11 bewährte Verfahren zur Erstellung einer Kompetenzmatrix
Als Unternehmen (oder einzelner Mitarbeiter) ist es sehr nützlich, einen guten Überblick über alle am Arbeitsplatz verfügbaren Kompetenzen und Fertigkeiten zu haben. Eine Kompetenzmatrix ist ein nützliches Instrument, um Kompetenzen übersichtlich zu machen. Doch wie lässt sich eine solche Matrix am besten erstellen? Das zeigen wir Ihnen anhand von 11 bewährten Verfahren! Was ist eine Kompetenzmatrix? Um erklären zu...
Als Unternehmen (oder einzelner Mitarbeiter) ist es sehr nützlich, einen guten Überblick über alle am Arbeitsplatz verfügbaren Kompetenzen und Fertigkeiten zu haben. Eine Kompetenzmatrix ist ein nützliches Instrument, um Kompetenzen übersichtlich zu machen. Doch wie lässt sich eine solche Matrix am besten erstellen? Das zeigen wir Ihnen anhand von 11 bewährten Verfahren!
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Was ist eine Kompetenzmatrix?Copied
Um erklären zu können, wie man eine Kompetenzmatrix erstellt, müssen wir zunächst natürlich kurz erläutern, was eine Kompetenzmatrix ist. Eine Kompetenzmatrix ist eine schematische Übersicht, aus der hervorgeht, welche Fertigkeiten Mitarbeiter benötigen, um eine Aufgabe ordnungsgemäß auszuführen. Die Matrix verwendet eine Skala, die das aktuelle und gewünschte Niveau eines Mitarbeiters anzeigt.
Beispiel
Wenn die Kenntnis eines bestimmten Computerprogramms z.B. eine wesentliche Voraussetzung für eine Aufgabe oder Funktion darstellt, zeigt eine Kompetenzmatrix für jeden Mitarbeiter an, wie ausgeprägt das verfügbare Fachwissen in diesem Bereich ist (umfassend, durchschnittlich, begrenzt oder nicht vorhanden).
Layout
Eine Kompetenzmatrix besteht aus einer vertikalen und einer horizontalen Achse. Die vertikale Achse der Matrix enthält die Namen der verschiedenen Mitarbeiter, während die horizontale Achse die Fertigkeiten anzeigt, die Mitarbeiter benötigen, um eine bestimmte Aufgabe gut erfüllen zu können. Es geht aber auch andersherum: eine vertikale Achse, die die Aufgaben, Funktionsbeschreibungen oder Kompetenzen darstellt, die für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind, während die horizontale Achse für jeden Mitarbeiter angibt, inwieweit er das erforderliche Profil erfüllt. Der Kenntnisstand wird für gewöhnlich durch ein Symbol, einen Prozentsatz oder ein Qualifikationsniveau veranschaulicht.
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Kostenlose Excel-VorlageCopied
Viele Organisationen verlassen sich bei der Erstellung einer Kompetenzmatrix immer noch auf Excel. Das ist zwar nicht ideal, aber schon einmal ein guter Anfang. Sie können sich unsere Excel-Vorlage herunterladen, um sich mit der Erstellung und Aktualisierung einer Kompetenzmatrix vertraut zu machen.
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Bewährte VerfahrenCopied
Obwohl das obige Beispiel ein guter Anfang ist, basiert eine Kompetenzmatrix immer auf Maßarbeit. Schließlich ist jede Organisation anders und hat eigene Arbeitsweisen und Schwerpunkte. Glücklicherweise gibt es eine Reihe bewährter Verfahren zur Gestaltung Ihrer Kompetenzmatrix.
1. Stellen Sie die richtigen Fragen
Eine Kompetenzmatrix ist ein praktisches Instrument, das sich vor allem auf die optimale Nutzung Ihrer Arbeitskräfte konzentriert. Beantworten Sie zunächst die folgenden Fragen, bevor Sie mit der Erstellung einer Kompetenzmatrix fortfahren.
- Welche Fertigkeiten, Qualifikationen und Zertifikate benötigen meine Mitarbeiter?
- Über welche Fertigkeiten, Qualifikationen und Zertifikate verfügen sie bereits?
- Gibt es eine Kompetenzlücke zwischen den erforderlichen und den bereits vorhandenen Fertigkeiten?
- Falls ja – wie lässt sich diese Lücke zwischen Angebot und Nachfrage am besten schließen? Ist es besser, Mitarbeitern, die bereits für das Unternehmen arbeiten, zusätzliche Schulungen anzubieten, oder müssen Sie neue Mitarbeiter einstellen? Oder ist eine Kombination aus Ausbildung und Neueinstellung die beste Lösung?
- Wie und wo schaffen wir einen vollständigen Überblick über die Fertigkeiten, Qualifikationen und Zertifizierungen, die innerhalb der Organisation vorhanden sind oder erworben wurden?
2. Erstellen Sie eine Übersicht
Die Beantwortung der obigen Fragen gibt Ihnen einen guten Einblick in das Verhältnis zwischen gewünschten und vorhandenen Fertigkeiten innerhalb Ihrer Organisation. Der nächste Schritt ist die Verarbeitung all dieser Informationen in einer Übersicht.
Welche Fertigkeiten müssen Mitarbeiter für eine bestimmte Funktion oder Aufgabe beherrschen? Eine derartige Übersicht zeigt Ihnen auch, welche Mitarbeiter flexible Generalisten oder echte Spezialisten sind.
3. Spezifische Fertigkeiten identifizieren
Der nächste Schritt besteht darin, allgemeine Informationen über Fertigkeiten in spezifischere Kompetenzen zu unterteilen. Diese können Sie dann auf einzelne Abteilungen und Geschäftseinheiten konzentrieren. So können Sie immer überprüfen, ob die richtigen Leute an der richtigen Stelle sitzen und es keine Kompetenzlücken auf Abteilungsebene gibt.
4. Alle Infos in einer Kompetenzmatrix
Nachdem Sie alle wichtigen Informationen eingegeben haben, können Sie sich alles in einer Matrix anzeigen lassen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass das Qualifikationsniveau jedes Mitarbeiters auf Team-, Abteilungs- und Organisationsebene erfasst wird.
5. Achten Sie auf Unterschiede und Einschränkungen
Alle Menschen sind verschieden. Das bedeutet folglich auch, dass jeder Mitarbeiter andere Qualitäten und Schwächen hat. Nicht jeder kann die gleiche Anzahl an Aufgaben erfüllen oder gleich viele Fertigkeiten erwerben. Eine gute Kompetenzmatrix bietet Einblick in die Unterschiede zwischen den einzelnen Mitarbeitern und setzt diese in eine optimale Arbeitsplanung um.
6. Machen Sie Matrizen nicht unnötig kompliziert
Ein Instrument wie die Kompetenzmatrix bietet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten. Sie können die Matrizen so einfach oder komplex gestalten, wie Sie möchten. Achten Sie im Hinblick auf die praktische Anwendbarkeit aber darauf, dass Sie eine Kompetenzmatrix nicht unnötig kompliziert machen.
Konzentrieren Sie sich auf die Kernfertigkeiten, Kompetenzen und Zertifikate, die für eine bestimmte Aufgabe oder Funktion unverzichtbar sind. Ein zu starker Fokus auf sekundäre Faktoren sorgt dafür, dass man am Ende den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht.
7. Aktualisieren und pflegen Sie Ihre Matrizen kontinuierlich
Eine Kompetenzmatrix ist nur dann nützlich, wenn die darin enthaltenen Informationen korrekt und aktuell sind. Die Erstellung und Aktualisierung der Matrizen erfordert deshalb ein hohes Maß an Vorbereitung und Disziplin. Machen Sie dies allen Ihren Mitarbeitern deutlich, damit die Informationen immer aktuell sind und Sie bei Audits nie mit Überraschungen konfrontiert werden.
8. Erstellen Sie separate Matrizen für fachliche und zwischenmenschliche Fähigkeiten
Neben Diplomen und fachlichen Fähigkeiten legen moderne Unternehmen auch großen Wert auf Sozialkompetenz wie Kommunikationsfähigkeit, Lösungsorientierung, Durchsetzungsvermögen oder Zielstrebigkeit. Um die Übersicht zu behalten, ist es ratsam, separate Matrizen für fachliche und für zwischenmenschliche Fähigkeiten zu erstellen.
Dadurch behalten Sie das Gesamtbild im Auge, und es gibt kein Durcheinander von Fertigkeiten und Qualifikationen.
9. Achten Sie auf branchenspezifische Faktoren
Eine gute Kompetenzverwaltung berücksichtigt auch Faktoren und Aspekte, die für den Sektor, in dem Ihre Organisation tätig ist, typisch sind. Dazu gehören beispielsweise branchenspezifische Gesetze, Qualitätsstandards oder Zertifikate.
10. Setzen Sie klare Ziele
Die Beurteilung ist einfacher, wenn Sie für jede Fertigkeit ein klares Ziel setzen. Die Differenz zwischen Ist- und Sollzustand zeigt dann an, wie gut ein bestimmter Mitarbeiter die entsprechende Fertigkeit beherrscht. Dadurch wissen Sie, ob er sich noch weiterentwickeln muss oder bereits alle Anforderungen erfüllt. Das Arbeiten mit Ist- und Soll-Zuständen macht es auch leichter, gezielt Schulungen anzubieten oder zu konzipieren.
11. Verfolgen Sie den Verlauf von Entwicklungen
Eine Kompetenzverwaltung sollte sich nicht nur auf die aktuelle Situation konzentrieren. Um zu beobachten, wie sich ein Mitarbeiter im Lauf der Jahre entwickelt hat, ist es auch wichtig, einen Überblick über seinen Werdegang zu haben. Speichern Sie also auch Ist- und Soll-Zustände aus der Vergangenheit. Es ist auch wichtig, die Zukunft im Auge zu behalten. Welche Fertigkeiten werden dann benötigt, und wie kann ich meine Mitarbeiter optimal darauf vorbereiten?
Verwenden Sie eine Kompetenzverwaltungssoftware!Copied
Die Chancen stehen gut, dass Sie Ihre Kompetenzverwaltung nach einiger Zeit auf ein höheres Niveau bringen möchten. Möchten Sie z.B. mit mehreren Personen an derselben Matrix arbeiten können, ohne verschiedene Versionen zu erstellen? Möchten Sie Matrizen direkt am Arbeitsplatz aktualisieren? Und möchten Sie sie pro Team, Abteilung oder Standort teilen? Dann werden die Möglichkeiten von Excel schon nach kurzer Zeit begrenzt sein.
Die Kompetenzverwaltungssoftware von AG5 bietet in diesem Fall Abhilfe. Alle Informationen zu Kompetenzen und Fertigkeiten können jetzt direkt am Arbeitsplatz aktualisiert werden. Außerdem sind die Matrizen dank AG5 von einer zentralen Umgebung in der Cloud aus zugänglich. Sind Sie neugierig auf die Vorteile? Dann nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf, oder fordern Sie eine kostenlose Demo an.
