Alles, was Sie über Qualifikationsmanagement wissen müssen

Was ist Qualifikationsmanagement?Copied

Qualifikationsmanagement ist ein Gesamtüberblick über die Kenntnisse und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Es geht also darum, dass Sie die Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter kennen und verstehen, damit Sie sie zur Optimierung der Geschäftsabläufe und zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter nutzen können. Menschen tun nämlich gern das, was sie gut können!

Bei der Kompetenzverwaltung arbeiten Sie mit Profilen über Kenntnisse, Fertigkeiten, Zertifizierungen und Berufserfahrung. Diese Profile zeigen an, ob jemand die erforderlichen Fachkenntnisse oder Fertigkeiten besitzt, um eine bestimmte Funktion oder Aufgabe auszuführen. So erhalten Sie auf individueller und organisatorischer Ebene einen praktischen Überblick über das Qualifikationsniveau Ihrer Mitarbeiter.

Ein gutes Kompetenzmanagement befähigt die Mitarbeiter auch. Sie zeigen ihnen, was sie schon können und in welchen Bereichen sie sich noch weiterentwickeln können. Durch einen fruchtbaren Dialog entscheiden Sie nicht für, sondern mit Ihren Mitarbeitern, wie und in welchen Bereichen sie sich weiterentwickeln können. Zu einer erfolgreichen Kompetenzverwaltung gehört auch, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten bieten, die sie für den nächsten Karriereschritt benötigen.

Eine Kompetenzverwaltung wirkt sich auch positiv auf Ihre Personal- und Einstellungspolitik aus. Sind Sie gezwungen, neue Mitarbeiter zu suchen, weil einige wichtige Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen? Mithilfe einer Kompetenzverwaltung wissen Sie genau, welche Kompetenzlücken Ihre ausgeschiedenen Mitarbeiter hinterlassen. Gezieltes Suchen nach den richtigen Nachfolgern wird dann wesentlich einfacher.

Die Vorteile der QualifikationsmanagementCopied

Die praktische Anwendung der Qualifikationsmanagement bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile. Die wichtigsten Vorteile im Überblick.

1. Die richtige Person für die richtige Aufgabe

In der Personal- und Projektverwaltung geht es vor allem darum, die richtige Person für die richtige Aufgabe zu finden. Mit einer Kompetenzverwaltung geht das viel einfacher. Sie wissen genau, wer was kann und welche Personen am besten für eine bestimmte Aufgabe oder Projektrolle geeignet sind.

2. Qualifikationslücken erkennen

Benötigen Sie für ein Projekt Fachkenntnisse und Fähigkeiten, die in Ihrer Organisation noch fehlen? Oder möchten Sie Ihre Aktivitäten in Kürze mit neuen Dienstleistungen und Produkten erweitern? Dann stoßen Sie vielleicht auf eine oder mehrere Qualifikationslücken. Das bedeutet, dass die Kenntnisse und Fähigkeiten, die intern vorhanden sind, nicht perfekt mit dem übereinstimmen, was Sie benötigen. Mithilfe der Kompetenzverwaltung können Sie diese Lücken schnell identifizieren und schließen.

3. Zielgerichtete Ausbildung

Mit einer Kompetenzverwaltung können Sie die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter effektiv steuern. Anhand der erforderlichen Kompetenzen, Fähigkeiten und Zertifizierungen können Sie ganz einfach persönliche und organisatorische Entwicklungsziele festlegen. Mit gut definierten Schulungs- und Entwicklungsprofilen bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein konkretes Entwicklungskonzept, das auf ihre persönlichen Bedürfnisse und die übergeordneten Ziele der Organisation zugeschnitten ist. Da Schulungen und Weiterentwicklungen zielorientiert sind, sparen Sie mit einer gezielten Kompetenzverwaltung letztlich auch Geld.

4. Zufriedene Mitarbeiter

Untersuchungen zeigen, dass glückliche und zufriedene Mitarbeiter 13 % produktiver sind. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass sie Ihrem Unternehmen lange Zeit treu bleiben. Mitarbeiter sind motivierter und produktiver, wenn sie das tun dürfen, was sie gut können. Deshalb ist eine gute Abstimmung zwischen den Fertigkeiten und Arbeitsinhalten unabdingbar für eine optimale Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Eine gute Kompetenzverwaltung ermöglicht es den Mitarbeitern, ihr eigenes Profil zu verwalten und ihre Kompetenzen, Fähigkeiten und Talente zu beurteilen.

5. Breit einsetzbares Personal

Mitarbeiter sind mehr als ihre Lebensläufe, Diplome und Zeugnisse. Sie besitzen häufig auch viele versteckte Qualitäten oder wertvolle zwischenmenschliche Fähigkeiten, die einem Lebenslauf nicht direkt entnommen werden können. Durch die konsequente Aktualisierung von Informationen über Fähigkeiten und Kompetenzen und genaue Beobachtung der Mitarbeiter entdecken Sie vielleicht, dass bestimmte Mitarbeiter mehr können als das, was sie derzeit tun. Der Vorteil: Sie haben eine universell einsetzbare Belegschaft und müssen daher weniger Zeit und Geld in die Einstellung neuer Mitarbeiter investieren.

6. Nachgewiesene Kompetenz

Aus qualitativer und regulatorischer Sicht ist ein guter Einblick in die Fachkompetenz der Mitarbeiter sehr wichtig. Das trifft vor allem im Pflege- und Sozialbereich zu, da es dort um Punkte wie Berufs- und Qualitätsregistrierungen, risikoreiche und vorbehaltene Maßnahmen sowie Kompetenzförderungen geht. Aber auch für den sicheren Umgang mit bestimmten Maschinen und Produktionsanlagen ist eine nachweisbare Zertifizierung notwendig. Eine Kompetenzverwaltung zeigt anhand harter Daten, wer welche Berechtigungen und Zertifikate besitzt und wer welche Aufgaben ausführen darf.

7. Schnell Ersatz finden

Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter kurzfristig oder für längere Zeit ausfällt. Krankheit, Mutterschaftsurlaub oder ein neuer Karriereschritt – der Grund kann je nach Mitarbeiter oder Situation variieren. Wenn die Fähigkeiten und Kenntnisse dieser Angestellten richtig eingeordnet werden, ist es viel einfacher, ein Profil für einen idealen Ersatzmitarbeiter zu erstellen. So können alle Geschäftsprozesse und wesentlichen Arbeiten wie gewohnt weiterlaufen.

8. Audits werden zum Kinderspiel

Ein Audit ist ein wichtiges Messinstrument, um zu überprüfen, wie gut, effektiv und sicher ein Unternehmen arbeitet. Da ein Audit etwas über die Qualität Ihrer Mitarbeiter und Geschäftsprozesse aussagt, ist es ein ziemlich spannendes Ereignis, das innerhalb der Organisation für Nervosität sorgen kann. Das gilt vor allem für externe Audits, da diese von einer externen Partei durchgeführt wird. Wenn Sie die Kompetenzverwaltung in Ihrer Organisation und Arbeitsweise verankern, können Sie jederzeit nachweisen, dass Ihre Mitarbeiter über die richtigen und aktuellsten Qualifikationen, Berechtigungen und Zertifikate verfügen.

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Qualifikationsmanagement implementierenCopied

Aber wie wird Qualifikationsmanagement in die Praxis umgesetzt? Die nachfolgenden Schritte bilden eine solide Grundlage für die Implementierung dieser Methode.

Schritt 1: Bestandserfassung

Der Prozess beginnt mit der Schaffung einer guten Übersicht. Finden Sie durch eine Bestandsaufnahme heraus, was Sie brauchen und in welchem Maße bestimmte Kernkompetenzen in Ihrer Organisation vorhanden sind.

• Welche Fähigkeiten und Qualifikationen braucht meine Belegschaft?
• Über welche Kompetenzen, Fertigkeiten und Qualifikationen verfügen meine Mitarbeiter derzeit?
• Gibt es eine oder mehrere Qualifikationslücken? Falls ja – wie schließe ich die Lücke zwischen Bedarf und vorhandenem Potenzial so schnell und effizient wie möglich?
• Wie mache ich Kompetenzen und Fertigkeiten am besten transparent (intern und extern)?

Schritt 2: Übersicht erstellen

Nach der Bestandsaufnahme besitzen Sie alle grundlegenden Informationen über die Kompetenzen und Fähigkeiten, die es in Ihrer Organisation gibt. Verarbeiten Sie diese dann zu einer klaren Übersicht. Die beste Methode ist die Gruppierung von Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen innerhalb von Funktionsprofilen. So sehen Sie auf einen Blick, was ein Mitarbeiter mitbringen muss, um eine bestimmte Funktion ausüben zu können. Die Übersicht sagt auch etwas über die breite Einsatzfähigkeit oder bestimmte Spezialisierungen eines Mitarbeiters aus.

Schritt 3: Kompetenzverwaltung erstellen

Als nächstes müssen alle Informationen aus den ersten beiden Schritten in ein handliches Werkzeug für den täglichen Gebrauch integriert werden. Eine Kompetenzmatrix ist so ein praktisches Werkzeug. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um eine Übersicht über die Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter in Form einer Matrix. Auf der einen Achse stehen die Mitarbeiter, auf der anderen Achse eine Reihe von Fertigkeiten und/oder Kompetenzen. Für jeden Mitarbeiter drücken Sie mit einer Qualifikation (Zahl, Beherrschungsgrad) aus, ob und in welchem Umfang ein Mitarbeiter eine bestimmte Fähigkeit beherrscht.

Wüssten Sie gern, wie so eine Kompetenzmatrix aussieht? Dann laden Sie sich unsere Kompetenzmatrix-Vorlage für Excel herunter!

Mehr lesen: Alles, was Sie über die Kompetenzmatrix wissen müssen

Schritt 4: Aktualisieren und auswerten

Im günstigsten Fall ist das Qualifikationsniveau eines Mitarbeiters keine statische Angelegenheit. Menschen sind in erster Linie lernende Wesen. Sie können ihr Fachwissen – vor allem mit der richtigen Ausbildung und Anleitung – im Lauf ihrer Karriere diversifizieren und erweitern. Folglich bleibt auch die Kompetenzverwaltung ein fortlaufender Prozess, der nie abgeschlossen ist. Halten Sie deshalb Ihre Matrizen ständig auf dem neuesten Stand und aktualisieren und bewerten Sie sie.

Tipp: verwenden Sie eine Qualifikationsmanagement-SoftwareCopied

Die beste Methode, um sich ernsthaft mit der Verwaltung von Kompetenzen zu beschäftigen, ist die Verwendung einer Software, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde. AG5 ist dafür ein Beispiel! Unsere Software bietet Plug-and-Play-Unterstützung. Dadurch können Sie alle Informationen aus alten Excel-Matrizen innerhalb eines Tages in Ihre zentrale Verwaltung in der Cloud übertragen. Und das Beste daran: Sie brauchen kein Genie mit Programmierkenntnissen…

Die AG5-Software bietet eine Vielzahl von Eigenschaften und Funktionalitäten, die die Qualifikationsmanagement effizienter und unkomplizierter machen.

• Möchten Sie Änderungen und Schulungsergebnisse schnell erkennen? Mit AG5 können Sie alle Informationen direkt am Arbeitsplatz aktualisieren.
• Haben Sie ein großes Projekt an Land gezogen? Mit AG5 können Sie im Handumdrehen das ideale Projektteam zusammenstellen. Sie können potenzielle Projektmitarbeiter nämlich direkt mit dem aktuellen Wissen, den gewünschten Fähigkeiten und der Erfahrung verknüpfen, die für das Projekt erforderlich sind.
• Sie können problemlos Benachrichtigungen für einzelne Mitarbeiter, Zielgruppen oder auch Zertifikate einfügen.
• Sie müssen eine Produktionslinie umstellen? Mit AG5 kennen Sie die Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter und können rechtzeitig den richtigen Bediener hinzuziehen.
• Durch einfaches Suchen können Sie den besten Ersatz für einen Mitarbeiter finden, der krank ist oder Urlaub hat.
• Sie legen genau fest, welche Kenntnisse und Fertigkeiten in anderen Niederlassungen/Standorten vorhanden sind. Deshalb müssen Sie nicht lange telefonieren und E-Mails verschicken, um die richtige Person zu finden. Und es ist auch nicht nötig, Zeit und Geld in lange Anwerbungsprozesse zu investieren.
• Über ein Drag-and-Drop-Menü können Sie jede beliebige Organisationsstruktur nachbilden und alle möglichen Verbindungen zwischen Personen und den Qualifikationen und Fähigkeiten herstellen, die sie besitzen müssen.

Los geht’s!Copied

Mithilfe eine Kompetenzverwaltung können Sie sich schnell und effizient anzeigen lassen, was Ihre Mitarbeiter können und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Diese Methode gibt Ihnen nicht nur einen Einblick in mögliche Kompetenzlücken, sondern auch die Werkzeuge, um diese zu schließen. Außerdem zeigt die Kompetenzverwaltung den Mitarbeitern ihre Möglichkeiten auf. Die Ergebnisse sind Mitarbeiter, die das tun, was sie gut können, und eine optimale Balance zwischen individueller Arbeitszufriedenheit und dem Erreichen der wichtigsten Unternehmensziele!

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt ist CEO bei AG5 und führt das Unternehmen zum Erfolg. Man kann ihn häufig auf dem Fußballfeld beobachten, wo er talentierte, junge Fußballspieler trainiert.