6 tips om van elke audit een succes te maken

Audits zijn een belangrijk meetinstrument om te controleren hoe goed, effectief en veilig een bedrijf werkt. Juist omdat een audit iets zegt over de kwaliteit van je workforce en bedrijfsprocessen, is het ook best een spannende gebeurtenis die binnen de organisatie best voor zenuwachtige momenten kan zorgen.

Toch hoeft dat niet nodig te zijn als je zorgt voor een goede voorbereiding en een aantal universele best practises in acht neemt. In dit artikel laten we aan de hand van een zestal praktische tips zien hoe je van elke audit een doorslaand succes maakt.

 

Het nut van audits

Audits zijn nuttige tools om het kwaliteitsniveau binnen bedrijven (of zelfs hele sectoren) doorlopend hoog te houden. Audits kunnen om verschillende redenen worden gehouden.

Zo zijn er verplichte audits voor het behalen of behouden van bepaalde certificaten. Denk bijvoorbeeld aan certificeringen zoals bhv of een van de verschillende NEN-certificeringen.

Het kan ook dat klanten verzoeken om een bepaald bedrijf aan een audit te onderwerpen. Ze doen dat bijvoorbeeld om er zeker van te zijn dat producten met voldoende zorg voor kwaliteit en hygiëne worden gefabriceerd of klaargemaakt. In de voedingsmiddelenindustrie komen dit soort audits vaak voor.

Tot slot zijn er ook nog audits die door het bedrijf zelf worden uitgevoerd, vooral om interne bedrijfsprocessen te verbeteren of optimaliseren.

Naast de bovengenoemde verschillen, kun je audits ook onderverdelen in interne en externe audits.

 

Interne audit

Een interne audit (vaak ook first party audit genoemd) wordt door mensen van het onderzochte bedrijf zelf uitgevoerd.

De interne audit is feitelijk een managementtool om kansen en risico’s boven tafel te krijgen en verbeteringen te signaleren.

Met dit type audit probeer je te achterhalen of je bepaalde bedrijfs-, management- of planningsprocessen beter, goedkoper en efficiënter kunt uitvoeren.

 

Externe audit

Externe audits worden uitgevoerd door onafhankelijke externe partijen, in veel gevallen certificeringsinstellingen.

Een externe partij stelt middels zo’n externe audit vast of jouw organisatie voldoet aan de eisen. Denk bijvoorbeeld aan juridische eisen, eisen op het gebied van wet- en regelgeving (Arbo, milieuregels) of normeisen.

Externe audits worden doorgaans periodiek herhaald, vaak op jaarlijkse basis. Externe audits hebben meestal een smaller kader (vaak staat slechts één bepaalde norm of certificering centraal) dan interne audits.

 

Zo verloopt een audit

Maar wat moet je je precies voorstellen bij zo’n audit? Hoe verloopt het auditeringsproces? In de praktijk kan de werkwijze per keer en per type audit verschillen, maar zijn er wel een aantal vaste fasen en stappen die steeds terugkomen.

 

1. De voorbereiding

Net als elk gestructureerd proces begint een audit met een gedegen voorbereiding. Tijdens de voorbereidende fase wordt de dagplanning concreet ingevuld. Welke bedrijfsonderdelen en/of kwaliteitssystemen worden wanneer doorgelicht? Daarnaast worden ook meestal de resultaten van vorige audits nog een keer goed onder de loep genomen.

 

2. De uitvoering

Na de voorbereiding volgt de daadwerkelijke uitvoering van de audit. Tijdens de audit wordt (op basis van bewijs) onderzocht of het bedrijf in kwestie voldoet aan een bepaalde (certificerings)norm.

De auditor kan verschillende bronnen gebruiken om de benodigde informatie te verzamelen. Denk aan verschillende documenten, registratieformulieren, eigen waarnemingen en interviews met medewerkers.

Als de auditor een degelijk informatiebestand heeft opgebouwd, gaat hij die gegevens controleren en beoordelen. Kloppen de gedocumenteerde gegevens met de informatie die medewerkers aanleveren? En komt uit de verzamelde informatie duidelijk naar voren wat er goed en minder goed gaat binnen het onderzochte bedrijf?

 

3. Rapporteren

Na het uitvoeren van de audit, worden alle gegevens en bevindingen vastgelegd in een auditrapport. Dit rapport beschrijft de besproken onderwerpen en zoomt in op belangrijke aandachtspunten en eventuele verbetermogelijkheden. De conclusies van het rapport worden besproken met de belangrijkste leidinggevenden binnen de onderzochte organisatie.

 

4. Opvolging

De laatste fase van het auditproces is de zogenoemde opvolging. Zijn op basis van het advies van de auditor concrete verbetermaatregelen doorgevoerd? Dan wordt tijdens de opvolging gekeken of de verbeteringen goed zijn geïmplementeerd en of ze het gewenste effect sorteren. Dat kan schriftelijk, maar ook door middel van een herhalingsaudit. Wat de beste manier is, verschilt per situatie.

Tips voor een audit

Een audit kan best een spannende gebeurtenis zijn. Je wilt er dan ook zo goed mogelijk op voorbereid zijn. Met de onderstaande tips en best practises maak je van elke audit een succes.

 

1. Maak afdelingen zelf verantwoordelijk

Het handhaven van kwaliteit lukt het beste als afdelingen en medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor hun werk. Als kwaliteitscontrole namelijk vooral een papieren tijger is die van buitenaf wordt opgelegd, val je zeker bij een onaangekondigde audit geheid door de mand. Door bijvoorbeeld operators zelf verantwoordelijk te stellen voor de kwaliteit van hun processen en de controle daarop, maak je van kwaliteit een dagelijkse focus.

 

2. De juiste mindset

Het succes (of gebrek daaraan) van een audit is afhankelijk van je mindset. Stel jezelf kritisch en constructief op met betrekking tot het optimaliseren van processen en werkwijzen. Maar pas die kritische houding ook toe op de bevindingen van de auditor. Dit levert vaak interessante discussies op over kwaliteit en kwaliteitsverbetering.

 

3. Keep it simple

Intern testen hoeft geen hogere wetenschap te zijn om bruikbare inzichten en resultaten op te leveren. Veel interne tests voor kwaliteitsoptimalisatie kunnen prima door medewerkers zelf worden uitgevoerd. Op die manier behouden mensen de controle over hun eigen stukjes werk. Ingewikkelde labmetingen kun je in veel gevallen bijvoorbeeld vervangen door eenvoudigere en even effectieve meetmethoden die operators zelf kunnen uitvoeren.

 

4. Vragen en doorvragen

Als je een audit zomaar passief over je heen laat komen, laat je kansen liggen. De combinatie van actief vragen stellen aan de auditor en goed doorvragen zorgt ervoor dat je veel meer uit zo’n controlemoment haalt. Als je geen vragen stelt, leer je namelijk niets. Vragen leren je hoe je kwaliteitsstandaarden moet interpreteren. Bovendien stellen ze je in staat om (in tegenstelling tot een abstracte klachtenanalyse) medewerkers rechtstreeks met hun klachten te confronteren.

 

5. Wees kritisch

Accepteer de uitkomsten van een audit niet klakkeloos. Ben je het niet eens met bepaalde inzichten of conclusies van de auditor? Durf dit dan uit te spreken! Een goede auditor kan er wel tegen als hij kritisch aan de tand wordt gevoeld en zal je met plezier uitleggen hoe en waarom hij tot bepaalde conclusies is gekomen. Kritische feedback daagt de auditor ook uit, waardoor er een vruchtbare uitwisseling en kruisbestuiving van kennis ontstaat.

 

6. Gebruik een skills matrix

Een skills matrix is een handige tool die je helpt om goed beslagen ten ijs te komen bij een audit. Zo’n matrix is precies wat de naam doet vermoeden: een overzicht van medewerkers met hun vaardigheden en kwalificaties in matrixvorm. Op één as staan de verschillende medewerkers en op de andere as de vaardigheden die nodig zijn om een bepaalde rol goed te kunnen vervullen.

Door het bijhouden van een skills matrix weet en zie je altijd wat de medewerkers binnen jouw organisatie wel of niet kunnen. Belangrijk, want die informatie is essentieel voor het waarborgen van de kwaliteit van je bedrijfsprocessen. In het geval van een audit is het bovendien belangrijk dat je kunt aantonen dat jouw medewerkers allemaal over de juiste diploma’s en certificaten beschikken.

 

Een stressloze audit met AG5

Je kunt de bovengenoemde matrixen maken en bijhouden in Excel. Daar kleeft echter wel een risico aan. Zijn de spreadsheets niet helemaal bijgewerkt? Of heb je niet alle benodigde informatie direct bij de hand als de auditor aanklopt? Dan wordt een audit een stressvolle onderneming.

Met de software van AG5 los je dit probleem op. Alle informatie die de auditor nodig heeft is actueel en direct inzichtelijk in één centrale omgeving. Zo overleef je probleemloos elke audit en voorkom je heel wat onnodige zweetdruppels.

Wil jij ook goed voorbereid zijn op toekomstige audits? Doe dan je voordeel met de bovenstaande tips en verken de mogelijkheden van AG5 door een live demo aan te vragen!

 



Gerelateerde berichten