Een competentiematrix is een handige tool om de kerncompetenties van de mensen binnen jouw organisatie visueel in kaart te brengen. In dit artikel leer je wat een competentiematrix is, hoe je deze kunt gebruiken als management tool en hoe je zelf een competentiematrix kunt opstellen in 4 simpele stappen.
Wat is een competentiematrix?
Een competentiematrix lijkt veel op een skills matrix, maar – zoals de naam wellicht al doet vermoeden – richt deze vorm zich op de benodigde en aanwezige competenties binnen een organisatie en in minder mate op de skills (vaardigheden).
De termen competenties en vaardigheden worden veelal door elkaar gebruikt, maar zijn niet hetzelfde. Een vaardigheid is namelijk specifieker en (vaak) onderdeel van een bredere competentie. Lees voor een uitgebreide uitleg onze blog over het verschil tussen competenties en vaardigheden.
Samengevat bestaan competenties in elk geval uit drie componenten: de kennis, de vaardigheden en de (aangeleerde) karaktereigenschappen die een werknemer bezit om de gestelde doelen binnen hun rol in de organisatie te bereiken. Competenties zijn net als vaardigheden op dezelfde manier op te breken in kleinere stukjes, waardoor het mogelijk is ze in een overzichtelijke matrix te verwerken.
Door deze visualisatie krijg je in een oogopslag een overzicht van alle benodigde, alle aanwezige, of zelfs overtollige competenties binnen een bedrijf of afdeling te zien.
Tip: Benieuwd hoe zo’n competentiematrix er in de praktijk uit kan zien? Download dan een gratis excel skills matrix template en vervang vaardigheden door competenties op de horizontale as, en plaats de rollen/functies die van toepassing zijn op de verticale as!
Hoe en waarom gebruik je een competentiematrix?
De inzichten die competentiematrixen genereren, bieden HR-afdelingen en Floor Managers nieuwe mogelijkheden met betrekking tot de begeleiding van hun medewerkers. Maar ook bij het samenstellen van het team en het mixen matchen van medewerkers voor specifieke projecten. Om te beginnen kan een competentiematrix goed gebruikt worden om handen en voeten te geven aan de lange termijn doelstellingen van de organisatie:
- Lange termijn competentiematrix: Zo kan er in samenwerking met het hoger management een ideale competentiematrix gemaakt worden met daarin alle competenties die op lange termijn nodig zijn voor de optimale groei van het bedrijf. Dit kan organisatie breed, maar ook opgedeeld per afdeling, of per individu opgemaakt worden.
- Competentiematrix status quo: De meest praktische toepassing van een competentiematrix is het bijhouden van alle competenties van ieder individu, team of afdeling. In de praktijk zien we dat dit het beste werkt als meerdere mensen binnen de organisatie tegelijkertijd samenwerken om alles goed bij te houden.
Praktische en strategische focus
Heb je bovenstaande toepassingen helder? Dan is er nu een goed overzicht van wat er al aan competenties zijn, en waar het bedrijf naartoe wil. Maar hoe nu verder? De volgende stap ligt in verkrijgen van de juiste vaardigheden. Maar hier is een gerichte strategie voor nodig. Hoe dit te doen en de vooruitgang van het bedrijf te meten, leggen we nu uit.
- Competentie gap: het verschil tussen de gewenste en de aanwezige competenties wordt ook wel de ‘competentie gap’ genoemd. Aan de hand hiervan kan bijvoorbeeld worden geconstateerd wie welke opleidingen of cursussen zou moeten volgen. Veel organisaties vertalen de competentie gap naar een percentage van aanwezige skills dat hoger moet worden, of een percentage aan missende skills dat steeds kleiner moet worden. Deze percentages kunnen beschouwd worden als belangrijke metrics of KPI’s voor zowel HR, het midden Management, als de directie van een bedrijf. Zo kan er gericht geconstateerd worden of het leertempo snel genoeg gaat binnen bepaalde afdelingen voor de groei van het bedrijf om uiteindelijk competitief te blijven in de markt.
- Individueel groeiplan voor werknemers: Zodra de competentie gap goed zichtbaar is op organisatieniveau, kan deze ook vertaald worden naar individuele werknemers. Door het zicht op een persoonlijke competentie gap kan er door leidinggevenden en medewerkers samen een groeiplan gemaakt worden inclusief haalbare, smart-geformuleerde doelen. Dit geeft richting en blijkt in de praktijk motiverend voor het personeel om te groeien en hun eigen doelen te bereiken. Daarnaast blijkt deze benadering ook zeer gunstig voor het verlagen van organisatie breed verloop.
Hoe te beginnen: Competentiematrix maken in 4 stappen
Waar moet je beginnen wanneer je zelf een competentiematrix van je personeel wilt opstellen? Volg onderstaand stappenplan en jouw matrix is zo gemaakt!
Stap 1: Basisvragen stellen
Voordat je actief aan de slag gaat met het ontwerpen van de matrix, is het belangrijk om eerst vijf cruciale basisvragen te beantwoorden.
- Welke competenties hebben mijn medewerkers nodig?
- Welke competenties bezitten mijn medewerkers momenteel?
- Is er sprake van een gat tussen het gevraagde en het aanwezige?
- Zo ja, hoe gaan we de ontbrekende competenties dan ontwikkelen of introduceren?
- Hoe en waar kunnen ontwikkelde competenties formeel worden aangetoond?
Tip: We raden aan om deze vragen neer te leggen bij verschillende lagen binnen de organisatie (HR, directie, management) om een zo’n compleet mogelijk beeld te krijgen. Niet alleen om iedereen te betrekken bij deze eerste ‘0-meting’, maar ook voor de toekomst: leidinggevenden moeten immers helpen alle matrixen netjes bij te houden en de directie zal moeten begrijpen wat de skills matrixen bijdragen aan de overall productiviteit van de organisatie.
Stap 2: Maak een overzicht van de benodigde competenties
In de tweede stap maak je een overzicht van alle competenties die deel uitmaken van een bepaalde afdeling, rol of functie. Wat moet een medewerker allemaal onder de knie hebben om een bepaalde rol of functie te vervullen?
Deze stap van de competentiematrix vertelt je iets over de multi-inzetbaarheid of specifieke specialismen van bepaalde werknemers.
Stap 3: Categoriseer in specifieke competenties
In deze fase wordt de algemene competentielijst vertaald naar specifieke competenties die nodig zijn op een bepaalde afdeling, binnen een bepaalde functie of binnen een specifiek deel van de organisatie.
Over het algemeen kan onderscheid gemaakt worden tussen:
- Functiegebonden competenties – Competenties die direct met de uit te voeren taken corresponderen.
- Technische competenties – De technische vaardigheden, kennis en/of certificaten die nodig zijn om de functie uit te voeren.
- Waardegebonden competenties – Bepaalde waarden of idealen die door de organisatie belangrijk gevonden worden.
Afhankelijk van jouw specifieke organisatie zal de ene categorie voor jou belangrijker zijn dan de andere. Zijn certificaten bijvoorbeeld verplicht om bepaalde handelingen te verrichten? Dan zal dit een belangrijk onderdeel zijn van jouw competentie matrix. Daarnaast is het ook belangrijk om te bepalen wanneer iemand taakvolwassen is en welke functionele niveaus er voor iedere competentie zijn te onderscheiden.
Stap 4: Combineren in matrixvorm
Zet de bovengenoemde gegevens in een matrix. Zet op de verticale as de medewerkers binnen je afdeling of organisatie en op de horizontale as de verschillende competenties. Geef in het raster aan in hoeverre elke medewerker een bepaalde competentie of taak beheerst.
Nadelen van papieren matrix of Excel
Een competentiematrix maken, doe je natuurlijk gemakkelijk met pen en papier of in Excel. Maar in de praktijk zien we hier veel problemen voorbijkomen. De matrixen worden te ingewikkeld en complex door de gelaagdheid en groei in vaardigheden, en ze moeten wel makkelijk aan te passen zijn. En dat gaat niet makkelijk op papier, want dit kost zeeën van tijd. Bovendien, eindigt papierwerk uiteindelijk niet gewoon in de kast?
Voor meer flexibiliteit en aanpassingsvermogen kiezen veel professionals voor een competentiematrix in Excel. Bij het gebruik van Excel bestaan er ook veel nadelen. Het is een goed begin, maar na verloop van tijd gaan er meerdere versies van dezelfde matrix rond binnen de organisatie.
Mensen vullen de matrix vervolgens op verschillende manieren in en het vraagt de eindverantwoordelijke veel moeite om het overzicht te bewaren of om snel de juiste versie door te sturen naar degenen die daarom vragen. Om nog maar te zwijgen over hoe vaak de Excel formules door een aanpassing breken waardoor het template niet meer werkt.
Speciale skills intelligence software
Met AG5’s specialistische skills intelligence management software kan je alle bovenstaande problemen opvangen. Zo is je matrix altijd actueel, makkelijk bij te houden en daardoor dagelijks te gebruiken. Naast het gebruiksgemak kan je ook inzoomen op verschillende afdelingen en individuen, kunnen meerdere medewerkers binnen de organisatie inloggen om te zien hoe het ervoor staat of certificaten te updaten, ontvangen managers automatisch alerts wanneer individuele certificaten verlopen en kunnen individuele medewerkers via de mobiele app zelfs hun persoonlijke skills profiel en groeipad bijhouden!
Omdat de software tijdrovende Excel en papieren taken vervangt is het ook laagdrempeliger om de matrixen te integreren in de dagelijkse gang van zaken, wat belangrijk is voor de adoptie van de nieuwe werkwijze.
Interesse? Bekijk hier eens hoe dat werkt of vraag gelijk een gratis demo aan.
