skills management een stuk efficiënter en eenvoudiger maken.

• Snel mutaties en trainingsresultaten in kaart brengen? Met AG5 werk je alle informatie direct bij op de werkvloer.
• Heb je een groot project binnengesleept? Met AG5 stel je razendsnel het ideale projectteam samen. Je kunt potentiële projectmedewerkers namelijk direct koppelen aan de voor het project benodigde actuele vakkennis, gewenste vaardigheidsniveaus en ervaring.
• Je stelt eenvoudig notificaties in, zowel per medewerker of doelgroep als per certificaat.
• Moet je een productielijn omstellen? Met AG5 weet je wat jouw medewerkers kunnen en schakel je tijdig de juiste operator in.
• Met één zoekopdracht vind je de beste vervanger voor een medewerker die ziek of op vakantie is.
• Je brengt nauwgezet in kaart welke kennis en vaardigheden op andere vestigingen/locaties voorhanden zijn. Hierdoor hoef je niet uitgebreid heen en weer te bellen en mailen voor het vinden van de juiste persoon en is het niet nodig om tijd en geld te steken in lange wervingstrajecten.
• Met behulp van een drag-and-dropmenu boots je iedere organisatiestructuur na en leg je alle mogelijke verbindingen tussen personen en de kwalificaties en vaardigheden die ze moeten bezitten.

Aan de slagCopied

Met skills management breng je snel en efficiënt in kaart wat je medewerkers kunnen en waar nog verbetermogelijkheden liggen. De werkwijze geeft je inzicht in mogelijke skills gaps, maar reikt je ook de handvatten aan om die te dichten. Bovendien plaatst skills management medewerkers in hun kracht. Het resultaat: mensen die doen waar ze goed in zijn en een optimale balans tussen individueel werkplezier en het halen van de belangrijkste organisationele doelstellingen!

FAQs Copied

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.