4 stappen voor het maken & gebruiken van een competentiematrix

Wat is een competentiematrix?Copied

Een competentiematrix¹ is vergelijkbaar met een vaardigheidsmatrix. Een competentiematrix is specifiek gericht op de competenties die binnen je organisatie aanwezig zijn of ontbreken.

• Een competentie bestaat uit de kennis, praktische vaardigheden en sociale vaardigheden die werknemers hebben opgedaan om persoonlijke, team- of organisatiedoelen te bereiken
• Een vaardigheid daarentegen is het vermogen van een werknemer om een specifieke taak of activiteit op een hoog bekwaamheidsniveau uit te voeren. Dat is vaak een onderdeel van een bredere competentie

Je kunt hier meer lezen over de verschillen tussen vaardigheden en competenties.

De voordelen van een competentiematrixCopied

Net als een vaardighedenmatrix kan een competentiematrix je organisatie op verschillende fronten helpen. Laten we eens kijken naar de belangrijkste voordelen.

• De vaardighedenkloof identificeren. Je kunt een competentiematrix gebruiken om de competenties in kaart te brengen die voor verschillende rollen nodig zijn. Vervolgens kun je bepalen over welke competenties je werknemers beschikken en welke ze nodig hebben.
• Opvolgingsplanning. Met een competentiematrix kun je medewerkers vinden die over de nodige competenties beschikken om collega’s te vervangen die het bedrijf verlaten.
• Werven en aannemen van personeel. Een competentiematrix geeft een duidelijk overzicht van de competenties die nodig zijn voor functies in de organisatie. Daardoor kun je gemakkelijker gerichte initiatieven ontwikkelen om de best passende kandidaten te vinden, recruteren en aannemen.
• Opleiding en bijscholing. Met een competentiematrix ben je ook in staat om gerichte training te ontwikkelen die de werknemers helpt met omscholen en bijscholen. Zo zijn ze voorbereid op nieuwe of andere rollen in je organisatie.

Wie kan baat hebben bij een competentiematrix?Copied

Competentiematrices bieden een duidelijke visuele weergave van de competenties binnen een organisatie, afdeling of team². Hierdoor kunnen HR-afdelingen, managers en teamleiders efficiënter werken bij het ontwikkelen van trainingsplannen, wervingsinitiatieven of het samenstellen van teams.

Bovendien kunnen werknemers competentiematrices gebruiken om snel en eenvoudig te bepalen op welke gebieden ze zich kunnen of moeten verbeteren. Daarna kunnen ze doelen stellen voor hun eigen persoonlijke ontwikkeling.

Wanneer moet je een competentiematrix opzetten?Copied

Een competentiematrix is een hulpmiddel van onschatbare waarde om trainingsprogramma’s, recruteringsinitiatieven en ontwikkelingsplannen voor werknemers af te stemmen op de doelen van je organisatie. Daarnaast zijn ze ook zeer nuttig om ervoor te zorgen dat werknemers over de nodige competenties beschikken. Dan kun je borgen dat de organisatie voldoet aan de voorschriften van de sector.

Met het bovenstaande in gedachten wil je misschien zo snel mogelijk een competentiematrix opstellen. In het volgende gedeelte geven we je een template en begeleiden we je bij het maken van je eigen competentiematrix.

4 stappen om een competentiematrix op te stellenCopied

Om een competentiematrix te maken, download je eerst deze template. Volg de eenvoudige stappen hieronder om je eigen matrix te maken.

Stap 1: Stel jezelf deze fundamentele vragen

De manier waarop je competentiematrices wil ontwerpen en gebruiken hangt af van de doelstellingen van je organisatie. Voordat je begint met het ontwerpen van je matrix, stel jezelf – en andere leiders in je organisatie – dan eerst deze vijf fundamentele vragen.

1. Welke competenties heeft mijn personeel nodig?
2. Welke competenties hebben ze al?
3. Is er een kloof tussen wat ze nodig hebben en wat ze hebben?
4. Zo ja, hoe kunnen ze de ontbrekende competenties verwerven en beheersen?
5. Hoe en waar kunnen we formeel aantonen dat werknemers bepaalde competenties hebben verworven en beheersen?

Stap 2: Maak een lijst van kerncompetenties

Vervolgens moet je een lijst maken van competenties die nodig zijn in je organisatie (of voor een specifieke afdeling of team, als je een competentiematrix op kleinere schaal gebruikt). Zo krijg je een goed idee van de competenties die in grote lijnen nodig zijn,  en welke alleen nodig zijn voor specifieke taken.

Stap 3: Specifieke competenties categoriseren

Nu kun je de algemene lijst van competenties indelen voor competenties die specifiek vereist zijn voor afdelingen, teams of rollen.

Over het algemeen vallen deze in een van de volgende drie categorieën:

• Functiegerelateerd. Competenties die rechtstreeks betrekking hebben op het vermogen om een bepaalde taak uit te voeren
• Technisch. Vaardigheden, kennis, certificeringen en kwalificaties die nodig zijn om een specifieke rol te vervullen
• Op waarde gebaseerd. Waarden of idealen die belangrijk zijn voor de organisatie als geheel

Afhankelijk van je organisatie kan een van deze categorieën belangrijker voor je zijn. Als certificeringen bijvoorbeeld verplicht zijn voor bepaalde functies, zoals het bedienen van machines, zullen technische competenties een prominente rol spelen in je competentiematrix.

Stap 4: Samenvoegen in een matrix

Voer de bovenstaande gegevens in de template voor je competentiematrix in. Vermeld de namen van je werknemers in de linkerkolom en de geselecteerde competenties in de bovenste rij. Voeg een score of bekwaamheidsniveau toe in het resulterende raster. De score geeft weer in welke mate elk personeelslid een bepaalde competentie of taak heeft geleerd en beheerst.

Hoe gebruik je een competentiematrixCopied

Ondanks de verschillen tussen vaardigheden en competenties hebben een competentiematrix en een vaardighedenmatrix dezelfde functie. Ze worden ook op dezelfde manier gebruikt. Lees daarom onze blog “Alles wat je moet weten over vaardigheidsmatrices”

Het biedt een schat aan informatie. Hoe maak je en gebruik je de vaardigheden- en competentiematrices, plus aanvullende tips en trucs voor effectief competentiemanagement.

Daarnaast kun je onze “Ultieme gids voor het maken van een Excel Vaardighedenmatrix” lezen voor tips over hoe je een vaardighedenmatrix op maat kunt maken.

Voorbeelden van competentiematricesCopied

Voor voorbeelden van vaardigheids- en competentiematrices kun je kijken in onze gratis bibliotheek met matrixtemplates voor skills management. Daar kun je honderden gratis branchespecifieke vaardigheidsmatrixtemplates downloaden, waaronder templates voor productie, opslag en logistiek. Lees ook onze blog “5 gratis templates vaardigheidsmatrix & voorbeelden”

Competentiematrices beheren met AG5 software voor competentiebeheerCopied

Met AG5 kun je vaardigheden- en competentiematrices up-to-date houden. Meerdere gebruikers hebben eenvoudig toegang tot de informatie in de matrices en kunnen die bewerken. Managers ontvangen automatisch waarschuwingen wanneer individuele certificaten verlopen, en werknemers kunnen hun individuele groei volgen.

De voordelen van de vaardigheden- en competentiematrices van AG5:

• Tijd besparen omdat templates niet vastlopen
• Visueel aantrekkelijke vaardigheden- of competentiematrices maken in minder dan een minuut
• Filter en sorteer je gegevens zoals jij dat wil
• Vaardigheidsmatrices delen met collega’s en medewerkers
• Vermijd alle moeilijkheden met versiebeheer
• Zoektijd met minstens 50% verkorten
• Eenvoudig de best gekwalificeerde collega’s vinden voor specifieke rollen of taken
• Filteren op bekwaamheidsniveaus en/of beschikbaarheid
• Geschikte vervangers of opvolgers identificeren voor belangrijke functies

Wil je zien hoe het werkt? Maak een afspraak voor een gratis live demo van 15 minuten om te zien hoe AG5 je organisatie kan helpen door een transformatie in competentiemanagement!

^{Reden voor nieuwe versie: Nieuwe secties toegevoegd, bestaande inhoud vernieuwd, bronmateriaal toegevoegd.}

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.