Zo maak je van performance management een succes

Wat is performance management?Copied

Performance management – ook vaak ‘prestatiemanagement’ genoemd – is een proces dat organisatiedoelstellingen verbindt met individuele medewerkers.

ManagementSite hanteert de volgende definitie: “Performance management is het systematisch (met gebruik van kritieke succesfactoren en prestatie-indicatoren) vertalen van de strategie naar bedrijfsprocessen, gevolgd door het monitoren en evalueren van deze processen met als doel feedback te verschaffen voor aanpassing van de strategie. Deze cyclus, ondersteund door een intelligent gebruik van informatiesystemen, zorgt ervoor dat de organisatie sneller en beter kan reageren op interne ontwikkelingen en veranderingen in de bedrijfsomgeving.”

Performance management houdt dus in dat je actief en bedrijfsbreed stuurt op organisatiedoelen en resultaten. Er wordt meestal gewerkt met kritieke prestatie-indicatoren, de zogenaamde KPI’s.

Prestatiemanagement is dus een meet- en managementsystematiek die helpt om de organisatiestrategie en -doelen te realiseren. De systematiek vertaalt doelen van het strategische naar het operationele niveau.

Waarom starten met performance management?Copied

Er zijn verschillende redenen waarom het loont om te starten met performance management. Goed toegepast kan de werkwijze jouw organisatie namelijk naar een hoger niveau tillen. De belangrijkste voordelen van performance management op een rij:

1. Duidelijkheid over resultaten en doelen

Dankzij performance management krijgt iedereen binnen de organisatie meer inzicht in te behalen doelen en resultaten. Dat geldt zowel op afdelings- als werknemersniveau. Prestatiemanagement voorziet in het maken en vastleggen van concrete afspraken. Door de voortgang goed te bewaken en tijdig bij te sturen, wordt er doelgericht een bijdrage geleverd aan het realiseren van organisatiedoelen.

2. Meer betrokkenheid

Goed performance management vergroot de betrokkenheid van medewerkers bij je organisatie en bedrijfsdoelstellingen. Als medewerkers weten wat de plannen en doelstellingen zijn, en actief worden betrokken bij het realiseren ervan, voelen ze zich gewaardeerd en ontstaat er meer ruimte voor eigen initiatief en zelfontplooiing.

3. Inzicht op alle niveaus

Omdat performance management ervoor zorgt dat doelen en plannen binnen het gehele bedrijf worden gedeeld, zie je sneller of er sprake is van problemen of inconsistenties. Omdat je in één oogopslag kunt zien hoe de organisatie, een afdeling of een individuele medewerker presteert, win je aan wendbaarheid.

4. Meer sturingsmogelijkheden

Continue feedback vormt een belangrijk onderdeel van performance management. Het voordeel hiervan is dat medewerkers meer grip krijgen op hun werkzaamheden. Ze krijgen meer inzicht in hun eigen functioneren en kunnen dus ook sneller bijsturen als een proces niet volgens plan verloopt. Bovendien kunnen ze hun persoonlijke ambities gemakkelijker kenbaar maken bij leidinggevenden.

5. Een fijnere werkomgeving

Gemotiveerde werknemers hebben plezier in hun werk en zijn loyaler dan ontevreden medewerkers. Een eerlijke en goede evaluatie heeft, in combinatie met meer kennis van organisationele doelen, een positieve uitwerking op de moraal, het zekerheidsgevoel (door tussentijds en op gezette tijden te evalueren hebben mensen minder snel het gevoel dat ze onverwacht ontslagen kunnen worden) en het zelfvertrouwen van medewerkers. Het resultaat? Een prettige en ontspannen werkomgeving die weer leidt tot een hogere output per medewerker.

Het performance management procesCopied

Hoe ziet het performance management proces er uit in de dagelijkse praktijk? Het belangrijkste aandachtspunt is een systematische aanpak. Het proces houdt namelijk meer in dan alleen het eenmalig benoemen van doelen en resultaten. Voortdurende monitoring is daarom essentieel voor het succes van performance management.

Daarnaast is het belangrijk om te beseffen dat performance management geen klassiek top-downproces is. Integendeel, het werkt alleen als werknemers actief worden betrokken bij het kiezen en formuleren van de doelstellingen. Hetzelfde geldt voor het bewaken van de voortgang van die organisatiedoelen.

Hoewel performance management op meerdere manieren kan worden ingevuld (en er dus geen universele toepassing van de werkwijze is), is het wel mogelijk om een aantal cruciale stappen binnen het performance managementproces te onderscheiden:

Stap 1: Doelen formuleren en verifiëren

De eerste stap is het formuleren van de belangrijkste organisationele doelstellingen en strategieën. Waar staan we? Waar willen we heen? En wat is er nodig om dit te realiseren? En welke factoren in de visie/missie zijn essentieel voor de levensvatbaarheid van de organisatie?

De doelstellingen worden vervolgens vertaald naar de verschillende organisatieniveaus:

• Overkoepelend overzicht voor de organisatie als geheel
• Doelstellingen per afdelingen
• Nog specifiekere doelen op management- en medewerkersniveau.

Dit kun je eventueel uitwerken in de vorm van een balanced scorecard (BSC). Na verifiëring kan de organisatie aan de slag met de vastgelegde doelstellingen en strategieën.

Stap 2: Performance planning

Tijdens de volgende fase ga je doelstellingen koppelen aan concrete werkwijzen en verbetertrajecten. Welke methoden ga je gebruiken om bedrijfsprocessen te verbeteren? Welke tools geef je medewerkers om hieraan bij te dragen? En hoe ga je hun performance en die van belangrijke bedrijfsonderdelen meten?

Stap 3: Uitvoeren

Nu ga je de gemaakte modellen toepassen in de praktijk. Verbeteracties worden uitgevoerd en continu tegen het licht gehouden. Sturen en verbeteren wordt zowel op collectief als individueel niveau de mindset binnen de gehele organisatie. Een vaste cyclus voor plannen, functioneren en beoordelen is de beste manier om de implementatie van performance management concreet vorm te geven.

Stap 4: Monitoring en analyse

Bij performance management is het belangrijk om voortdurend de vinger aan de pols te houden. Monitoring is dan ook een essentieel onderdeel van het proces. Worden belangrijke doelstellingen structureel gehaald? Werken de doorgevoerde veranderingen? En voelen medewerkers zich prettig in hun rol?

Zorg wel altijd voor een constructieve dialoog tussen leidinggevend personeel en overige medewerkers. Iedereen moet de vrijheid hebben om zijn inzichten op tafel te leggen.

Stap 5: Bijsturen

Nu je weet wat wel en wat minder goed gaat, is het zaak om definitief de puntjes op de i te zetten. In de bijsturingsfase worden processen verder geoptimaliseerd.

Wat kan nog beter? En welke tools en methoden kan ik gebruiken voor verdere verbeteringen? Denk bijvoorbeeld aan extra trainingen voor medewerkers die moeite hebben om hun targets te halen.

Tips voor een succesvol performance managementprocesCopied

Zoals bij elk verbeteringsproces zijn er ook in het geval van performance management do’s en don’ts die bepalend zijn voor het succes. Doe je voordeel met onderstaande tips en trucs.

1. Schep duidelijkheid

Zorg er allereerst voor dat je strategie en doelen voor iedereen binnen de organisatie helder gedefinieerd zijn. Formuleer doelstellingen zo concreet mogelijk (de SMART-methode is hiervoor een handig hulpmiddel) en verzeker je ervan dat ze breed worden gedeeld. Zo verbind je het bedrijfsbelang op een natuurlijke manier met individuele medewerkersbelangen.

2. Blijf goed communiceren

Performance management valt of staat met heldere communicatie. Het is essentieel dat er regelmatig en op alle niveaus over de voortgang van het proces wordt overlegd. Dit vergroot de betrokkenheid onder medewerkers bij de prestaties, doelstellingen en missie van het bedrijf. Regelmatig contact tussen verschillende afdelingen en organisatielagen zorgt er bovendien voor dat doelen en resultaten niet met elkaar conflicteren.

3. Visualiseer informatie

Goede managementinformatie kan een fantastisch middel zijn om het PM-verhaal van de organisatie te vertellen. Maar je moet het wel goed presenteren. Het verkrijgen van leesbare managementinformatie uit de steeds complexer wordende gegevensbrij is voor veel organisaties een pijnpunt. De oplossing is de manier van presentatie.

In zijn boek Now You See It stelt Stephen Few dat goede visualisatie van informatie cruciaal is om de boodschappen die erin verborgen zitten te kunnen ‘zien’. Infographics zijn bijvoorbeeld een goede en leuke manier om complexe informatie helder en overzichtelijk te presenteren.

4. Definieer de aard van je organisatie

Intrinsieke motivatie is het geheim achter performance management dat door het hele bedrijf wordt gedragen. Om te weten wat motiveert en waar je medewerkers gelukkig van worden, is het belangrijk om de identiteit van je organisatie duidelijk neer te zetten. Wie zijn wij en waar staan we voor? Welk type mensen willen we aan ons bedrijf binden? En wat drijft onze medewerkers?

Een organisatie met veel jonge medewerkers doet er bijvoorbeeld verstandig aan om de nadruk te leggen op groei en ontwikkeling. Bij een salesorganisatie doen scherpe targets en variabele, op verkoopcijfers gebaseerde, beloningen het juist weer goed.

5. Leidinggevenden worden facilitators

In de begindagen van performance management bepaalden managers vaak wat goed was voor medewerkers. Die traditionele top-down benadering is echter niet meer van deze tijd. Moderne, flexibele werkorganisaties vragen om zelfsturing, zelforganisatie en eigen initiatief op alle niveaus. Het is daarom belangrijk dat managers optreden als facilitators in plaats van bepalers.

6. Geld alleen is niet zaligmakend

Hoewel een goed salaris belangrijk is, tonen diverse onderzoeken aan dat financiële beloning slechts een beperkte invloed heeft op de tevredenheid en prestaties van medewerkers. Een beloningssysteem dat exclusief is gebaseerd op materiële beloningsvormen zal daarom niet gauw voor structureel betere prestaties zorgen.

Performance management zorgt juist voor een beloningsstrategie die ook inzet op immateriële beloningsvormen. Voorbeelden hiervan zijn meer autonomie en vrijheid in het werk, goede trainings- en opleidingsmogelijkheden en investeringen in teamontwikkeling.

7. Stimuleer continuous learning

Mede door de razendsnelle ontwikkelingen in techniek veranderen markten en werkomgevingen doorlopend. Om bij te blijven is het dus belangrijk dat medewerkers continu de mogelijkheid hebben om nieuwe kennis en vaardigheden aan hun skills arsenaal toe te voegen. Zorg er dus voor dat je binnen de organisatie een cultuur van continuous learning schept.

Performance management voorbeeldenCopied

Hieronder worden enkele concrete voorbeelden en methoden van performance management besproken om een beter begrip te krijgen van hoe dit in de praktijk werkt.

1. Doelen stellen en prestatieverwachtingen

Binnen performance management is het stellen van duidelijke en meetbare doelen heel belangrijk. Hiervoor kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van de SMART-methode, waarbij doelen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn. We geven je een handig praktijkvoorbeeld van doelen stellen en prestatieverwachtingen.

Binnen een verkopende organisatie is een specifiek doel voor een medewerker om de kwartaalomzet met 15 procent te verhogen door minstens vijf nieuwe klanten aan te trekken en door de gemiddelde verkoopwaarde per klant te verhogen met ten minste 10 procent. Binnen deze taak van de medewerker zijn een aantal duidelijke, concrete doelen terug te vinden.

De medewerker weet dus precies welke doelen bereikt moeten worden. Het is duidelijk wat er van de medewerker wordt verwacht, waardoor de medewerker effectief kan werken naar het bereiken van deze doelen.

2. Regelmatige prestatie-evaluaties

Het houden van regelmatige prestatie-evaluaties is belangrijk voor het monitoren van de voortgang en het geven van feedback. Deze evaluaties kunnen formeel of informeel zijn. Dit is deels afhankelijk van de bedrijfscultuur. We geven ook hier een handig voorbeeld van wat prestatie-evaluaties opleveren.

Een IT-bedrijf voert formele beoordelingsgesprekken uit met alle softwareontwikkelaars die in het bedrijf aanwezig zijn. Deze gesprekken vinden elke zes maanden plaats. Tijdens deze gesprekken wordt niet alleen gekeken naar de behaalde resultaten, maar ook naar de competentieontwikkeling en samenwerking binnen het team.

Daarnaast vinden binnen het bedrijf maandelijkse informele check-ins plaats waarin kort de voortgang en eventuele obstakels worden besproken. Alle partijen hebben optimaal inzicht in competenties en prestaties, waardoor er ook duidelijk kan worden gesteld aan welke zaken nog gewerkt moet worden om verder te optimaliseren.

3. Constructieve feedback en coaching

Constructieve feedback is ook heel belangrijk als het gaat om performance management. Het helpt medewerkers te begrijpen wat goed gaat en waar verbeteringen mogelijk zijn. Constructieve feedback moet specifiek, actueel en gericht op gedrag zijn. Coaching kan hier direct aan gekoppeld worden om te zorgen voor verbetering, zoals in het volgende voorbeeld.

Een restaurantmanager geeft een ober een compliment voor de uitstekende klantvriendelijkheid die de ober heeft geleverd tijdens een drukke avond in het restaurant. De manager geeft aan dat hij gezien heeft dat de ober de klanten met veel geduld en een glimlach hielp, zelfs tijdens de piekuren, wat bijdraagt aan een positieve klantervaring.

Dezelfde manager loopt vervolgens de keuken in naar de kok, die op dezelfde avond wat minder goed gepresteerd heeft. De manager vertelt dat hij heeft gemerkt dat de kok wat moeite had met het op tijd klaarmaken van alle bestellingen tijdens de piekuren. Daarbij geeft de manager aan dat hij graag samen met de kok wil kijken naar hoe ze samen de planning kunnen verbeteren zodat er efficiënter gewerkt kan worden.

4. Competentieontwikkeling en training

Binnen performance management is het belangrijk om medewerkers voortdurend te ondersteunen in hun ontwikkeling door training- en opleidingsmogelijkheden aan te bieden. Ook dit kan zowel formeel als informeel plaatsvinden.

Bijvoorbeeld, een marketingbedrijf kan een intern opleidingsprogramma aanbieden waarin medewerkers trainingen volgen over de nieuwste digitale marketingstrategieën. Daarnaast kunnen medewerkers gestimuleerd worden om online cursussen te volgen of conferenties bij te wonen om hun kennis en vaardigheden te verbreden.

5. Gebruik van technologie in performance management

Moderne technologieën spelen een steeds grotere rol in performance management. Softwaretools kunnen helpen bij het bijhouden van doelen, het verzamelen van feedback en het analyseren van prestatiegegevens.

Een groot consultingbedrijf kan gebruikmaken van een performance management systeem, zoals onze skills management software. Ons systeem biedt dashboards waar managers in real-time de voortgang van hun teams kunnen monitoren, doelen kunnen stellen en feedback kunnen geven. Daarnaast kunnen medewerkers via deze platforms zelf ook hun prestaties bijhouden en feedback vragen. Het schept duidelijkheid en biedt meer mogelijkheden om te optimaliseren.

6. Beloning en erkenning

Beloning en erkenning zijn heel belangrijk. Het motiveert medewerkers als zij beloond worden of waardering krijgen voor hun geleverde prestaties. Dit kan een schouderklopje zijn of in sommige gevallen kan er een financiële beloning van pas komen. Het is vooral belangrijk dat de medewerkers zien dat de organisatie hen waardeert.

Bijvoorbeeld, een productiebedrijf kan een bonusstructuur hebben waarbij medewerkers die hun maandelijkse productiedoelen halen een extra financiële beloning ontvangen. Daarnaast hanteert het bedrijf ook niet-financiële beloningen die heel effectief zijn. Zo heeft elke medewerker kans om ‘Medewerker van de Maand’ te worden, waarmee een extra vakantiedag wordt verdiend.

7. Teamgericht performance management

Naast het focussen op individuele prestaties, is het belangrijk om ook de prestaties van teams als geheel te evalueren en te verbeteren. Een heel team is immers zo sterk als de zwakste persoon in het team.

Een softwareontwikkeling team kan gezamenlijk doelen stellen voor een project, zoals het opleveren van een werkende software versie binnen een bepaalde termijn. Teamprestaties kunnen dan geëvalueerd worden op basis van samenwerking, efficiëntie en de kwaliteit van het opgeleverde werk. Regelmatige team beoordelingen helpen bij het identificeren van wat goed werkt en waar verbetering nodig is.

8. Loopbaanontwikkeling en doorgroeimogelijkheden

Effectief performance management ondersteunt medewerkers bij hun loopbaanontwikkeling en helpt hen bij het realiseren van hun carrière-ambities binnen de organisatie. Uiteraard geven we je ook hiervan een voorbeeld uit de praktijk.

Een bank biedt een loopbaanontwikkelingsprogramma aan waarbij medewerkers mentorbegeleiding krijgen en toegang hebben tot diverse ontwikkelings bronnen. De medewerkers kunnen jaarlijks hun carrièredoelen bespreken met hun leidinggevende. Aansluitend kunnen ze samen plannen maken voor benodigde trainingen, ervaringen en andere stappen om deze doelen te bereiken.

9. Cultuur van continue verbetering

Een cultuur die gericht is op continue verbetering en leren is belangrijk voor effectief performance management. Dit betekent dat fouten gezien worden als leermogelijkheden en dat er altijd gestreefd wordt naar verbetering.

Een ziekenhuis kan een cultuur bevorderen waarin medische teams regelmatig bijeenkomen om casussen te bespreken en van elkaar te leren. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van conferenties, waar medische incidenten in een open en leerrijke omgeving worden besproken om toekomstige fouten te voorkomen en de zorgkwaliteit te verbeteren.

10. Balans tussen werk en privéleven

Een goede, gezonde werk-privébalans is heel belangrijk voor medewerkers. Het zorgt ervoor dat het welzijn van de medewerkers omhoog gaat, maar het draagt ook bij aan duurzame prestaties. Daarom is het ondersteunen van een gezonde werk-privébalans zeker ook een belangrijk aspect binnen performance management.

Een techbedrijf biedt flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden aan om medewerkers te helpen een betere balans te vinden tussen hun professionele en persoonlijke leven. Dit wordt gecombineerd met programma’s voor mentale en fysieke gezondheid, zoals sportschoolabonnementen, meditatie-apps en toegang tot counseling diensten.

Skills management software & performance managementCopied

Zoals omschreven in tip 3 is de manier van presentatie een belangrijk onderdeel van succesvolle performance management. Benieuwd hoe je dat doet? Onze skills management software biedt uitkomst!

De software stelt je in staat om bij te houden hoe de ontwikkeling van medewerkers verloopt in een visueel aantrekkelijke omgeving. Ook biedt het veel handige functionaliteiten die de productiviteit verhogen en de organisatie inzichtelijker maken.

• Breng gemakkelijk in kaart welke kennis en vaardigheden aanwezig zijn.
• Met behulp van een drag-and-dropmenu kun je iedere organisatiestructuur nabootsen en alle mogelijke verbindingen maken tussen personen en de kwalificaties die medewerkers moeten bezitten.
• Je vindt met één zoekopdracht de beste vervanger voor een zieke medewerker.
• Je kunt mutaties en trainingsresultaten direct bijwerken op de werkvloer.
• Met de software van AG5 is het mogelijk om de workforce voor een specifiek project direct te koppelen aan vakkennis en ervaring.

Benieuwd naar wat performance management en de software van AG5 voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op of boek een gratis demo.

Auteur Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is mede-oprichter en CEO van AG5, waar hij twee decennia ervaring in ondernemerschap en en het ontwikkelen van skills management software.

Lees auteurprofiel