Hoe RWE vaardigheden en trainingen standaardiseerde over 20 locaties en 20.000 medewerkers
RWE exploiteert ongeveer 20 locaties in het VK, Nederland en Duitsland. AG5 biedt teams één centrale plek om te zien wie er getraind is, wat mensen kunnen en waar hiaten zitten. Dat helpt RWE bij de voorbereiding op audits, het plannen van trainingen en het vinden van de juiste expert wanneer er iets misgaat.
Geen eenduidig antwoord op de vraag: “wie is er gekwalificeerd?”
RWE is actief in verschillende landen en locaties, met duizenden mensen in de elektriciteitsopwekking. De teams moeten weten dat mensen over de juiste training, vaardigheden en technische kennis beschikken om hun werk veilig uit te voeren. Maar die informatie was versnipperd.
Verschillende landen en locaties beheerden trainingen, eisen en vaardigheden op verschillende manieren. Sommige informatie stond in Excel. Andere informatie was opgeslagen op SharePoint en in lokale systemen. Hierdoor had RWE geen duidelijk beeld van wie wat kon.
Wie was er gekwalificeerd? Waar zaten de hiaten? Wat moest er vervolgens gebeuren?
Deze vragen waren vooral moeilijk te beantwoorden wanneer er een audit aan zat te komen.
Auditvoorbereiding: van 10 uur per week naar 15 minuten
RWE moet zowel aan eigen eisen als aan externe regelgeving voldoen.
Vóór AG5 betekende de voorbereiding op een audit het doorspitten van verschillende bestanden en systemen. Teams moesten de juiste trainingsgegevens vinden en controleren of alles up-to-date was. Nu kunnen ze dit op één plek inzien.
Zoals Arjan van der Stelt, Head of Knowledge Management and Business Improvement bij RWE, uitlegt:
“Voorheen betekende het voorbereiden van een audit dat we in verschillende documenten moesten zoeken naar de juiste informatie. Nu kunnen we alles op één plek zien met één druk op de knop.”
Arjan van der Stelt
Head of Knowledge Management and Business Improvement, RWE
En de tijdsbesparing is aanzienlijk. Het voorbereiden van trainingsgegevens voor een kleine groep medewerkers kostte voorheen ongeveer 10 uur per week. Nu duurt dat meestal 15 tot 30 minuten.
RWE hoeft niet langer naar informatie te zoeken wanneer er een audit plaatsvindt. De gegevens zijn al beschikbaar. Maar audits zijn slechts een deel van het verhaal.
Wanneer er iets misgaat, vindt RWE direct de juiste expert
Dezelfde informatie kan helpen wanneer er een probleem is op een locatie. Neem bijvoorbeeld een probleem met een stoomturbine. De persoon die weet hoe dit opgelost moet worden, werkt misschien niet op die locatie. Diegene kan ergens anders in het bedrijf aan het werk zijn.
Met AG5 kan RWE mensen vinden met de juiste vaardigheden en ervaring.
“We kunnen de juiste persoon met de juiste competenties vinden om ons te helpen het probleem op te lossen, wat ook downtime bespaart. Dit bespaart ons duizenden euro’s per jaar.”
Arjan van der Stelt
Head of Knowledge Management and Business Improvement, RWE
Dit is waar de informatie nuttig wordt in de dagelijkse operatie.
Eén overzicht helpt RWE over locaties heen te werken
RWE hanteerde verschillende eisen voor dezelfde functies op verschillende locaties en in verschillende landen. Dus zelfs wanneer mensen dezelfde functie hadden, waren de eisen niet altijd gelijk. Ook trainingen werden verschillend aangepakt.
Nu heeft RWE een gemeenschappelijke set eisen voor al haar locaties. Het bedrijf kan zien wat elke rol vereist en welke training mensen nodig hebben.
“We kunnen nu zien wie welke training volgt en we kunnen standaardiseren.
Arjan van der Stelt
Head of Knowledge Management and Business Improvement, RWE
Het doel is niet om elke locatie exact hetzelfde te maken. Het doel is om iedereen een duidelijk beeld te geven van wat er nodig is, terwijl elke locatie nog steeds de eigen behoeften kan beheren.
RWE kan nu inzien: Elke locatie. Elke medewerker. Elke vaardigheid.
En of mensen gekwalificeerd zijn en aan de regels voldoen.
Werven op basis van hiaten die managers daadwerkelijk kunnen zien
Managers kunnen deze informatie ook gebruiken wanneer ze personeel moeten aannemen. Ze kunnen kijken naar de vaardigheden die al beschikbaar zijn in hun team en zien wat er ontbreekt.
“Wanneer ik een vacature heb, kan ik zien welke competenties ik nodig heb en wat voor soort persoon ik moet aannemen.”
Sander Gerritsen
Daily Operations Team Lead, RWE
Dat geeft managers een duidelijker beeld van wie ze moeten aannemen en welke vaardigheden die persoon nodig heeft.
Medewerkers kunnen zelf problemen signaleren
De informatie is niet alleen nuttig voor managers. Medewerkers kunnen ook hun eigen vaardigheden en trainingen inzien.
In één geval merkte een medewerker op dat een van zijn trainingseisen bijna was verlopen. Hij kaartte dit aan bij zijn manager, die vervolgens de juiste training kon regelen. Dat hielp de medewerker om compliant te blijven.
Belangrijker nog, de medewerker merkte het probleem zelf op. De informatie is niet langer alleen in handen van het trainingsteam. Medewerkers en managers kunnen het ook inzien en er actie op ondernemen.
RWE kan nu een simpele vraag beantwoorden
De waarde van AG5 is niet alleen een betere registratie van trainingen.
RWE kan nu zien: Wat mensen moeten weten. Wie er gekwalificeerd is. Waar de hiaten zitten. Wat er vervolgens moet gebeuren.
Dat helpt bij audits. Het helpt bij trainingen. Het helpt bij werving. En wanneer er iets misgaat, helpt het RWE om de juiste persoon te vinden.
Voor een bedrijf als RWE leidt dat tot één simpele vraag:
Wie kan het werk doen?
RWE kan die vraag nu veel sneller beantwoorden.
