De professionele bagage van een medewerker is vooral een optelsom van de kennis, vaardigheden en competenties die hij of zij bezit. Deze drie-eenheid wordt vaak aangeduid met de term KSA (knowledge, skills en abilities). Maar hoe kun je kennis, vaardigheden en competenties meten in de praktijk? En welke tools zijn hiervoor beschikbaar? We vertellen het je graag.
KSA uitgelegd
De afkorting KSA bestaat uit de voorletters van de termen knowledge (kennis), skills (vaardigheden) en abilities (competenties). Deze drie deelgebieden vormen samen de professionele en persoonlijke bagage waarover iemand beschikt.
Kennis
Kennis heeft vooral een theoretisch karakter. Beschik je over kennis op een specifiek vlak? Dan ken je veel feiten over dat onderwerp en begrijp je concepten en theorieën binnen een bepaald vakgebied. Kennis haal je meestal uit boeken, tijdschriften en internetbronnen of doe je op tijdens klassikale colleges en informatiebijeenkomsten.
Vaardigheden
Vaardigheden hebben een meer praktische inslag dan kennis. Ze wortelen wel deels in kennis, maar worden opgedaan met behulp van trainingen en werkervaring. Een vaardigheid is het vermogen om een handeling of taak bekwaam uit te voeren. Vaardigheid heeft betrekking op het toepassen van kennis in een specifieke context of situatie.
Competenties
Competenties lijken ogenschijnlijk veel op vaardigheden. Toch is er een verschil. Een competentie is namelijk breder en betreft een combinatie van kennis, vaardigheden, houding en persoonskenmerken.
Over KSA
Het geheel aan kennis, vaardigheden en competenties wordt gebruikt om een rol of functie te duiden. Beschikt een kandidaat of medewerker over de juiste bagage om optimaal invulling te kunnen geven aan een specifieke rol of functie? Met het KSA-model zie je het snel en kun je dus gemakkelijk de juiste persoon op de gewenste plek krijgen.
De Amerikaanse overheid gebruikt het KSA-concept nog steeds regelmatig (vooral op federaal niveau) om geschikt personeel te rekruteren. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een schaal die loopt van 0 tot 100. Een score van 70 of meer is doorgaans een vereiste om in aanmerking te komen voor de functie
Tegenwoordig wordt het model ook veelvuldig ingezet om het succes en de noodzaak van specifieke trainingsprogramma’s in kaart te brengen. KSA is dan een tool die mogelijke skills gaps signaleert en concrete oplossingen voor dit probleem aandraagt.
Hoe kun je kennis, vaardigheden en competenties meten?
Elk van de drie KSA’s is meetbaar, mits je de juiste tools en methoden hanteert. Tijd om eens te kijken naar de manieren die er zijn om de drie componenten van KSA tegen het licht te houden.
Kennis (knowledge) meten
Kennis is deels een abstract, enigszins vloeibaar en elastisch begrip. Als je kennis ziet als een enorm dik boek vol theorieën, feiten en wetenswaardigheden, spreekt het voor zich dat het onwaarschijnlijk is dat elk stukje informatie tot in het kleinste detail blijft hangen.
Toch is het het kennisniveau van iemand op verschillende manieren te meten. Denk bijvoorbeeld aan:
- Certificaten. Deze bewijzen van bekwaamheid geven aan dat iemand de theoretische en praktische basis heeft die vereist is voor een bepaalde rol, taak of functie. Voorbeelden zijn een bhv- of VCA-certificering.
- Diploma’s zijn ook een bevestiging van opgedane kennis. Denk bijvoorbeeld aan een hbo- of masterdiploma binnen een bepaalde studierichting of een technisch vakdiploma.
- Workshops zijn een goede manier om kennis te meten en te testen in hoeverre mensen in staat zijn om hun kennis praktisch in te zetten.
Vaardigheden (skills) meten
Vaardigheden hebben een praktischer karakter dan kennis en worden dus ook op een wat andere manier gemeten. Je kunt bijvoorbeeld kijken naar voorbeelden van voorgaand werk. Die geven al een aardig beeld van wat een bepaalde medewerker in huis heeft, hoe hij zijn kennis in het verleden heeft ingezet en wat zijn werkhouding is. Door te kijken naar resultaten over een langere periode, voorkom je ook dat een meting een momentopname wordt. Dat is namelijk een probleem dat nogal eens verbonden is aan traditionele meetinstrumenten als assesmentonderzoeken, losse vragenlijsten en standaardtests.
Ook praktijktoetsen zijn een goede methode om vaardigheden te testen. Ze laten je namelijk zien hoe iemand kennis en werkervaring gebruikt voor het oplossen van praktische problemen en uitdagingen.
Naast voorbeelden van voorgaand werk en praktijktoetsen is er ook nog de skills matrix. Een skills matrix is precies wat de naam doet vermoeden: een overzicht van medewerkers met hun vaardigheden en kwalificaties in matrixvorm. In zo’n matrix zie je in één oogopslag welke medewerkers de juiste certificaten en kennis op zak hebben om een bepaalde taak uit te voeren.
Tip: lees meer over het maken van een skills matrix en de voordelen die het bijhouden van zo’n overzicht met zich meebrengt.
Competenties (abilities) meten
Competenties vereisen een bepaalde set aan kennis en vaardigheden, maar hebben ook nog een sterke karakterologische component. Een competentie als analytisch vermogen vereist bijvoorbeeld dat je de essentie van een probleem ziet, verbanden kunt leggen en een goede analyse van een probleem of vraagstuk kunt maken. Maar een zekere leergierigheid (karaktereigenschap) is ook een belangrijk bestanddeel van analytisch vermogen.
Competenties zijn op verschillende manieren te toetsen. Je kunt bijvoorbeeld uitgaan van de observaties van leidinggevenden over een langere periode. Wat heeft hij waargenomen en hoe staat de medewerker tegenover deze feedback?
Daarnaast zijn competenties te beoordelen op voorbeelden die de medewerker zelf aandraagt. Een praktisch hulpmiddel voor deze meetvorm is de zogenoemde STAR-methode. Daarin geeft iemand antwoord op de vragen:
- Wat was de situatie?
- Welke taak moest er uitgevoerd worden. Kortom: wat werd er van de medewerker in kwestie verwacht?
- Welke actie heeft de medewerker in die situatie ondernomen?
- Welk resultaat heeft die actie opgeleverd?
Andere tools om competenties te meten zijn gevalideerde persoonlijkheidsvragenlijsten, interviews en de zogenoemde 360-gradenfeedback. In het laatste geval wordt aan meerdere personen rondom een bepaalde medewerker gevraagd om een vragenlijst in te vullen. Het gaat dan om relaties met een verschillende rol. Denk bijvoorbeeld aan een directe collega, manager, klant of zakenpartner.
De vragenlijst stelt een aantal gedragsindicatoren (denk aan zaken als stiptheid, besluitvaardigheid of collegialiteit) centraal. Iedere gedragsindicator hoort bij een competentie. Uit al die beoordelingen wordt een gemiddelde per competentie berekend. Zo ontstaat een breder en objectiever beeld van de mate waarin de betreffende persoon over bepaalde competenties beschikt.
Skills management software
Om KSA’s te kunnen meten heb je een goed en snel raadpleegbaar overzicht van de aanwezige kennis, vaardigheden en competenties nodig die je medewerkers bezitten. Idealiter is dit georganiseerd in een foolproof-systeem dat niet al te kwetsbaar is voor ondeskundig of foutief gebruik. Het populaire Excel is door zijn complexiteit en foutgevoeligheid zeker niet foolproof.
Gelukkig bestaan er ook alternatieven voor Excel. Een goed voorbeeld is onze skills management software. Met deze tool heb je altijd en vanaf één centrale plek toegang tot alle belangrijke informatie over de kennis, vaardigheden en competenties van je workforce. Bovendien is die informatie snel, centraal en direct vanaf de werkplek aan te passen.
AG5 stelt je bijvoorbeeld in staat om:
- mutaties en trainingsresultaten direct bij te werken op de werkvloer;
- de workforce voor een specifiek project direct te koppelen aan de vakkennis en ervaring die nodig zijn om de klus te klaren;
- notificaties per medewerker, doelgroep of certificaat in te stellen;
- de beste vervangers in te plannen als een bepaalde medewerker afwezig is;
- productielijnen om te stellen en te koppelen aan de meest geschikte werknemers;
- organisatiestructuren na te bootsen en alle mogelijke verbindingen te maken tussen personen en de kwalificaties/skills die deze medewerkers in huis moeten hebben.
Wil je ook kennismaken met de software van AG5 om de binnen jouw organisatie aanwezige KSA’s nauwgezet in kaart te brengen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op of boek een gratis demo!
