Leer nóg beter feedback geven met deze 15 tips en voorbeelden

InhoudCopied

Wat is feedback?
Valkuilen bij het geven van feedback
Feedback tips
Praktische voorbeelden
Maak feedback meetbaar

De betekenis van ‘feedback’Copied

Feedback is het Engelse woord voor ‘terugkoppeling’ en houdt in dat je reflecteert op iemands gedrag, vorderingen of prestaties. Het is waardevol om feedback te ontvangen als je jezelf, een product of een dienst wilt verbeteren.

Feedback is de uitleg die betekenis geeft aan een leerproces en zorgt voor belangrijke leermomenten die in kaart brengen wat er goed en fout ging. Goede feedback leidt idealiter tot (nog) betere resultaten in de toekomst.

Positieve en negatieve feedback

Een belangrijk kenmerk van feedback is dat het vooral gericht is op veranderlijke gedragingen en processen.

In het geval van positieve feedback prijs je vooral en geef je aan waarom je onder de indruk bent van een bepaalde prestatie. Negatieve feedback is vooral gericht op het verminderen of veranderen van ineffectief of ongewenst gedrag. Beiden hebben een nut.

Het is wel belangrijk om te beseffen dat negatieve feedback niet hetzelfde is als kritiek. Kritiek is namelijk gekoppeld aan het vellen van een oordeel over iets of iemand. In het geval van negatieve feedback ontbreekt die dimensie; je spreekt je wel uit over het gedrag of de prestaties van iemand, maar veroordeelt hem of haar niet. De focus ligt op de gezamenlijke zoektocht naar de oplossing voor het ontstane probleem.

Feedback geven in de praktijk

Feedback wordt in de praktijk vooral gegeven door managers en andere professionals in leidinggevende functies. Ook in branches als het onderwijs en de media (bijvoorbeeld journalistiek en beeldbewerking) speelt feedback een belangrijke rol.

Bij het evalueren van lesdoelen en leertrajecten of het beoordelen van de toonzetting en correctheid van een tekst/artikel is goede feedback meestal onontbeerlijk.

Valkuilen bij het geven van feedbackCopied

Het geven van feedback is een vak apart. Details en gevoeligheden spelen vaak een belangrijke rol, terwijl de grens tussen feedback en kritiek soms moeilijk te zien is.

Er zijn geen zogenaamde feedback regels, maar wel valkuilen om rekening mee te houden:

• Als gever van feedback ben je één van de hoofdrolspelers binnen het leerproces. Je wordt dus een expert die andere medewerkers advies geeft en in zekere zin de les leest. Die rol kan in het begin wat onwennig en onprettig aanvoelen. Bereid je dus goed voor en besef dat het vooral je taak is om betrokkenheid te tonen en een positieve impact te hebben op mensen en bedrijfsprocessen.
• Het verkeerd overbrengen van feedback werkt averechts. Dit is vooral het geval als je aandachtspunten onduidelijk formuleert, niet voldoende op de details ingaat en geen alternatieve werkwijzen of strategieën oppert. Zeker in het laatste geval wordt feedback al gauw opgevat als niet-opbouwende kritiek.
• Verkeerde timing is funest voor de effectiviteit van de feedback. Selecteer het tijdstip van terugkoppeling zorgvuldig. Kies bij voorkeur een rustig moment (dus geen vergadering of een moment vlak voor een werkbespreking) uit en neem de tijd om je gesprekspartner op zijn gemak te stellen. Geef ook geen feedback als je emotioneel of geïrriteerd bent. De kans is groot dat je dan de verkeerde woorden en toon kiest.
• Bij het geven van feedback moet het draaien om de inhoud. Het mag geen rol spelen of je iemand om persoonlijke redenen wel of niet mag. Dit klinkt logisch, maar is in de praktijk niet voor iedereen vanzelfsprekend.
• Terugkoppelen is geen eenrichtingsverkeer. Geef de gesprekspartner voldoende ruimte om te reageren op de (verbeter)punten en suggesties die jij aandraagt.
• Soms ontstaat de neiging om alleen het probleem op tafel te leggen. Bij goede feedback geef je echter ook praktische verbetertips en denkt mee over oplossingen.

10 tips om beter feedback te gevenCopied

Het ontwijken van de bovenstaande valkuilen brengt je al een heel eind op weg. Maar je kunt jouw feedback nóg verder verbeteren met onderstaande feedback methoden, tips en trucs.

1. Gebruik de drie G’s

Het geven van feedback wordt vaak gekoppeld aan de drie G’s: de Gebeurtenis, het Gevoel en het Gevolg.

Met het noemen van de Gebeurtenis beschrijf je jouw waarneming van het gedrag van een medewerker. Belangrijk is dat je de feedback feitelijk houdt en de ander geen verwijten maakt.

Het Gevoel geeft aan wat het effect van een bepaald soort gedrag is op jouw waarneming. Zet dit kritische onderdeel van de feedbacksessie niet te zwaar aan. Het is beter om termen met een negatieve lading zoals ‘ondermaats’, ‘irritant’ of ‘teleurstellend’ te vermijden en in plaats daarvan te kiezen voor neutralere omschrijvingen als ‘minder prettig’ of ‘voor verbetering vatbaar’.

Het Gevolg geeft aan wat de uitwerking van het vertoonde gedrag is op de werkpraktijk. Beperk je hierbij ook tot de feitelijke gevolgen.

2. Blijf positief en opbouwend

Feedback geven betekent zowel positieve zaken benoemen als verbeterpunten aangeven. De algemene richtlijn is dat je drie of vier positieve elementen noemt tegenover één verbeterpunt.

Je kunt bijvoorbeeld benoemen dat iemand collegiaal is, klanten vriendelijk te woord staat en secuur werkt, maar dat het tegelijkertijd het tempo iets hoger mag. Zo overheerst het positieve en zal een medewerker extra gemotiveerd zijn om ook serieus werk te maken van de zaken die nog beter kunnen.

3. Benoem ‘het waarom’

Alleen benoemen dat iets goed of slecht is volstaat niet. Een kenmerk van goede feedback is dat ook het waarom wordt benoemd. Zo wordt feedback ook een leermoment waar een medewerker echt iets mee kan. Het benoemen van het waarom zorgt er tevens voor dat mensen adviezen sneller aannemen en gemotiveerder aan verbeterpunten gaan werken.

4. Ga goed om met de reactie

Feedback krijgen van collega’s is niet altijd leuk. Bereid je daarom ook voor op tegengas van je gesprekspartner. Het kan goed zijn dat hij of zij je af en toe onderbreekt of met je in discussie gaat. De precieze reactie hangt natuurlijk af van iemands karakter, maar houd in elk geval rekening met een dialoog.

Het is daarom ook belangrijk om feedback stevig te onderbouwen met feiten en concrete praktijkvoorbeelden.

5. Een goede voorbereiding is het halve werk

Uit de losse pols wat advies geven is geen feedback leveren. Zorg dat je alle aandachtspunten goed hebt voorbereid en precies weet wat je tijdens een gesprek gaat zeggen.

Een goede structuur zorgt ervoor dat de boodschap duidelijk overkomt en geeft de broodnodige houvast. Des te beter zal het gesprek verlopen en des te serieuzer zal de medewerker de geleverde feedback nemen.

6. Kies voor een persoonlijke aanpak

Een persoonlijke aanpak is heel belangrijk bij het geven van goede feedback. Dit betekent dat de terugkoppeling plaatsvindt in een persoonlijk gesprek, bij voorkeur in een een-op-een setting, en niet via de mail of telefoon. Door aandacht en tijd vrij te maken voor het geven van gerichte feedback, weet een gesprekspartner ook dat je hem of haar serieus neemt.

7. Wees direct

Om de hete brij heen draaien heeft bij het geven van feedback geen zin. Sterker, het werkt in de meeste gevallen zelfs averechts omdat eventuele problemen of knelpunten niet worden opgelost en de medewerker niets kan met de aangereikte adviezen.

Wees dus direct en duidelijk. Dat kan in eerste instantie lastig zijn, maar levert uiteindelijk wel de beste resultaten op.

8. Spreek voor jezelf

Spreek bij voorkeur in de ik-vorm als je feedback levert. Het blijkt namelijk dat een gesprek in de praktijk een minder aanvallend karakter krijgt als je begint met openingszinnen als ‘ik vind dat’ of ‘ik merk’ in plaats van met een aanhef in de jij-vorm.

9. Let op je non-verbale gedrag

Een gesprek draait om meer dan alleen woorden. De mens is ook erg gevoelig voor non-verbale signalen zoals gezichtsuitdrukkingen en de lichaamshouding van een gesprekspartner. Let bij het geven van feedback daarom ook erg goed op die non-verbale aspecten.

Ga niet met je armen over elkaar zitten, maar kies voor een open, actieve houding waarbij je rechtop zit op je stoel, de voeten stevig op de grond houdt en de handen op tafel legt. Een dergelijke houding straalt zelfbewustzijn en belangstelling voor je gesprekspartner uit.

10. Wacht niet te lang met het geven van feedback

Het geven van feedback is het effectiefst als je het zo snel mogelijk doet na de situatie die er de aanleiding voor was. Hoe eerder je je feedback geeft, hoe kleiner de kans is dat de relevante feiten die aanleiding zijn voor de feedback vergeten worden.

Daarnaast werkt prompte feedback veel krachtiger dan feedback die als mosterd na de maaltijd komt. Als er meerdere weken tussen een situatie en de daarop geleverde feedback zitten, moet je niet vreemd opkijken van de volgende reactie: “Wat? Dat is al een maand geleden! En daar kom je nu mee?”

Goede versus slechte feedback: 5 voorbeeldenCopied

Nu we hebben gezien wat de belangrijkste aandachtspunten en valkuilen zijn bij het geven van feedback, is het tijd om een aantal praktijkvoorbeelden van goede en slechte feedback naast elkaar te leggen. Zo wordt nog inzichtelijker wat wel en juist niet werkt. Onderstaand enkele negatieve voorbeeldzinnen die je om kunt zetten in positieve of opbouwende feedback.

Situatie 1: Niet betrokken

Een medewerker zit tijdens vergaderingen om de haverklap op zijn telefoon te kijken. Je kunt dan kiezen voor de volgende reactie: “Is je telefoon interessanter dan wat wij hier te bespreken hebben?”

Dit is echter een voorbeeld van slechte feedback op dit gedrag. Je (ver)oordeelt en levert kritiek zonder opbouwend of probleemoplossend bezig te zijn.

Het is beter om de medewerker erop te wijzen dat zijn inbreng belangrijk is en op waarde wordt geschat en iedereen het dus jammer vindt dat hij of zij de aandacht verdeeld lijkt te hebben.

Situatie 2: Te passief

Iemand is te meegaand en geeft zelden of nooit zijn mening over zaken en processen die zich afspelen op de werkvloer.

Een voorbeeld van slechte feedback is zwaar de nadruk leggen op zijn of haar passiviteit en de medewerker botweg te adviseren om uit zijn schulp te kruipen.

Een voorbeeld van goede feedback in deze situatie? Bespreek met de medewerker waarom zijn/haar mening juist erg belangrijk is. Benadruk de momenten dat zijn of haar input juist zo waardevol bleken te zijn. Geef de persoon in kwestie daarnaast voldoende ruimte voor eigen inbreng door open vragen te stellen.

Situatie 3: Veel fouten

Iemand maakt veel fouten en heeft structureel moeite met secuur werken. Het spreekt voor zich dat dit een problematische situatie is die een nadelig effect kan hebben op het functioneren van een afdeling of organisatie.

Voorbeelden van slechte feedback zijn een uitspraak als “Wat werk jij toch slordig” of dreigen met ontslag of maatregelen als de medewerker nog meer fouten maakt.

Goede feedback richt zich in dit geval op de oorzaak achter de fouten en het gebrek aan accuratesse. Vraag bijvoorbeeld of de medewerker ergens mee zit, afgeleid wordt door externe zaken of misschien hulp of uitleg kan gebruiken bij bepaalde taken. Geef de persoon in kwestie voldoende tijd en ruimte om zich te herpakken en monitor de vooruitgang.

Situatie 4: Altijd te laat

Iemand verschijnt geregeld te laat op het werk of bij belangrijke besprekingen.

Het veroordelen van dit gedrag zonder te vragen naar de achterliggende oorzaken (“ben je nu weer te laat” of “kun je voor de verandering niet eens een keer op tijd komen”) is in dit geval niet de juiste manier om feedback te geven.

Informeer in plaats daarvan naar mogelijke redenen of oorzaken (misschien zijn er wel problemen thuis) voor het gebrek aan stiptheid en ga samen op zoek naar concrete oplossingen voor het probleem.

Situatie 5: Besluiteloosheid

Een medewerker heeft moeite met delegeren en het doorhakken van knopen. Dit kan een nadelige invloed hebben op het besluitvormingsproces binnen een organisatie. De redenen voor dit soort gedrag kunnen erg divers zijn en hebben vaak hun wortels in een perfectionistisch karakter. Een eigenschap die ook juist veel voordelen heeft.

“Durf nu eens een keuze te maken” is een voorbeeld van slechte feedback in een dergelijke situatie. Het is deels een persoonlijk oordeel dat geen oplossing voor het probleem aandraagt.

Het is veel beter om nader in te gaan op de achterliggende oorzaken van het proces en de medewerker in kleine stappen te begeleiden naar meer besluitvaardigheid en minder controledrang. Zo lever je goede feedback met een constructieve meerwaarde.

Maak feedback meetbaarCopied

De bovengenoemde tips en aanbevelingen zijn goede handvatten om de feedback die je medewerkers of collega’s geeft geeft verder te verbeteren. Doe er je voordeel mee! Heb je de terugkoppeling gemaakt? Maak de feedback dan inzichtelijk door verbeterpunten en inzichten omtrent vaardigheden en gedrag in een skills matrix te gieten.

Je kunt daar eventueel Excel voor gebruiken, maar door een beroep te doen op de software van AG5 wordt het maken en bijhouden van zo’n matrix een stuk eenvoudiger. Je kunt dan namelijk alle informatie over de competenties en vaardigheden van medewerkers vanuit één centrale omgeving bekijken en bijwerken.

Neem gerust vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of plan een demo in die je wegwijs maakt in de wereld van AG5.

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.