Wie ODW Logistics mit einer widerstandsfähigeren, audit-bereiten Belegschaft 1 Mio. $ an Fluktuationskosten vermieden hat

Eine fragmentierte Umgebung, die nicht skalierbar war

Für ein Logistikunternehmen, das mehr als 2.000 Mitarbeiter verwaltet, ist eine Lücke in den Schulungsunterlagen nicht nur ein Ärgernis, sondern eine Haftungsfrage.

ODW Logistics ist ein solcher Anbieter und bietet Lager-, Distributions- und Transportlösungen für führende Marken in einer Vielzahl von Branchen. Jedes ihrer 26 Distributionszentren bedient mehrere Kunden, die alle ihre eigenen Compliance-Standards und Zertifizierungsanforderungen haben.

Mit Hunderten von Mitarbeitern in jedem Distributionszentrum konnte das Schulungsverfolgungssystem nicht Schritt halten.

„Wir erstellten Aufgabenbeschreibungen und schulten die Mitarbeiter in der standardisierten Arbeit. Sie unterschrieben das Dokument physisch, das wir dann in unser freigegebenes Laufwerk scannten und in eine Excel-Datei hochluden“, sagte Robert Darnell, Manager für kontinuierliche Verbesserung.

Der Ansatz war zeitaufwändig und fehleranfällig. Ohne ein zuverlässiges Bild davon, wer in was geschult wurde, stützte sich der tägliche Betrieb auf informelles Wissen.

„Wir haben einen neuen Mitarbeiter mit jemandem zusammengebracht, der schon fünf Jahre hier ist, aber diese Person hat nicht dokumentiert, wie sie den neuen Mitarbeiter geschult hat. Es gab keinen Nachweis, dass die Schulung jemals stattgefunden hat“, sagte Jessica Gibson, Spezialistin für Aus- und Weiterbildung.

Verlorene Dokumentation und mangelnde Transparenz ließen das Team während Audits ungeschützt, gefährdeten die Servicelevel der Kunden und begrenzten ihre Fähigkeit, Wachstum aufrechtzuerhalten.

Unsere Schulungsprogramme waren nicht nachhaltig für die Anzahl der Personen, die wir eingestellt haben, und die Dienstleistungen, die wir erbracht haben.

Cody Congdon

General Manager, ODW Logistics

Eine einzige Quelle der Wahrheit, die Agilität fördert

ODW Logistics wollte Schulungsdaten zentralisieren und standardisieren, und sie entschieden, dass AG5 der beste Weg dafür war.

„Wir suchten etwas, das klar, prägnant, einfach zu bedienen und gründlich war“, sagte General Manager Cody Congdon. „AG5 ist eine zentrale Anlaufstelle für alle unsere Schulungsbedürfnisse.“

Ein weiterer Vorteil war die Flexibilität.

Während der Implementierung hatte das ODW-Team wöchentliche Meetings mit den AG5-Entwicklern und dem Vertriebsteam, um das gewünschte Endprodukt zu optimieren. Einige der Dinge, die ODW Logistics wollte, waren zu diesem Zeitpunkt nicht möglich, aber AG5 plante, sie in Zukunft anzugehen, und hat begonnen, die Liste abzuarbeiten.

„Uns gefiel sehr, wie sie uns dort abholen konnten, wo wir standen“, sagte Darnell. „Das Engagement, uns als Kunden zu dienen, hat sie von der Konkurrenz abgehoben.“

Das ODW Logistics-Team konsolidierte seine zuvor isolierten Schulungsdaten in einer einzigen Datei, die das AG5-Team hochlud, um eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Fähigkeiten und Schulungsunterlagen zu schaffen. Sofort erhielt ODW Logistics eine Echtzeitansicht der Qualifikationen im gesamten Unternehmen und kann sofort auf neue Anforderungen reagieren.

Mit der Einführung von AG5 verlagerte ODW Logistics den Fokus von ineffektiver Aufzeichnung auf operative Optimierung.

Eine spezialisierte Matrix erhöht die netzwerkübergreifende Transparenz

Typische LMS-Systeme sind oft zu umständlich für ein schnelllebiges Lager. Die spezialisierte Skills-Matrix von AG5 ermöglicht es einem Hallenleiter, jederzeit qualifizierte Mitarbeiter zu finden.

„Mit AG5 können wir im Handumdrehen die richtige Person für die richtige Aufgabe einsetzen“, sagte Congdon. „Dieser direkte Input ermöglicht es uns, effizient zu sein und unseren Kunden den Unterschied zu liefern, ohne das Risiko von Prozesslücken oder einer Beeinträchtigung der Produktintegrität einzugehen.“

Diese Arbeitsteilung ist zu einem starken Wettbewerbsvorteil geworden. Wenn ein Distributionszentrum an der Kapazitätsgrenze ist, können Führungskräfte cross-trainierte Mitarbeiter aus dem gesamten Netzwerk identifizieren und anfordern, um Schichten abzudecken.

Die Skills-Matrix hat auch die Schulungsqualität erhöht und es ODW Logistics erleichtert, Fachexperten zu identifizieren und einzusetzen, anstatt sich auf die Betriebszugehörigkeit zu verlassen.

Zuverlässigkeit, wenn es am wichtigsten ist

Die wahre Bewährungsprobe der Skills-Matrix kam während eines operativen Albtraums für ODW Logistics.

Eines der Lagerhäuser des Unternehmens beliefert drei verschiedene Erstausrüster (OEMs). Als ein Fall höherer Gewalt die Schließung dieses Lagers erzwang, standen sie vor einer Krise: einem Linienstillstand.

„Man möchte nicht der Grund sein, warum diese Linie stillsteht – Linienstillstände sind sehr, sehr teuer“, sagte Congdon.

ODW Logistics wandte sich an die Skills-Matrix von AG5, um Mitarbeiter zu finden, die die Dinge wieder in Gang bringen konnten.

„Obwohl wir das Lager für eine Schicht schließen mussten, konnten wir uns auf den Rest unserer Leute außerhalb dieses spezifischen Kontos verlassen, die für unser Automobilkonto geschult waren, und wir konnten sie in Nebenschichten einsetzen“, sagte Congdon.

Nachdem diese Mitarbeiter hinzugezogen wurden, holte ODW Logistics innerhalb eines Tages auf und vermied einen Linienstillstand, der Millionen hätte kosten können.

Datengesteuerte operative Planung

Ein weiterer wertvoller Vorteil ergibt sich aus der Bench-Strength-Funktion, die das Team nutzt, um Schwachstellen zu identifizieren und Cross-Training basierend auf Kundenprognosen zu planen. Dieser Ansatz verwandelt die Personalplanung von reaktiv in proaktiv.

In der Zwischenzeit stellt die Verfolgung des Ablaufs von Zertifizierungen sicher, dass Mitarbeiter nicht mit abgelaufenen Nachweisen eingesetzt werden.

„Ich hatte eine Schulungsleiterin, deren GMP-Zertifizierung (Good Manufacturing Practice) ablief. Ich habe sie vor einem Projekt, das ich für sie geplant hatte, in einen Rezertifizierungskurs gebracht. Ohne AG5 hätte ich das nicht gesehen“, sagte Darnell.

Ein reibungsloserer Weg für die Mitarbeiterentwicklung

Teams nutzen AG5 auch, um die Kompetenz eines Mitarbeiters mit den Anforderungen eines Zielstandorts zu vergleichen, einen klaren Weg zum Schließen von Lücken zu schaffen und Führungsmöglichkeiten zu fördern. Die Plattform stärkt auch die Mitarbeiter, die volle Transparenz über ihre Fähigkeiten haben.

„Wir sehen es gerne als eine Art Lebenslauf für das Unternehmen“, sagte Gibson. „AG5 ist ein großartiges Beispiel, um zu sagen: ‚Ich beherrsche all diese Fähigkeiten, ich bin wertvoll für dieses Unternehmen‘, und das führt zu mehr Beförderungen und Vorstellungsgesprächen.“

Größeres Vertrauen durch Kontinuität

Durch den Ersatz von Excel-Tabellen und Papierdokumentation durch eine einheitliche Plattform hat ODW Logistics die Uploads von Schulungsunterlagen um 99 % reduziert.

Vor AG5 dauerte das Hochladen von Schulungsdokumenten zwischen einer Stunde und zwei Tagen. Mit AG5 haben wir das auf etwa eine Minute reduziert.

Robert Darnell

Manager für kontinuierliche Verbesserung bei ODW Logistics

Wenn Mitarbeiter zwischen Gebäuden und Konten wechseln, stellt AG5 sicher, dass sie vor der Ankunft für alle erforderlichen Aufgaben zertifiziert sind, was dem Team die Gewissheit gibt, dass die Compliance niemals in Frage steht. Und als ODW Logistics 7.000 Sicherheitsdokumente hochladen musste, war das AG5-Team zur Stelle.

„Meine Erfahrung mit dem AG5-Team war außergewöhnlich. Sie gaben uns Projekttermine, Aufgaben und klare nächste Schritte, um diese große Menge an Dokumentation in unsere einzige Quelle der Wahrheit zu bringen“, sagte Gibson.

Geringe Fluktuation führt zu 1 Mio. $ Kosteneinsparungen

ODW Logistics ist unter den Branchenstandard von 20 % Fluktuation gefallen und hat die Notwendigkeit vermieden, 250 neue Mitarbeiter einzustellen. Bei 4.000 $ pro Onboarding führt diese verbesserte Mitarbeiterbindung zu einer Gesamtkostenvermeidung von mehr als 1 Million $.

Die Auswirkungen auf die Moral waren ebenso bedeutend. Die Mitarbeiterzufriedenheitswerte sind von etwa 80 % auf über 90 % im gesamten Unternehmen gestiegen.

„Wenn Mitarbeiter sehen, dass das Management in ihre Entwicklung investiert, fühlen sie sich nicht mehr nur als eine Nummer, sondern wissen, dass sie einen Plan haben. Ihre Augen leuchten zu sehen, wenn sie ihren Namen auf diesem Bildschirm sehen – ich glaube, das ist unbezahlbar“, sagte Darnell.

Garantierte Audit-Bereitschaft und ein Weg zur ISO-Zertifizierung

Schulungsunterlagen sind jetzt immer aktuell und bereit für jedes Audit. AG5 erfasst alle Schulungsdetails an einem Ort und integriert sich in das Qualitätsmanagementsystem von ODW Logistics, um sicherzustellen, dass die Dokumentation immer die aktuellste Prozessrevision widerspiegelt.

Vor AG5 gab es viel Hektik vor Audits. Mit AG5 ist die Audit-Bereitschaft viel einfacher. Wir haben alle Werkzeuge auf Knopfdruck.

Cody Congdon

General Manager bei ODW Logistics

Seit der Implementierung von AG5 hat ODW Logistics jedes Compliance-Audit bestanden. Die Dokumentationsstruktur, Schulungsunterlagen und Abzeichnungspfade der Plattform waren entscheidend für die Erlangung ihrer ISO 9001:2015-Zertifizierung.

„AG5 hat das Vertrauen unserer Teams gestärkt, in diese Audits zu gehen, da wir angemessen vorbereitet sind und das liefern können, was von uns erwartet wird. Zuvor konnten wir das nie mit Zuversicht sagen“, sagte Congdon.

Mit Hilfe von AG5 hat ODW Logistics die Lücke zwischen operativer Katastrophe und der compliance-getriebenen Exzellenz, die ihre Kunden erwarten, effektiv geschlossen.