21 handige tools en software-oplossingen voor hr-professionals

Het veelzijdige takenpakket van HR-professionalsCopied

Ik sprak laatst met een hr-manager over wat zijn vak precies inhoudt. Wat al snel ter sprake kwam is dat zowel hr als personeelszaken (P&O) begrippen zijn die vaak als één pot nat worden gezien. Hoewel ze inderdaad raakvlakken hebben, zijn er volgens wel degelijk verschillen. Waar P&O namelijk meestal uitvoerend van aard is, gaat hr veel meer over de strategische kant van het personeelsbeleid en resourcemanagement.

Hr is doorgaans ook strategisch verankerd in de organisatie en richt zich, deels afhankelijk van de bedrijfsstrategie, vooral op het geven van advies over de te voeren personeelsstrategie. Hr-professionals vervullen ook de rol van bruggenbouwers tussen de strategische plannen van het management en het operationele personeelsbeleid op de werkvloer.

Praktisch gezien betekent dit dat hr-professionals zich vooral buigen over de onderstaande taken en vragen.

• Wat betekent een geplande wijziging voor de omvang en opbouw van het personeelsbestand?
• Welke gevolgen heeft digitalisering voor de taken en competenties van mijn personeel?
• Is het verplaatsen van onze productie naar het buitenland wenselijk en/of maatschappelijk aanvaardbaar?
• Hoe krijg ik meer inzicht in belangrijke bedrijfsprocessen?
• Hoe ga ik om met arbeidsvoorwaarden, regelingen en (tijdelijke, vaste en flexibele) arbeidsovereenkomsten?

Een zeer veelzijdig beroep dus! Gelukkig zijn er tegenwoordig veel hulpmiddelen die je hierbij assisteren.

Hr-software en toolsCopied

Om de taken van de moderne hr-manager te stroomlijnen en smart staffing praktisch vorm te geven, zijn goede hr-softwarepakketten en -tools onontbeerlijk. Ze helpen hr-professionals bij allerlei uiteenlopende taken.

Voordelen van hr-software en tools inzetten:

• Met de juiste software wordt het gemakkelijker om competenties, vaardigheden en kwalificaties van medewerkers beter en sneller in kaart te brengen.
• Hr-software kan mensen repetitieve en tijdrovende taken uit handen nemen. Zo krijgen mensen de tijd om zich te richten op uitdagendere kerntaken die echt waarde toevoegen aan de organisatie.
• Op tactisch niveau kan hr-software worden ingezet voor het bevorderen van mobiliteit en medewerkersontwikkeling. Hierdoor faciliteer je de medewerker als regisseur van zijn eigen ontwikkeling.
• Het ontsluiten van belangrijke informatie verloopt gemakkelijker en sneller. Denk bijvoorbeeld aan belangrijke data zoals stuurgetallen op het gebied van de in-, door- en uitstroom van medewerkers, de daadwerkelijk gerealiseerde loonkosten ten opzichte van de begroting en  inzicht in de tevredenheid van medewerkers.

In de praktijk kunnen hr-tools ingedeeld worden in vier typen

• Hr-softwarepakketten
• Performance management tools
• Analytics-software
• Overige tools en software

Hr-softwarepakkettenCopied

Hr-softwarepakketten worden gebruikt omdat ze een breed scala aan functionaliteiten en oplossingen leveren. Het aanschaffen en gebruiken van een veelomvattend pakket, met een breed scala aan mogelijkheden en functionaliteiten, is op het vlak van prijs, compatibiliteit en overzichtelijkheid vaak gunstiger dan het inkopen van deeloplossingen bij verschillende partijen.

Hieronder volgt een overzicht van de beste en populairste hr-softwarepakketten die momenteel op de markt zijn.

1. BambooHR

BambooHR is een modern hr-softwarepakket dat vooral ontwikkeld is voor het midden- en kleinbedrijf. Het moderne pakket is lean en biedt gebruikers een toegankelijk platform waar ze informatie van gecompliceerde spreadsheets kunnen migreren naar een modern HRIS-systeem dat aan hun specifieke vereisten voldoet.

BambooHR vereenvoudigt hr-kerntaken als werving en medewerkersbeheer, heeft een trackingsysteem voor sollicitanten en toont vacatures op een apart tabblad.

Daarnaast bevat het systeem een hoogwaardig planningssysteem en herbergt het geavanceerde functies zoals:

• Goal- en bouncemanagement
• Data-import en -export
• SSL-beveiliging
• Meertaligheid
• G-suite

BambooHR heeft meerdere prijsplannen en kan worden gebruikt op meerdere platforms.

2. PeopleHR

PeopleHR is een modern, lean en vrij laagdrempelig hr-softwarepakket. Het systeem stelt je onder meer in staat om snel en eenvoudig uitgebreide managementrapportages te maken en beheren, maar ook om trends binnen jouw organisatie en de markt te analyseren.

Daarnaast is het dankzij de Employee /Manager Self Service mogelijk om medewerkers zelf te laten deelnemen aan het proces. Zo minimaliseer je de hoeveelheid tijd en moeite die gepaard gaat met gegevensinvoer en beperk je het aantal vragen van de medewerkers aan de hr-afdeling.

Extra voordelen zijn dat PeopleHR naar wens configureerbaar is, heel schaalbaar is en zowel in de cloud als on-premises beheerd kan worden.

3. Gusto

Gusto is een veelzijdig hr-softwarepakket dat payrollmanagement combineert met een divers scala aan hr-functionaliteiten.

Functionaliteiten zijn onder andere:

• Bijhouden van werktijden
• Managen van verlofaanvragen
• Creëren van een visueel overzicht van je team en afdelingen
• Een employee handbook builder die je in staat stelt om een compleet profiel op te tekenen van medewerkers, compleet met de bijbehorende competenties, vaardigheden en kwalificaties.

4. Zenefits

Zenefits is een snelgroeiende aanbieder van hr-softwarepakketten. Zenefits is vooral toegesneden op de wensen en behoeften van kleine tot middelgrote bedrijven en streeft ernaar om ‘de stress en complexiteit van personeelsadministratie voor de bedrijven en hun werknemers te elimineren door het aanbieden van een gebruiksvriendelijk hr-ecosysteem.

Het hr-softwarepakket omvat functionaliteiten als:

• BI (business intelligence)
• Medewerkersdirectory
• Documentenapp waarmee formulieren en vaardighedenmatrixen automatisch in- en aangevuld kunnen worden
• Geavanceerd salarisbeheer en payroll-synchronisatie

5. Workday HCM

Workday HCM is een niet al te complex, maar toch behoorlijk veelzijdig en on-demand functionerend hr-softwarepakket.

Het pakket levert belangrijke hr-diensten en -functionaliteiten zoals:

• Hr-analytics
• Managen van compliancekwesties, audit trials en veiligheidscontroles
• Workforceplanning
• Werving en talentmanagement
• Payrollbeheer

6. ADP Workforce

ADP Workforce is een webgebaseerde hr-oplossing, ontworpen voor middelgrote bedrijven. De oplossing verzamelt en automatiseert alle hr-taken van je bedrijf in een centraal dashboard.

Met dit hr-softwarepakket kun je ook extra gebruikersrechten voor jouw werknemers creëren zodat ze zelf belangrijke hr-functies kunnen coördineren en beheren.

7. Kronos Workforce

Kronos Workforce is een krachtige, cloudgebaseerde hr-beheeroplossing die een volledig pakket met zeer schaalbare functies biedt. De functionaliteiten zijn speciaal ontworpen om alle hr-processen binnen jouw organisatie te automatiseren.

De platformonafhankelijke software biedt dan ook volledige HCM-mogelijkheden, variërend van het managen van de aanwezigheid en competenties van medewerkers tot het regelen van de salarisadministratie. En het mooie: alles wordt gestuurd vanuit een enkele oplossing.

8. Zoho HR

Zoho HR is een 360-gradenoplossing die diverse hr-functionaliteiten herbergt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Het zoeken van werknemers en bekijken van organisatiestructuren vanaf één centrale locatie
• Automatisch maken van urenstaten
• Automatisch aanpassen van verloftypen en -uren
• Verzamelen van feedback over de competenties/vaardigheden van medewerkers en het initiëren van automatische veldupdates

Een speciale tool voor case-management maakt het bovendien mogelijk om categorieën te maken voor diverse typen vragen en medewerkers aan die categorieën toe te wijzen. Vervolgens kun je de de case organiseren en bespreken via opmerkingen.

9. Namely

Namely is een alles-in-een-platform dat moderne hr-functionaliteiten combineert met payrollmanagement. Het softwarepakket herbergt onder meer een centrale database voor het beheren en bijwerken van alle medewerkersgegevens, een kalender, een functionaliteit die het maken van custom profiles faciliteert, een social news feed, analytics en een app voor het managen en plannen van vakanties en verlofaanvragen.

10. SAP SuccesFactors

Dit is een groot, maar helaas ook wat log systeem dat bestaat uit de onderstaande tien modules.

• Employee Central: een portaal voor managers en medewerkers dat een persoonlijk profiel van elke medewerker bevat en administratieve taken zoals vakantieaanvragen vereenvoudigt.
• Recruiting: deze module stroomlijnt het wervings- en selectieproces middels talentmanagement en geavanceerd zoeken.
• Onboarding versnelt en vergemakkelijkt het integreren van nieuwe medewerkers.
• Learning geeft medewerkers toegang tot les- en trainingsmateriaal.
• Performance & goals geeft managers de mogelijkheid om doelstellingen te definiëren en prestaties van medewerkers te meten.
• Compensation borduurt voort op de vorige module en stelt je in staat om medewerkers te belonen voor geleverde prestaties.
• Succession & Development is ontworpen als hulp bij het kiezen van de meest geschikte kandidaten voor leidinggevende functies.
• Workforce Analytics is een analysetool die werkt in realtime.
• Workforce Planning maakt plannen gemakkelijk door het analyseren van het aantal medewerkers en werkplekken.
• SAP JAM fungeert als een sociaal bedrijfsnetwerk ter verbetering van professionele relaties tussen medewerkers.

11. Oracle PeopleSoft

Net als SAP SuccesFactors is Oracle PeopleSoft een groot en veelomvattend hr-softwarepakket dat functies als planning, competentiebeheer, analyse, werving, selectie en relatiebeheer herbergt.

Hoewel het veelvoud aan functionaliteiten zo’n beetje alle hr-deelterreinen dekt, maken de omvang en complexiteit PeopleSoft ook tot een log systeem met een vrij steile leercurve.

Performance management toolsCopied

Naast veelzijdige hr-softwarepakketten zijn er ook hr-tools die specifiek gericht zijn op performance management. Deze vorm van management is een faciliterend instrument dat de medewerker centraal stelt.

Tijd om een blik te werken op de belangrijkste tools en programma’s die je performance management naar een hoger niveau tillen!

12. 15Five

15Five is een platform dat de communicatie tussen werknemers en managers faciliteert en stroomlijnt. Werknemers zijn met het systeem maar een kwartiertje per week kwijt aan het beantwoorden van vragen, terwijl managers nog minder tijd kwijt zijn aan het lezen en verwerken van de antwoorden.

15Five heeft ook tools die helpen om de feedback snel op de juiste plek te krijgen en over diverse niveaus van de bedrijfsorganisatie te verspreiden.

13. Trakstar

Trakstar is een eenvoudige – maar krachtige! – evaluatie-oplossing voor werknemers die hr-managers helpt om feedback, doelen en beoordelingen te beheren.

De oplossing stelt je in staat om op maat gemaakte formulieren te bouwen, organisatiedoelen vast te stellen en flexibele workflows te creëren. Zo wordt het gemakkelijker om aan de behoeften van jouw organisatie te voldoen.

Trakstar combineert verschillende soorten medewerkersregistratie- en detailrapportagetools die duidelijk inzicht geven in de prestaties van jouw werknemers over een langere tijdsperiode.

14. Eloomi

Eloomi is een behoorlijk veelzijdig platform met modules die het onder meer mogelijk maken om leertrajecten voor medewerkers op te zetten, in te richten, te plannen en te evalueren.

Er zijn ook certificaten, badges en punten beschikbaar om medewerkers aan te moedigen of te belonen. Daarnaast is het mogelijk om operationele checklists en (visuele) rapporten te maken.

Hr-analytics-softwareCopied

Analyseren en interpreteren is ook een kerntaak die deel uitmaakt van de professionele skillset van een hr-professional. Analytics-software is een goed hulpmiddel om deze taak te stroomlijnen en vergemakkelijken.

Bij het kiezen van de juiste software heb je onder meer de keuze uit de onderstaande opties.

15. Zoho Analytics

Zoho Analytics is self-servicesoftware waarmee je rauwe data ordent en inzichtelijk maakt. Je kunt data uit een breed spectrum aan bronnen bundelen in crossfunctionele rapporten en overzichtelijke dashboards.

Met speciale visualiseringstools kun je de gegevens vervolgens op verschillende manieren presenteren.

Een intelligente assistent (Zia), die gebruikmaakt van AI (kunstmatige intelligentie), ML (machine learning) en NLP (natural language processing), zorgt voor antwoorden op al je vragen in de vorm van rapporten en KPI-widgets.

Zoho Analytics geeft je ook de gelegenheid om rapporten te publiceren en gemakkelijk te delen met collega’s.

16. Sisense

Sisense is een cloud-gebaseerde Business Intelligence-oplossing. Sisense-software is voor een eindgebruiker vriendelijk in het gebruik en kan behoorlijk veel bronnen ontsluiten. De installatie van de oplossing is door de cloudbenadering erg eenvoudig en wordt ondersteund door Sisense middels handige ‘onboarding’-sessies.

Sisense levert ook relatief nieuwe functionaliteiten zoals datagebruik via Amazon’s Echo. Door middel van spraak kun je data opvragen en de resultaten in gesproken taal laten weergeven.

17. ClicData

ClicData levert toegankelijke analytics-software die je de mogelijkheid geeft om met een paar klikken ruim 250 databases, systemen en bestanden met elkaar te verbinden.

Geautomatiseerde dataverwerking en zelf te ontwerpen dashboards (maatwerk op basis van ruim 50 beschikbare widgets) zorgen ervoor dat belangrijke bedrijfsdata snel inzichtelijk worden. ClicData stelt je ook in de gelegenheid om die informatie snel en gemakkelijk met collega’s te delen, zowel via het web als via mobiele apparaten.

18. Domo

Domo blinkt vooral uit op het gebied van snelheid, schaalbaarheid en flexibiliteit. Een snelle start-up wordt gecombineerd met een hoge mate van schaalbaarheid en integratie met andere systemen of software-oplossingen. Daarnaast staat Domo ook garant voor een hoog veiligheidsniveau door de nadruk op multi-layered-security.

19. Tableau

Tableau wordt door onderzoeks- en adviesbureau Gartner gezien als een van de topbedrijven als het aankomt op het ontwikkelen van analytics-software. Deze tool stelt je in staat om de relatie tussen productiviteitscijfers, uren en taken te visualiseren zodat je schema’s en resources optimaal kunt managen. Tableau maakt daarbij gebruik van een slimme en overzichtelijke visuele interface.

Overige hr-toolsCopied

Naast hr-softwarepakketten, analytics-tools en software voor performance management, zijn er ook nog andere, op een specifiek doel of op een bepaalde deeltaak gerichte hr-tools.

20. Rydoo

Wist je dat onkostenbeheer een van de belangrijkste kostenposten is binnen de meeste bedrijven? Vaak gaat het zelfs om 10 procent van het totale budget! Hoe fijn zou het zijn als je het inzicht in die zakelijke kosten kon verbeteren en het onkostenbeheer effectiever en goedkoper vorm kon geven?
Rydoo is een hr-tool die juist voor dit doel is ontwikkeld.

Rydoo integreert jouw onkostenbeleid zodat je niet langer zelf alle bonnetjes hoeft te controleren.

Rydoo levert bovendien variabele tools voor diverse typen reis- en onkostenvergoedingen. Denk bijvoorbeeld aan complexe dagvergoedingen, specifieke kilometervergoedingen of bepaalde certificaten.

Bovendien voorziet het systeem je van realtime-inzichten die het collectieve en individuele bestedingsgedrag van werknemers binnen je organisatie voor het voetlicht halen.

21. Skills management software van AG5

Als hr-manager zijn skills matrixen belangrijke tools om de competenties, vaardigheden en kwalificaties in kaart te brengen van de medewerkers binnen je bedrijf. Grote kans dat je dit nog doet in de vorm van Excel-spreadsheets. Niet onlogisch, want Excel is een populair en bekend programma waarmee oneindig veel matrixen gemaakt en beheerd kunnen worden. Bovendien kun je skills matrixen in Excel op elk gewenst moment bewerken, aanpassen en actualiseren.

Maar waar jouw Excel-matrixen ooit eenvoudig begonnen, hebben taken, certificaten, werkplekinstructies en functievereisten zich inmiddels opgestapeld. Bovendien is de kans groot dat meer mensen binnen de organisatie gebruikmaken van dezelfde matrixen. Brengt je collega wijzigingen aan? Of zijn er meerdere versies in omloop? Dan kan al gauw onduidelijkheid ontstaan over de vraag wie nu eigenlijk de laatst bijgewerkte versie in handen heeft.

Met skills management software omzeil je de beperkingen en complexiteit van Excel en kun je:

• mutaties en trainingsresultaten direct bijwerken op de werkvloer
• de workforce voor een specifiek project direct koppelen aan vakkennis en ervaring
• notificaties instellen, zowel per medewerker of doelgroep als per certificaat
• bij het omstellen van een productielijn de juiste operator inschakelen
• met één zoekopdracht de beste vervanger vinden voor een zieke medewerker
• in kaart brengen welke kennis en vaardigheden op andere vestigingen/locaties voorhanden zijn
• met behulp van een drag-and-drop menu iedere organisatiestructuur nabootsen en alle mogelijke verbindingen maken tussen personen en de kwalificaties waaraan ze moeten voldoen.

Nieuwsgierig naar de voordelen en bijzonderheden van AG5-software? Vraag dan een gratis demo aan waarin we je de belangrijkste voordelen en functionaliteiten tonen.

Maak het jezelf gemakkelijk!Copied

Zoals je ziet: er zijn diverse softwarepakketten en tools die jouw leven als hr-manager een stuk aangenamer en gemakkelijker maken. Het maken en bijhouden van skills matrixen, het behandelen en inplannen van verlofuren, het efficiënt bijhouden van onkostenvergoedingen of het uitvoeren van diepgravende analyses; er is voor elke belangrijke hr-taak wel een tool die je veel werk uit handen neemt.

Wil je meer weten over slimme hr-tools en -software? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.